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Par Audrey Fréel

Moins d’irritants, plus de performance

L’attention portée par les directions achats à la qualité de leur relations fournisseurs s’est accrue, parallèlement à la prise de conscience du potentiel de valeur ajoutée que des collaborations approfondies peuvent apporter. Mais pour porter ses fruits, cette attention doit être continue et, en la matière, le diable réside souvent dans les détails.

Dans une relation commerciale non conflictuelle, une des principales préoccupations réside dans le fait de gagner en fluidité et de limiter les irritants. Pour déceler les axes de progrès en matière de relation fournisseur, les directions achats déploient plusieurs moyens tels que des conventions, des rencontres d’affaires ou encore des ateliers de travail thématiques avec leurs fournisseurs. Solliciter ses fournisseurs sous forme de sondage est également un bon moyen de prendre la température de la relation et d’identifier des pistes de progrès.
Ainsi, lors de son dernier questionnaire d’évaluation inversée, la direction des achats de Bouygues Construction (3,3 milliards d’euros d’achats, avec 500 personnes aux Achats dans 35 pays) a décelé plusieurs points d’amélioration. « A cette occasion, les fournisseurs nous avaient signalé un manque de visibilité et de communication sur nos activités et notre organisation achats dans le monde », explique Eric Bouret, le directeur des achats. Pour pallier ce manque de communication, le groupe propose désormais une rubrique « Fournisseurs » sur son site internet. « Les fournisseurs peuvent y consulter un certain nombre d’informations sur notre politique d’achats », souligne Eric Bouret.

Le guichet unique pour une meilleure communication


La plupart des fournisseurs interrogés regrettent en effet un manque de communication globale de la part de leurs donneurs d’ordres, notamment au niveau de leurs besoins en termes de volumes. « La communication avec nos clients est très importante. Mais parfois, nous n’avons pas les informations au bon moment, ce qui ne nous permet pas d’anticiper une montée en cadence ou une baisse des besoins chez nos clients », estime Philippe Billoré, directeur commercial chez Decayeux STI, une ETI spécialisée dans la transformation de métaux (55 millions d’euros de chiffre d’affaires en 2018, avec un effectif total de 550 personnes). Même son de cloche chez Square, une PME spécialisée dans la production graphique (2,1 millions d’euros de chiffre d’affaires en 2018, avec un effectif de 17 personnes) qui travaille notamment avec des grands groupes dans le domaine agroalimentaire et des cosmétiques. « Les acheteurs de nos clients ne nous donnent en général pas de visibilité sur les projets à venir », regrette Jean Ulrich, le directeur général.
Pour autant, les donneurs d’ordres tendent à progresser sur cette partie, comme l’explique Philippe Billoré : « Certains clients organisent des réunions afin d’exposer leur stratégie et leurs projets. Ce type d’événements est très intéressant et nous permet d’avoir accès à de nombreuses informations ».
De son côté, la direction des achats de Naval Group (1,9 milliard d’euros d’achats en 2018, avec un effectif achat de 435 personnes dont 365 en France ; environ 1 200 fournisseurs) a déployé en juin 2018 une nouvelle organisation qui vise à renforcer les relations avec ses fournisseurs stratégiques et majeurs, ce qui correspond à 250 partenaires. « Chacun de ces fournisseurs dispose désormais d’un acheteur référent, qui va travailler en équipe avec un référent business au sein du groupe. Ce besoin d’interlocuteur unique au niveau des achats était ressorti lors d’une précédente enquête de satisfaction », indique Frédéric Massa, le directeur des achats. Depuis 2015, le groupe spécialisé dans l’industrie navale de défense diffuse chaque année un questionnaire d’évaluation inversée auprès d’environ 700 fournisseurs.

Améliorer le suivi des besoins et la planification


Le spécialiste du matériel de manutention Manitou (montant des achats en 2018 : plus d’1 milliard d’euros d’achats en 2018, avec 85 personnes aux Achats et environ 1 500 fournisseurs, dont 300 avec lesquels le groupe a instauré des relations partenariales) a également identifié un besoin précis à la suite de la diffusion d’un questionnaire d’évaluation inversée. « Un des principaux retours de nos fournisseurs concernait la difficulté à suivre les mises à jour des plans des sous-ensembles. Cela leur posait problème dans la fabrication de leurs pièces, qui pouvaient ne pas être conformes », relate Maurizio Achilli, le directeur des achats du groupe. En conséquence, Manitou a introduit sur son portail internet la possibilité, pour les fournisseurs, de suivre en temps réel les mises à jour des plans et modèles 3D. « Ils reçoivent une alerte et peuvent retravailler leurs pièces selon l’évolution du plan », précise Maurizio Achilli.
Les fournisseurs de Manitou avaient également exprimé le besoin de suivre en temps réel l’évolution des volumes et des besoins de pièces du groupe. « Les données ont été mises à leur disposition via le même portail ce qui leur permet de voir le nombre de pièces dont nous avons besoin chaque jour et ainsi de mieux planifier leurs ressources et leur production », indique Maurizio Achilli.
La direction des achats de la Compagnie des Alpes (426 millions d’euros d’achats en 2018, 10 personnes aux Achats et 11 000 fournisseurs) a également entrepris une démarche pour faciliter les processus de planification de ses fournisseurs. « Depuis trois ans, nous avons standardisé les cahiers des charges entre nos différents sites pour certaines familles d’achats comme les signalétiques de piste ou les dameuses. Cette demande venait notamment de nos fournisseurs, cela leur permet de mieux prévoir leurs approvisionnements pour nos différents sites », indique Séverine Fletcher-Colombel.

Plus de transparence


Les fournisseurs aspirent aussi à davantage de transparence sur les processus d’attribution des marchés. C’est notamment ce que la dernière enquête de satisfaction de Naval Group a permis de montrer. « Nos partenaires souhaitaient que nous communiquions davantage sur nos motivations de décision de sourcing », révèle Frédéric Massa.
Tirant les conclusions d’une demande du même ordre émanant de ses fournisseurs, la direction des achats de RTE (environ 1,7 milliard d’euros d’achats en 2018, avec un effectif achats de 160 personnes et 9 000 fournisseurs dont environ 1 200 récurrents) affiche désormais plus de transparence sur certains process. « Nous souhaitons communiquer davantage sur la gestion dynamique des parts de marché », explique Béatrice Debrion, directrice adjointe des achats. Pour certains marchés cadres de longue durée, la direction des achats de RTE distribue 80 % de volume de commandes aux attributaires. Les 20 % restants sont affectés chaque année à certains fournisseurs, en fonction de leurs évaluations. « Désormais, nous réalisons un bilan-rencontre avec chacun d’entre eux afin de leur exposer nos critères d’évaluation. Avant, nous étions moins dans l’échange et nous ne prenions pas le temps de leur expliquer comment nous affections les parts », raconte Béatrice Debrion.

Privilégier les entreprises locales et les PME


Au-delà des problématiques liées à la communication, les fournisseurs interrogés ont aussi pointé le fait que les donneurs d’ordres ne privilégient pas systématiquement les entreprises locales. « D’une façon générale, nous constatons moins de patriotisme économique de la part des grands donneurs d’ordres en France, par rapport à d’autres pays comme l’Allemagne et l’Italie, où grands groupes et PME sont très solidaires », estime Yann Gourier, directeur d’EN Moteur, une PME spécialisée dans la conception et la fabrication de moteur électrique spéciaux pour le secteur naval militaire et nucléaire (2,7 millions d’euros de chiffre d’affaires en 2018, effectif total de 17 personnes).
Un jugement que Yann Gourier assorti tout de même d’une nuance importante : « comme nous évoluons dans le secteur militaire, nous sommes privilégiés par rapport à d’autres sociétés puisque nos clients sont obligés de travailler avec des entreprises françaises sur les projets classés confidentiel défense ». Dans ce secteur, plusieurs grands groupes ont d’ailleurs adhéré au Pacte Défense PME qui vise à soutenir la pérennité des PME innovantes, à l’instar de Naval Group, signataire de ce pacte depuis 2013.
Par ailleurs, le DG de Square, Jean Ulrich, regrette le fait que « les acheteurs des grands comptes ne privilégient pas forcément les fournisseurs labellisés Relation fournisseurs et achats responsables (RFAR) ». Square a obtenu la labellisation en 2017 « mais cela n’a pas vraiment eu d’impact côté client pour le moment », révèle son dirigeant.

Des process trop rigides


Plusieurs PME déplorent aussi une certaine rigidité des process achat dans les grands groupes, par exemple en matière de dépendance économique. « Au lieu de faire progresser les PME, cela peut contribuer à les écarter au profit de grands groupes », pointe Jean Ulrich.
Les directeurs achats interrogés ont cependant indiqué vouloir améliorer leurs relations avec les PME. A titre d’exemple, la direction des achats de RTE, qui est aussi labellisée RFAR depuis janvier 2019, a organisé en mars 2019 sept forums dédiés aux PME dans différentes villes de France afin de mieux travailler avec les petites entreprises. L’objectif est notamment de simplifier certains process afin de réduire les délais de paiement et d’accélérer la phase de contractualisation. Naval Group a aussi l’intention de travailler sur cet axe, puisque ses fournisseurs ont indiqué, lors de la dernière enquête de satisfaction, vouloir plus de simplicité et de rapidité dans les process de contractualisation du groupe.

Encourager l’innovation


Autre axe d’amélioration : l’innovation. « Les grands donneurs d’ordres sont de plus en plus exigeants en matière de propriété intellectuelle lorsque nous développons un produit pour un de leurs projets », constate Yann Gourier (EN Moteur). Et de poursuivre en précisant son propos : « les acheteurs font en sorte de conserver les droits de propriété intellectuelle. Nous ne pouvons donc pas proposer cette innovation à nos clients dans d’autres secteurs, ce qui nous freine dans la diversification de nos activités ».
Là-aussi certains fournisseurs sont également bloqués par des procédures trop rigides. La direction des achats de RTE souhaite donc assouplir ses process pour encourager l’innovation fournisseur. « Nous prévoyons de travailler sur nos cahiers des charges qui sont très précis et qui laissent donc peu de marge de manœuvre à nos fournisseurs pour proposer des solutions alternatives. Ils attentent beaucoup de nous sur cette partie », souligne Béatrice Debrion. Par ailleurs, Frédéric Massa explique : « nos fournisseurs ont exprimé lors du dernier questionnaire d’évaluation inversée vouloir davantage de possibilités d’innovations via des contrats d’étude ».
Certains fournisseurs aimeraient également que les acheteurs leur offrent plus fréquemment la possibilité de présenter leurs innovations à d’autres fonctions de l’entreprise. Pour répondre à ce besoin, Bouygues Construction dispose d’un intranet dédié à l’innovation fournisseur. « Les acheteurs enregistrent sur ce site les innovations produits des fournisseurs, permettant de leur donner une visibilité chez Bouygues Construction », indique Eric Bouret. Le groupe propose aussi des demi-journées innovation durant lesquelles certains fournisseurs sont invités à présenter leurs innovations aux directions opérationnelles et techniques du groupe, en plus des acheteurs.

Quand la massification impacte les relations


Certaines entreprises interrogées déplorent également le recours aux centrales d’achat. Cette tendance est particulièrement marquée dans les achats publics. « Dans le domaine des marchés publics, nous assistons à un effet pervers de la massification des achats. Par exemple, nous étions prestataire d’une collectivité locale depuis de nombreuses années. Lorsque celle-ci a fait appel à l’Ugap pour gérer certains achats et notamment les prestations intellectuelles, cela nous a posé un problème car nous n’étions pas référencés par cette centrale d’achat », illustre Eric Nizard directeur général de la société LIC, spécialisée dans le conseil en systèmes et technologies du numérique. Et de poursuivre : « Pour continuer à travailler avec notre client, nous avons donc dû devenir sous-traitant d’un des fournisseurs référencés par l’Ugap. Cela complexifie largement le processus avec le client final, qui se retrouve avec deux nouveaux intermédiaires. Les relations ne sont plus fluides ».
Mais cette expérience négative trouve aussi un écho dans le secteur privé. L’avis est notamment partagé par Marie Blanc, responsable commerciale au sein de l’entreprise Deltamu spécialisée dans la métrologie et les logiciels associés (1,8 millions d’euros de chiffre d’affaires en 2018, effectif total de 20 personnes), qui travaille essentiellement dans le secteur industriel, pour des clients dans le domaine de l’automobile, de l’aéronautique, de la pharmacie et de l’industrie mécanique. « Certains de nos grands donneurs d’ordres font appel à des centrales d’achats pour gérer les contrats de maintenance de nos logiciels de métrologie. Nous perdons alors la relation directe, cela génère des problèmes de communication et un grand manque de visibilité sur les besoins de nos clients », détaille Marie Blanc.

Un regard bienveillant sur la professionnalisation achats


Dans certains secteurs, les fournisseurs attachent une grande importance au professionnalisme et aux connaissances métier des acheteurs. « Dans notre domaine, la tendance est de remplacer des acheteurs très techniques qui connaissent bien ce qu’ils achètent par des acheteurs purement commerciaux. Le risque est que ces derniers ne mesurent pas le degré de difficulté de fabrication de certains équipements, ce qui pourrait rendre le dialogue plus difficile », note ainsi Yann Gourier (EN Moteurs).
De son côté, Philippe Billoré (Decayeux STI) pointe les risques liés au fait de centraliser la fonction achat. « Chez certains grands donneurs d’ordres, les acheteurs ne sont pas forcément basés dans l’usine que nous livrons et n’ont donc pas accès à toutes les informations côté production. Cela nous fait perdre beaucoup de temps et nous n’avons plus de lien direct avec le site de fabrication », regrette-t-il.
Et bien sûr les fournisseurs aimeraient que les acheteurs prennent plus souvent en compte le coût global des produits. « Au cours des dernières années, les directions des achats ont pris en considération de nouveaux critères comme le taux de service, la qualité ou encore l’impact environnemental mais, en définitive, le prix reste encore l’élément central lors des négociations », constate Philippe Billoré, directeur commercial chez Decayeux STI. « Il est nécessaire que les acheteurs prennent en compte le coût global et le retour sur investissement des services proposés. De plus en plus d’acheteurs sont sensibilisés sur ces aspects et cherchent des solutions durables et pérennes », nuance toutefois Marie Blanc (Deltamu).
Elle souhaite aussi que la fonction achat soit impliquée dès le début des projets, aux côtés des directions techniques et qualité. « C’est une tendance qui se développe depuis environ deux ans chez nos clients, ce qui est très bénéfique. Le rôle des acheteurs ne se cantonne plus à la négociation finale sur le prix, ils ont une volonté de développer des partenariats gagnants gagnants », constate-t-elle. Des propos corroborés par Jean Ulrich (Square) : « Les acheteurs ne se focalisent plus uniquement sur la contrainte monétaire, leurs pratiques sont aujourd’hui plutôt vertueuses ».

Du positif côté délais de paiement


Le bilan est aussi globalement positif du côté des délais de paiement. « Grâce à la loi LME, nous avons vu des améliorations concernant les délais de paiement au cours des dernières années », note Philippe Billoré. « Mais certains donneurs d’ordres règlent encore les factures au-delà du délai maximal de 60 jours. Si nous n’acceptons pas ces conditions de règlements, nous ne pouvons pas travailler avec eux », dénonce-t-il.
Le digital a notamment permis d’accélérer le traitement des factures, et de réduire les délais de paiement. « Pour fluidifier les relations administratives, Bouygues Construction a créé en juillet 2018 un portail web factures qui permet aux fournisseurs ponctuels ou peu récurrents de déposer leurs factures en format pdf, directement sur cette plateforme sécurisée », informe le directeur des achats, Eric Bouret. En huit mois, le portail a déjà réceptionné plus de 30 000 factures provenant de 4 900 fournisseurs. « Pour nos fournisseurs plus réguliers à fort volume de facturation, nous proposons depuis plusieurs années une facturation entièrement dématérialisée via un système d’e-factures EDI », précise Eric Bouret.
De même, depuis 2015, la direction des achats de la Compagnie des Alpes déploie un système d’information à travers ses différentes filiales. « Cela permet d’avoir une base fournisseur commune et d’harmoniser les conditions de paiement afin que nos partenaires soient payés dans les temps », explique Séverine Fletcher-Colombel. De son côté, la direction des achats de RTE envisage de mettre en place un portail fournisseur mi-2019. « Cela permettra à nos fournisseurs d’émettre plus rapidement leur facture », affirme Béatrice Debrion. Ces efforts font mouche auprès des fournisseurs et permettent de gagner en fluidité et performance avec l’ensemble du panel, au-delà des seuls fournisseurs stratégiques bénéficiant d’attentions particulières.
Portraits

Jean Ulrich

Directeur général, Square
" Les acheteurs de nos clients ne nous donnent en général pas de visibilité sur les projets à venir "



Béatrice Debrion

Directrice achats adjointe, RTE
" Nous souhaitons communiquer davantage sur la gestion dynamique des parts de marché "



Frédéric Massa
Directeur des achats, Naval Group
" Chaque année, nous offrons la possibilité à nos fournisseurs de nous évaluer "



Maurizio Achilli

Directeur des achats, Manitou
" Un des principaux retours de nos fournisseurs concernait la difficulté à suivre les mises à jour des plans des sous-ensembles "

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