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La Lettre des Achats - Juillet-Août 2005 N°130
Juillet-Août 2005

Marchés

Dossier

Voyages d'affaires : Embarquement immédiat pour les achats

Points-clés

Les cinq points-clés

Article

Voyages d'affaires : Embarquement immédiat pour les achats

Voyages d'affaires
Un marché de moins en moins concurrentiel

SBT et ERT
Vers une intégration des réservations et des notes de frais

Achats de voyages
Les acheteurs prennent la main

Cegelec
Mieux connaître les besoins pour mieux négocier

Témoignages

Philippe Malécot, Directeur des achats marketing et services généraux, Altadis
« Pour 2005, l'objectif est de ne pas augmenter les prix »

Julie Fouard, Responsable des achats marchés, KeyMRO
« Mutualiser les appels d'offres et les solutions »

Frédéric Lourdin, Acheteur chargé des voyages, Fournier Pharma
« Optimiser les voyages implique de meilleures négociations »

Étienne Broquet, Directeur des achats & Jean-Pierre Drioux, Responsable des projets et études, Axa France
« Agir en amont sur l'expression des besoins »

Par la rédaction

Cegelec

Mieux connaître les besoins pour mieux négocier

Chez Cegelec, les voyages ne représentent que 1 % du volume d'achat mais n'en demeurent pas moins un sujet de poids car éminemment sensible. De plus, la suppression de la commission aux agences a fait apparaître le prix de ces dernières et oblige donc les achats à rechercher toutes les pistes pour optimiser les coûts. Un outil de réservation en ligne est à l'étude tandis que l'achat ponctuel de vols low cost s'impose.

Les achats ne définissent pas la politique voyages chez Cegelec : elle reste du ressort des ressources humaines qui ont fixé un corpus de règles très strictes dictées par la volonté de réduire les coûts. Par exemple, les réservations se font auprès de l’agence unique sélectionnée pour le groupe. La première classe n’est autorisée que pour le train alors que les voyages en avion se font en classe économique. Lorsque le trajet (vol + éventuelle correspondance) dure plus de six heures, la classe affaires est tolérée. Des hôtels sont référencés autour des principales destinations : Bruxelles, Francfort, Paris et les autres grandes villes françaises. Pour la location courte durée, seuls sont autorisés les véhicules de classe A ou équivalente, sauf si le nombre de passagers ou la longueur du trajet justifie un véhicule plus spacieux ou confortable. Enfin, tout voyage doit faire l’objet d’un ordre de mission validé par le supérieur hiérarchique du voyageur avant d’être traité par l’agence. Cette politique est globalement bien suivie et les accords-cadres bien couverts.
De leur côté, les achats négocient et mettent en place les contrats-cadres avec les compagnies aériennes et l’agence ; cette dernière veille à leur bonne application : l’information du voyageur et l’application de la stratégie d’achat sont donc plus directes et plus performantes. « Une seule agence est sélectionnée par appel d’offres, ce qui permet de mieux consolider les données par destination, de suivre leur évolution et les statistiques et d’avoir un reporting mensuel sur l’ensemble des dépenses de voyages (avion, train, hôtel et location courte durée). Cette visibilité sur notre besoin conduit ensuite à mieux négocier avec les fournisseurs concernés », justifie Xavier Drier, responsable des achats de frais généraux pour le groupe.
Pour l’aérien, Cegelec a principalement deux accords avec Air France et Star Alliance. « Les contrats-cadres sont prioritaires mais nous analysons les meilleures offres par destination et avons recours ponctuellement à l’achat spot », poursuit Xavier Drier, qui demande également aux agences de faire des propositions de low cost.

Renégocier les prix

Mais ce mode de transport présente quelques contraintes : les billets sont en général non échangeables et non remboursables alors que les voyageurs doivent souvent fixer une date provisoire à leur vol et sont parfois amenés à la changer. De plus, la réservation, l’émission et le paiement du billet par carte bancaire doivent être effectués simultanément. Comme il n’existe pas de politique de carte d’affaires, les voyageurs sont contraints d’utiliser leur propre carte bancaire, ce que certains ne souhaitent pas.
Mais les économies ne sont pas seulement à chercher du côté des négociations et de l’achat ponctuel. Cegelec réfléchit aussi aux outils de réservation en ligne, en effectuant un calcul de retour sur investissement. « Ces outils rendent plus systématique l’application de la politique voyages et de la stratégie d’achat. Ils réduisent aussi le coût de réservation de l’agence en automatisant les processus, tout en conservant la traçabilité des transactions et le reporting », explique Pierre Pelouzet, directeur des achats du groupe. Ceci est actuellement impossible lorsque le voyageur réserve directement sur internet. De plus, la suppression de la commission invite les acheteurs à se pencher sur ce sujet car cette dernière fait apparaître le coût véritable de l’agence, payée désormais pour chacune des transactions.
Dernier point à souligner : le processus de rationalisation des voyages doit s’accompagner d’une politique de communication et de soutien du management pour obtenir l’adhésion des collaborateurs. En effet, comme tous les dossiers de frais généraux, ces achats sont un sujet sensible qui touche tous les membres de l’entreprise. Et s’ils ne représentent que 1 % du montant total des achats, les voyages génèrent de nombreux appels téléphoniques, tant sur les tarifs que sur le service. « Les voyageurs sont eux-mêmes des acheteurs exigeants dans leur vie privée qui mettent l’agence en concurrence en cherchant sur internet des prix inférieurs à ceux proposés », conclut Pierre Pelouzet.

Portrait

Xavier Drier (32 ans, sup de co de Reims) a travaillé pendant quatre ans au sein des achats hors production de 3M. Depuis octobre 2003, il est respon- sable groupe des achats de frais généraux de Cegelec.


 

En chiffres

Cegelec
Services technologiques aux entreprises et aux collectivités
Chiffre d'affaires : 3,1 milliards d'euros
Effectif : 26 000 personnes
Montant des achats : 1,3 milliard d'euros
Montant des achats de voyages : 9 millions d'euros (par l'agence de voyages)


 

Par la rédaction

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