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La Lettre des Achats - Mars 2009 N°170
Mars 2009

Marchés

Dossier

Progiciels de gestion intégrés : les ERP veulent leur part du gâteau

Les articles

Progiciels de gestion intégrés
Les ERP veulent leur part du gâteau

Bureautique
Un marché normalisé

Achats d’information
Le numérique change la donne

Témoignages

Jean de Mesmay - Chargé des projets, des systèmes, des processus et de l’animation achats - Essilor
« Le choix doit se faire brique par brique »

Florent Picq - Responsable des SI achats à la direction du Courrier - Groupe La Poste
« Ajouter un module à un ERP reste compliqué »

Dominique Brosse - Directeur des achats hors production - Carlson Wagonlit Travel
« Mettre l’accent sur la négociation »

Karim Saci - Responsable des achats informatiques et télécoms - PricewaterhouseCoopers France
« Une forte exigence sur les niveaux de services »

Olivier Clauzel - Coordination groupe pour les achats d’investissements et de FM - Sanofi-Aventis
« Privilégier la relation directe »

Points-clés

Les cinq points-clés

Les dix points-clés

Bureautique : un marché normalisé

Achats d’information : le numérique change la donne

Par Thierry Parisot

Progiciels de gestion intégrés

Les ERP veulent leur part du gâteau

Entrés dans le processus des achats par la porte de l’e-procurement, les ERP élargissent progressivement leur spectre. Un nombre croissant d’entreprises se laissent d’ailleurs convaincre. Pour autant, les solutions d’e-achat, plus adaptées aux spécificités de la fonction, gardent leur légitimité.

Module d’un ERP ou solution métier ? La question, opposant plus précisément les approches « tout intégré » et « best-of-breed » – assemblage des meilleurs progiciels dans chaque domaine ou fonction de l’entreprise –, a déjà fait couler beaucoup d’encre. Mais dans certaines fonctions comme les achats, où le contexte a profondément changé en l’espace de quelques années (stratégie agressive des éditeurs, professionnalisation de la fonction, etc.), elle mérite à nouveau d’être posée. Avec un premier constat : tous les ERP dignes de ce nom disposent aujourd’hui d’un module achats. Et ceux qui étaient déjà positionnés sur le segment ont sensiblement étendu leur couverture. « Certes, ce module va souvent moins loin que les solutions spécialisées, précise Vincent Lieffroy, directeur de mission au CXP, société de veille et d’expertise sur les progiciels. Mais il suffit pour automatiser et rationaliser l’essentiel des flux achats ».
Les entreprises ayant choisi la voie de l’intégré global ne s’y sont d’ailleurs pas trompées : elles sont de plus en plus nombreuses à faire entrer les achats dans le périmètre de leur outil. Dans notre dernière enquête auprès des 200 plus grandes entreprises françaises (voir notre dossier Top 200 dans La Lettre des Achats n° 166 de novembre 2008 et les chiffres ci-dessous), un tiers des répondants indiquaient recourir au module achats d’un ERP. En considérant l’ensemble des entreprises, « nous sommes plus près de la moitié des directions des achats fonctionnant sur la base d’un ERP », complète Jacques Libeyre, directeur des offres chez SAP Business Objects France. Nabil Cheurfa, directeur avant-vente de TVH Consulting, cabinet de conseil et intégrateur d’ERP (Sage X3, Microsoft Dynamics AX, SAP All-in-One), va plus loin : « Pratiquement tous nos clients engagés dans une logique ERP implantent le module achats », assure-t-il. Et rares sont ceux qui choisissant ce module seul, puisqu’un socle minimum et des référentiels sont toujours nécessaires ».
Cet intérêt grandissant pour le module achats des ERP trouve deux explications. D’abord, donc, la prise de conscience par leurs éditeurs de l’essor des problématiques achats, et le développement ou l’enrichissement fonctionnel de leur outil dédié. Mais aussi le nouveau cycle dans lequel vient de basculer l’informatisation de la fonction : renouvellement de pans des systèmes d’information achats en place dans les grandes groupes depuis plusieurs années, ou installation de logiciels dédiés dans les plus petites entreprises en même temps qu’elles structurent la fonction.

Une recherche d’intégration applicative grandissante

Dans les grands groupes, le renouvellement s’effectue généralement lors du déploiement d’un ERP mondial, le plus souvent Oracle, comme chez Essilor, ou SAP (Air Liquide, Gefco, Rhodia, Veolia Environnement, etc.). Avec comme objectifs de rationaliser le système d’information global et de placer toutes les entités et fonctions dans un cadre homogène et intégré.
C’est cette recherche d’intégration par les entreprises qui a poussé les éditeurs des deux ERP phares à renforcer leur position sur les achats, au-delà des simples opérations transactionnelles. Chez SAP, la brique applicative métier SRM est venue s’ajouter au module historique MM de gestion des achats et des approvisionnements, très orienté industriel. Cette brique couvre les volets classiques de l’e-achat, y compris le traitement des factures dématérialisées. « Elle vise en priorité notre base installée de grands comptes et les entreprises réalisant plus de 500 millions d’euros de chiffre d’affaires, explique Jacques Libeyre. Mais elle est aussi tout à fait utilisable par des structures plus réduites ».
Les PME et PMI opteront toutefois plus facilement pour l’un des nombreux ERP qui leur sont davantage destinés et incluent eux aussi les achats, de façon plus ou moins complète : JD Edwards (Oracle), Sage X3, GCE (Generix), Divalto, Qualiac, IBS Enterprise, Diapason (Isia), Lawson (M3) ou encore les divers ERP d’Infor. Ainsi que ceux de Microsoft, Dynamics NAV pour les PME (20 à 1 000 personnes) et Dynamics AX qui aimerait toucher des comptes plus importants (200 à 7 500 personnes). Enfin, une kyrielle d’ERP open source, ou libres, commencent à trouver leur public, surtout dans des structures de petite taille (voir notre encadré ci-dessous). Le plus répandu étant Compiere, avec une interface permettant un accès aux données relatives aux clients, fournisseurs, produits, commandes, factures et livraison.

Les acquisitions opportunistes des éditeurs d’ERP

Reste une question : s’il est normal de voir les ERP rattraper leur retard sur les solutions d’e-achat, où se situe aujourd’hui leur niveau fonctionnel ? « Longtemps, les fonctionnalités achats n’ont pas été une priorité des éditeurs d’ERP : leurs préoccupations étaient davantage centrées sur les aspects technologiques ou la consolidation des modules fonctionnels composant le noyau de l’outil », relate Florent Picq, responsable des SI achats à la direction Courrier du groupe La Poste (voir le témoignage), qui estime que de gros progrès ont été faits. « Dire que les solutions d’e-achat restent plus abouties que les applications dédiées des ERP, notamment les plus grands, n’est plus vrai aujourd’hui, affirme Jacques Libeyre. Notre dernière version, SRM 7, est au même niveau que les solutions métier ». Dans l’autre camp, on ne partage évidemment pas cette analyse. « Les éditeurs d’ERP ajoutent des outils d’e-achat sans raisonner globalement, par des acquisitions opportunistes d’éditeurs spécialisés », expose Jean-Philippe Nowakowski, directeur produits chez l’éditeur d’e-achat Oalia, citant le rachat de Frictionless par SAP dans l’e-sourcing. Résultat : « Dans la plupart des ERP, certains modules ajoutés ont du mal à trouver leur place car l’intégration a été vue uniquement sous l’angle technique et pas fonctionnel ».
En fait, la situation est très différente selon le domaine des achats considéré. Sur l’e-sourcing, les ERP sont encore quasiment inexistants dans les entreprises de notre Top 200 (voir les chiffres ci-dessous). Elles leur préfèrent les outils métier ou développent leur propre solution interne. La démarche de Rhodia (3,8 milliards d’euros d’achats, 350 acheteurs) le confirme. « L’analyse des dépenses et le suivi de la performance des achats sont réalisés à partir des outils de SAP, qui a fait l’objet d’un déploiement mondial. Mais pour notre projet d’espace collaboratif avec les fournisseurs, nous avons prévu d’explorer toutes les solutions du marché, une fois la crise passée », détaille Jean-Baptiste Becquard, le responsable des outils et des données à la direction des achats. « Les éditeurs d’ERP, qui ont fait de nombreux efforts, ont pourtant amené leur module d’e-sourcing à un niveau correct, estime Nabil Cheurfa, de TVH Consulting. C’est le cas de Microsoft, avec son module dédié dans Dynamics AX ».

Le module e-sourcing des ERP reste encore élémentaire

Microsoft, lui-même, se veut moins enthousiaste. Le module d’e-sourcing des ERP reste souvent très générique et ne répond pas à toutes les problématiques pointues que peuvent rencontrer les directions des achats, admet ainsi Catherine Saint-Martin, chef de produit ERP Dynamics de l’éditeur américain : « Cela reste beaucoup plus une affaire de savoir-faire métier que de technologie ! ». C’est notamment pour cette raison, mais aussi pour pouvoir proposer davantage de services, que Microsoft pense qu’il lui sera nécessaire de nouer des partenariats avec quelques éditeurs spécialisés, comme avec c’est le cas avec Ivalua. Autre exemple, celui de Generix Group : sur l’e-sourcing, son progiciel intégré GCE (Generix Collaborative Entreprise) propose quelques fonctions élémentaires et, surtout, des connecteurs vers les places de marché. « Les éditeurs d’ERP, qui ont encore des efforts à faire pour progresser, sont particulièrement en retard sur l’e-sourcing, résume Édouard Dupont- Madinier, directeur des achats groupe de Veolia Environnement (14 milliards d’euros d’achats, environ 200 acheteurs), engagé lui aussi dans un projet de déploiement de SAP à l’échelle mondiale. Les éditeurs spécialisés n’ont pas de souci à se faire à court terme ».
Les ERP sont en revanche bien installés sur le processus d’e-procurement : une grande entreprise sur cinq équipée d’un tel outil, exploite le module dédié d’un intégré global (voir les chiffres ci-dessous). Pour des solutions où la gestion de production figure historiquement parmi les modules centraux, cela n’a rien d’étonnant. Mais leur lien naturel avec la comptabilité, pour la partie facturation et règlement du processus d’achat, est un atout de plus en plus apprécié. « La force de notre ERP réside dans les modules d’e-procurement (gestion des commandes, pilotage des importations, vérification de la conformité aux engagement, etc.) mais aussi de facturation », décrit Laurent Toulemonde, directeur des offres chez Generix Group. D’autant que certains prestataires de solutions d’e-achat laissent le champ libre. « Notre solution couvre moins la fin de la chaîne des achats, après la réception. Nous préférons laisser la suite, à partir du paiement, aux outils de gestion de la comptabilité fournisseurs ou au module dédié des ERP », reconnaît Jean-Philippe Nowakowski, d’Oalia.La situation évolue cependant avec la montée en puissance de la facture dématérialisée. « L’intérêt croissant pour la dématérialisation des factures plaide en faveur des solutions métier qui ont proposé cette fonctionnalité très tôt, justifie Nabil Cheurfa, de TVH Consulting. Sur ce sujet, les ERP se limitent généralement à la simple numérisation des documents papier, souvent via des partenaires spécialisés comme ReadSoft, Itesoft, etc. ». Ce que confirme Catherine Saint-Martin, de Microsoft : « La dématérialisation de la facture, qui constitue un projet en soit en lien avec le système d’information comptable, est prise en charge au travers de partenariats avec des prestataires spécialisés ».

Un besoin de collaboration avec d’autres systèmes

Les ERP préfèrent se concentrer sur un autre domaine, plus à leur portée : le décisionnel. Le vaste mouvement d’acquisitions qui vient d’avoir lieu en témoigne : après l’absorption d’Hyperion par Oracle, Business Objects a repris Cartesis, avant d’être racheté par SAP. Toutefois, comme le pense Joaquin Martinez, responsable grands comptes au département des ventes de l’éditeur de solutions décisionnelles et analytiques SAS Institute, « en reprenant des éditeurs de solutions décisionnelles, les SAP et autres Oracle cherchent d’abord à étendre leur clientèle par du ‘‘cross-selling’’. Et les fonctionnalités analytiques ou de modélisation restent sous-exploitées et peu intégrées à leur offre ». Comme pour l’e-procurement, leurs outils décisionnels tiennent aujourd’hui la route. Mais s’ils sont performants techniquement, ils ne proposent en effet pas de modèles ou d’indicateurs liés aux achats. Ce qui, à l’inverse, est généralement le cas en standard dans les solutions métier.
Pour compenser leurs lacunes fonctionnelles, les ERP font valoir différents atouts techniques. Autour d’un mot clé : intégration. Car, comme l’indique Jacques Libeyre, de SAP Business Objects, « la complexité d’un projet e-achat est liée à l’intégration, en particulier pour faire le lien avec la comptabilité, la finance ou encore la gestion des stocks, des fonctions justement couvertes nativement par les ERP ». Des capacités d’intégration d’autant plus importantes que les systèmes d’information achats sont aussi amenés à collaborer de façon accrue avec d’autres systèmes : le SCM (Supply Chain Management) pour suivre les aspects logistiques, voire le CRM (Customer Relationship Management) ou le PLM (Product Lifecycle Management) pour anticiper les demandes sur les produits.
« Si l’on souhaite faire dialoguer des progiciels dédiés, développer des passerelles est nécessaire. L’ERP évite cet effort », explique Jacques Libeyre. « Plus aboutis techniquement et davantage basés sur des standards, les ERP s’intègrent plus facilement à un existant », ajoute Laurent Toulemonde, de Generix. Des atouts que revendique aussi l’éditeur métier Oalia. « L’intégration de notre solution dans un existant, surtout lorsque celui-ci repose sur un grand ERP, ne pose pas de problème, assure Jean-Philippe Nowakowski. Notre solution dispose nativement des points d’interfaçage vers les applications externes avec lesquelles elle est susceptible de dialoguer ».

Les ERP misent sur une intégration facilitée

Même sur la flexibilité, les ERP rattrapent leur retard. « Ces solutions restent assez structurantes et nécessitent d’importants efforts de ‘‘paramétrage spécifique’’ avant d’entrer en phase opérationnelle, mais elles ont fait de gros progrès sur l’adaptabilité », note Florent Picq, de La Poste Courrier. Le paramétrage est en effet plus souple, surtout dans le domaine des achats qui respecte un processus relativement standardisé. « Lorsque l’on travaille sur la base de processus standard, l’implantation ne pose aucune difficulté, puisqu’un ERP met généralement en œuvre des ‘‘best practices’’ largement répandues », confirme Jean de Mesmay, en charge des projets, des systèmes, des processus et de l’animation au sein de la direction des achats d’Essilor (voir le témoignage).
Reste que le caractère structurant d’un ERP, toujours vrai aujourd’hui, peut-être rédhibitoire. Et que les solutions métier sont plus flexibles, avec une ergonomie plus séduisante. « Leur retour sur investissement est aussi potentiellement plus rapide, alors qu’il faut raisonner sur un cycle long avec un ERP », reprend Vincent Lieffroy, du CXP. Mais sous l’angle économique, chaque outil est à analyser au cas par cas. Et le ROI des ERP, très difficile à évaluer, reste très différent d’une solution à l’autre. « Plus léger et ciblé que ses grands concurrents, GCE nécessite deux à trois fois moins de moyens pour sa mise en œuvre », avance Laurent Toulemonde, de Generix Group.
Comment, alors, choisir entre le module achats d’un ERP ou une solution métier ? C’est d’abord la capacité de l’outil à couvrir les besoins des achats qui va orienter la décision. « Mais le choix dépend aussi du niveau d’interaction souhaité avec les autres fonctions de l’entreprise et des possibilités en matière de structuration des données et de décisionnel », complète Catherine Saint-Martin, de Microsoft. Ainsi que du système d’information déjà en place ou encore des besoins de connexions vers l’extérieur. « Dans des secteurs d’activité ou pour des familles d’achats, les fournisseurs doivent pouvoir consulter ou alimenter le système d’information achats de leurs clients, poursuit Nabil Cheurfa. Sur ce point, les ERP ont encore des lacunes ».
Les entreprises sont également désireuses de travailler avec des partenaires experts de leur domaine. Et les éditeurs d’e-achat font la différence. « Ils proposent des prestations orientées métier intéressantes, pour ne pas dire indispensables, pour se faire accompagner efficacement », souligne Jean de Mesmay, d’Essilor. À l’inverse, le savoir-faire fonctionnel des éditeurs d’ERP reste souvent limité sur les achats. « Nos clients, qui souhaitent être conseillés ou accompagnés, abordent fréquemment la question, reconnaît Catherine Saint-Martin. Seulement, nous avons surtout développé des compétences sectorielles, en même temps que nous avons mis l’accent sur des versions verticalisées de nos ERP ».

Vers une remise en question du concept d’ERP ?

Au final, c’est bien souvent le niveau de maturité du processus achats et la manière dont l’entreprise aborde le sujet qui vont guider le choix. Plus une organisation achats est mature, plus elle opte facilement pour une solution métier qui répond exactement à ses spécificités et à ses besoins. À ce titre, « les solutions d’e-achat devraient s’imposer car les directions des achats veulent se détacher de la coupe des DSI en optant pour des outils qui leur sont propres et qu’elles gèrent généralement elles-mêmes », remarque Pierre-François Kaltenbach, responsable de la ligne de services achats d’Accenture en France.
En réalité, pour le cœur du processus achats, c’est-à-dire la partie transactionnelle « procure-to-pay », un ERP est totalement adapté. En revanche, pour les fonctions périphériques qui reposent davantage sur un savoir-faire spécifique, comme l’e-sourcing ou l’analyse des dépenses, une solution métier est préférable. « Les entreprises emploient de plus en plus souvent nos outils en sur-couche d’un ERP, pour apporter la dimension métier au-delà des processus purement administratifs », illustre ainsi Jean-Philippe Nowakowski, d’Oalia. En tout cas, les utilisateurs ne raisonnent plus en termes de « tout intégré » ou de « best-of-breed », synthétise Catherine Saint-Martin pour Microsoft : « Le débat n’est plus là. Ils cherchent avant tout à satisfaire les contraintes auxquelles doivent faire face les différentes fonctions de l’entreprise dans le cadre d’un système d’information global. Ce qui peut revenir à mixer les deux approches ». Et donc à remettre en question le concept d’ERP, au moins dans sa définition historique. « S’appuyer sur un ERP unique couvrant l’ensemble des besoins n’est plus envisageable, mais le concept de progiciel de gestion intégré ne volera pas en éclats », relativise Vincent Lieffroy, du CXP, expliquant que l’on assiste plutôt à un recentrage sur les fonctions dont l’intégration présente un réel avantage. Sans toutefois préciser si les achats en font partie.



ERP
L’alternative open source

Même s’il est loin d’avoir détrôné les solutions propriétaires, l’open source est un nouveau choix qui s’offre aux entreprises. Le marché des ERP n’y échappe pas, avec des solutions couvrant quasiment toute la gestion des achats, de façon plus ou moins sommaire. Outre Compiere, probablement le plus téléchargé dans le monde, quatre outsiders connaissent un succès grandissant : Open ERP, ERP5, OFBiz et OpenBravo. Mais nous pouvons également citer Neogia (noyau OFBiz), Value Enterprise, SQL-Ledger, OpenBlueLab, Xtuple, Dolibarr ou encore Fisterra.
Plus que son faible coût, souvent mis en avant, la qualité du code est le principal avantage de l’open source, estime Vincent Lieffroy, du CXP : « La participation d’une communauté assure une grande réactivité en termes d’ajout de fonctionnalités, d’amélioration des performances ou de détection des anomalies ». Et les PME apprécient que ces ERP soient distribués par des intégrateurs généralement bien implantés au niveau régional, garantissant un service de proximité. Mais se pose la question de la pérennité de l’offre, en fonction du nombre de contributeurs et de la société qui supporte le projet, et de la visibilité sur la « road-map ». À ce titre, explique Vincent Lieffroy, « le choix d’un ERP open source suppose un engagement réel de la DSI et de la direction générale ».



 

Un tiers des entreprises du Top 200 utilisent le module achats d’un ERP, essentiellement pour l’e-procurement. Pour l’e-sourcing, elles leur préfèrent les progiciels métier.


Au terme de multiples rachats, le marché s’est fortement consolidé. Mais avec leurs ERP adaptés aux grands comptes, SAP et Oracle restent intouchables.

 


À côté des ERP pour les grands comptes, très complets mais nécessitant des efforts importants de mise en œuvre, les solutions destinées aux entreprises plus modestes foisonnent.

 

Par Thierry Parisot

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