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La Lettre des Achats - Février 2005 N°125
Février 2005

Management

Dossier

Développement durable : des achats éco-compatibles ?

Les articles

Développement durable : des achats éco-compatibles ?

Normes environnementales et écolabels
L'essor des notations

Union européenne
L'industrie passe au vert

France
Des contraintes environnementales pour les entreprises

Développement social
Vers des achats plus éthiques

Mairie d'Angers
Des achats éco-responsables

International
L'âge d'or de l'environnement

La CDAF à l'étude
Un référentiel pour le développement durable

Déchets industriels
Les trois catégories

Traitement des déchets
Un marché en forte progression

Dématérialisation : pourquoi la facture électronique doit intéresser les achats

Facture
Au coeur de la relation commerciale

Europe
Les barrières légales sont tombées

EDI
Une alternative pour le zéro papier

GE Factorance
A l'avant-poste de la dématérialisation

Témoignages

Zeev Flath Consultant associé, 2C Management
« La maîtrise des risques n'a pas de prix »

Jacques Barrailler Directeur des achats groupe, Alcan
« Intégrer l'environnement dès la conception du produit »

Frédéric André Responsable des achats et de l'environnement, Delipapier
« Une majorité de nos fournisseurs est certifiée ISO 14001 »

Vincent Roubertie Chef du département achats, Cogema Logistics
« Nous mettons en place une cartographie des risques »

Jean-Michel Coulon Directeur des achats, Michelin
« Protéger l'industrie de la gomme naturelle »

Frédéric Baverez Directeur réduction des coûts et achats, Suez
« Prendre en compte le coût total d'usage des produits »

Dirk Boon Coordinateur environnement, Volvo 3P et Jean-Marc Lanne Secrétaire général des achats, Volvo 3P
« Anticiper en permanence la législation environnementale »

Ludo Graulus IT manager, VCST Belgique
« Des factures dématérialisées à l'échelle européenne »

Philippe Vandel Directeur des ventes e-services, Guilbert – Office Dépôt
« La dématérialisation fiscale est un gain pour nos clients »

Florent Boyeldieu Responsable des achats, MTK
« Plusieurs clients nous demandent la dématérialisation en EDI »

Dématérialisation : pourquoi la facture électronique doit intéresser les achats

Points-clés

Dématérialisation
Les dix points-clés

Interviews

Jean-Paul Laude - Secrétaire général des achats, Crédit Lyonnais
« L'intégration de nouveaux fournisseurs est facilitée »

Alexandre Scheer - Responsable du contrôle de gestion et des SI achats groupe, Galeries Lafayette
« 60 millions d’euros d’achats sont dématérialisés »

Jean-René Laplace - Responsable du département e-business, Total
« Nous avons dû prolonger la phase pilote »

Par la rédaction

Dématérialisation

Les dix points-clés

1 Prendre   une décision d'entreprise

Prestataires comme entreprises lancés dans la dématérialisation de la facture soulignent l'importance d'une réflexion préalable en interne. Plus qu'un projet informatique au service d'un département, il s'agit d'un choix d'entreprise. La réussite demande de peser sa dimension stratégique, de savoir quels gains attendre et quels investissements apporter en termes d'organisation. D'emblée, le projet doit impliquer les services techniques, comptables, financiers, achats, marketing, commerciaux. Une fois les décisions arrêtées, la volonté de l'entreprise doit être sans faille, en interne comme vis-à-vis de ses partenaires extérieurs.

2 Auditer  son organisation

L'ensemble du processus de facturation doit être audité. Il s'agit de déterminer précisément qui fait quoi, dans quel ordre : combien de personnes sont impliquées ? quels types de décisions prennent-elles ?, etc. Les entreprises ayant déjà centralisé leurs services comptables (centres de services partagés) auront moins d'efforts à fournir pour se réorganiser autour du flux électronique. Mais la plupart des grandes entreprises a des circuits complexes, souvent cloisonnés entre différentes branches. À l'issue de cet audit seront déterminés la volumétrie de la solution à installer, son planning de déploiement et les réorganisations  internes à apporter.

3 Impliquer  ses fournisseurs

Souvent dû à l'initiative d'un donneur d'ordre, un projet de facture électronique repose tout autant sur les épaules de ses fournisseurs. Pour les plus avancés en matière d'informatisation des flux commerciaux, l'envoi de factures électroniques devrait être amorcé rapidement : les gains financiers et de trésorerie, mais surtout l'argument commercial, devraient convaincre les dernières réticences. Pour les autres, un effort d'accompagnement sera nécessaire. Il s'agit de faire de la pédagogie pour expliquer les enjeux : avenir du marché, questions juridiques, solutions en présence. Par leur relation privilégiée avec les fournisseurs, les acheteurs pourront jouer un rôle majeur de sensibilisation.

4 Viser la dématérialisation  fiscale D’emblée

Tous les prestataires l'assurent, la valeur ajoutée ne sera aboutie que si le processus va jusqu'à la suppression complète du papier, les flux de factures étant totalement intégrés à l'ERP. Les entreprises n'ont pas à attendre que tous leurs fournisseurs soient mis à niveau ; les gains sur la réception sont immédiatement réalisables par une solution de numérisation et de lecture automatique des données. Celle-ci peut être proposée par l'opérateur de dématérialisation fiscale ou un partenaire. Les autres flux, EDI ou solutions intégrées avec les fournisseurs, peuvent également être centralisés par une plate-forme de dématérialisation.

5 Monter en charge  progressivement

Une fois achevé le raccordement à la plate-forme ASP, la mise en œuvre de liens électroniques avec les fournisseurs devra être réalisée progressivement. Pour les premières transactions, le choix se portera sur des achats non stratégiques qui génèrent un volume important de factures. Ce sujet s'y prête d'autant mieux que les grands fournisseurs de ce segment sont très en pointe. La montée en charge de leur intégration devra tenir compte de certaines difficultés techniques en amont de la plate-forme ASP. Cela nécessite une concertation technique entre fournisseur et client.

6 Accompagner  le changement en interne

Sans aller jusqu'à parler de culture du papier, la résistance au changement peut être forte. Les comptables en particulier ont nécessairement un temps d'adaptation, même si les formations à l'outil sont brèves. Un moyen de vaincre les réticences est de promouvoir les informations tirées de l'intégration des données de facturation. Par exemple, restituer les informations analytiques sur les fournisseurs aux services financiers. L'objectif de réduction des effectifs est susceptible de déclencher des réactions sociales à anticiper.

7 Tester  la solution retenue

Plusieurs points sont à vérifier lors de la phase pilote. Toute solution doit certifier qu'elle respecte les obligations légales et fiscales, être compatible avec le plus grand nombre de formats et garantir l'interopérabilité avec d'autres plates-  formes. Ce dernier point n'est pas assuré à ce jour mais tous les prestataires affirment s'y atteler. La réversibilité, c'est-à-dire la possibilité de revenir au système précédent en préservant l'existant, est un élément important.

8 Rechercher  un partenaire-prestataire

La pérennité des prestataires peut être un facteur d'hésitation dans un marché appelé à se concentrer. Pour les entreprises déjà utilisatrices d'un outil EDI, il est possible de s'appuyer sur des acteurs historiques de l'EDI, qui proposent la dématérialisation fiscale en EDI compatible avec d'autres flux. Les entreprises auront sinon intérêt à choisir une plate-forme ASP au format pivot XML. Deux autres voies sont envisageables : passer par des places de marché ou, prochainement, s'appuyer sur les modules d'e-facturation des grands éditeurs de logiciels.

9 Être transparent  avec ses fournisseurs

En externalisant leurs flux de factures, les donneurs d'ordre peuvent tirer parti des capacités techniques des plates-formes ASP pour donner à leurs fournisseurs une plus grande visibilité sur le traitement de leurs factures. Pour le fournisseur, cela facilite la gestion de sa trésorerie et de sa logistique. Au-delà, des outils collaboratifs pourront être mis en place pour accélérer le  dialogue entre acheteurs et fournisseurs, tout  particulièrement lors de la résolution de litiges.

10 Réunir e-procurement  et e-facturation

Si les outils d'e-procurement et d'e-facturation peuvent fonctionner l'un sans l'autre, leur complémentarité naturelle doit amener le service achats à profiter des synergies. Pour la fonction, il est possible d'automatiser entièrement ses processus depuis le passage de commandes jusqu'à l'archivage de la facture. L'interfaçage des deux outils fournit en outre, immédiatement et sans coût supplémentaire, une fonctionnalité d'analyse des dépenses.

Par la rédaction

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