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La Lettre des Achats - Mars 2009 N°170
Mars 2009

Marchés

Dossier

Progiciels de gestion intégrés : les ERP veulent leur part du gâteau

Les articles

Progiciels de gestion intégrés
Les ERP veulent leur part du gâteau

Bureautique
Un marché normalisé

Achats d’information
Le numérique change la donne

Témoignages

Jean de Mesmay - Chargé des projets, des systèmes, des processus et de l’animation achats - Essilor
« Le choix doit se faire brique par brique »

Florent Picq - Responsable des SI achats à la direction du Courrier - Groupe La Poste
« Ajouter un module à un ERP reste compliqué »

Dominique Brosse - Directeur des achats hors production - Carlson Wagonlit Travel
« Mettre l’accent sur la négociation »

Karim Saci - Responsable des achats informatiques et télécoms - PricewaterhouseCoopers France
« Une forte exigence sur les niveaux de services »

Olivier Clauzel - Coordination groupe pour les achats d’investissements et de FM - Sanofi-Aventis
« Privilégier la relation directe »

Points-clés

Les cinq points-clés

Les dix points-clés

Bureautique : un marché normalisé

Achats d’information : le numérique change la donne

Par la rédaction

Les dix points-clés

1 Raisonner en TCO

L’achat du matériel représente rarement plus de 30 % du coût total de possession. Le reste est très divers : certains coûts sont faciles à identifier (maintenance, garantie), d’autres diffèrent selon les modes d’organisation (distribution-logistique, installation, masterisation, etc.). Sans parler des coûts liés aux process (commande, administration), au fonctionnement du parc (équipe support, déplacement des PC) ou à sa fin de vie (sauvegarde de données, recyclage).

 

2 Standardiser le matériel

Un bilan des usages s’impose avant de concentrer le besoin sur quelques configurations-types, caractérisées par leurs performances ou leurs dimensions (taille d’écran, poids). Cette standardisation est essentielle pour négocier avec les constructeurs. Elle assure ensuite l’homogénéité du parc, grâce à la plus grande longévité des modèles sur le marché entreprises. Avec à la clé une simplification de l’administration et du maintien en condition opérationnelle des machines.

 

3 Cadrer les entrées dans le parc

De sa commande à sa prise en main par l’utilisateur, l’intégration d’un PC dans l’existant passe par une succession d’étapes. Les coûts générés tout au long de cette chaîne peuvent s’avérer élevés faute d’être encadrés. Il s’agit d’une part de choisir le modèle de vente (direct ou indirect) le mieux adapté à sa problématique d’entreprise. Mais aussi d’arbitrer entre la pression sur les délais et les coûts qu’elle implique, notamment ceux de stock.

 

4 Clarifier les rôles

La répartition des tâches n’est pas toujours évidente entre l’équipe informatique, le constructeur de PC ou son distributeur et l’éventuel infogérant. Elle varie d’un site à l’autre selon les ressources internes et en fonction du matériel et de son historique dans le parc. Comme ces différents acteurs peuvent prendre en charge les mêmes services – comme la masterisation –, il faut que les interventions soient assurées par l’interlocuteur convenu, au coût prévu.

 

5 Ouvrir le cahier des charges

Les réponses aux cahiers des charges techniques sont similaires car les constructeurs assemblent les PC à partir de composants identiques. L’attribution du marché doit valoriser les autres pistes d’optimisation qu’ils proposent, comme la préparation en usine ou les outils de productivité embarqués. Autour du développement durable, ils poussent aussi le concept de « Green IT », avec des PC plus économes en électricité ou des filières de recyclage.

 

6 Envisager la location

À la base, elle lisse le financement du parc sur l’ensemble du cycle de vie du matériel et limite le besoin en fonds propre. Ce service financier s’est enrichi avec la location opérationnelle ou évolutive. Le loueur ajoute une brique d’administration du parc, grâce à une vision exhaustive des entrées-sorties, au suivi de la fiabilité et des coûts de maintien en fonctionnement. Cette connaissance fine amène d’ailleurs à proposer des services techniques associés.

 

7 Adopter une approche internationale

L’addition des besoins des filiales permet de décrocher des effets de volume auprès des constructeurs. Des prestataires proposent même des modèles avec un prix unique en dollar. Mais l’objectif reste moins d’attribuer un marché ferme que de monter un accord-cadre, avec des prix négociés sur des modèles et des services associés. Il sera décliné selon les contraintes et les attentes locales. La location de parc peut aussi se négocier à cet échelon.

 

8 Sophistiquer les contrats

Le montage contractuel est devenu plus complet et complexe avec la mise en place des contrats-cadres internationaux. Il convient par exemple d’anticiper toute évolution du dollar qui impactera les marchés globaux de composants et le prix catalogue de la plupart des PC. Il faut aussi assurer la compétitivité de l’accord dans le temps : un plan de progrès s’efforcera alors de composer entre la baisse continue des prix et l’amélioration des performances.

 

9 Couvrir le volet logiciels

Licences, maintenance, mises à jour, etc. : la facture logicielle reste importante pour les systèmes d’exploitation et les applications génériques équipant l’ensemble des postes. Avant tout coûteux changement de version, mieux vaut envisager les alternatives dont certaines bousculent le modèle économique de l’édition logicielle, comme les logiciels libres ou ceux en mode SaaS. Sans négliger les coûts du changement et ceux liés à l’évolution de ces solutions.

 

10 S'associer à la veille technologique

Les connaissances IT font encore défaut à trop d’acheteurs informatiques alors que l’optimisation des coûts repose plus que jamais sur l’innovation. Virtualisation, cloud computing ou open source sont autant de pistes à creuser, d’autant que leur promesse économique s’inscrit dans une approche en TCO. Il s’agit, dès l’amont, de participer aux études d’opportunités, avant de piloter le choix des partenaires les plus pertinents pour investir ces sujets.

 

Par la rédaction

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