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La Lettre des Achats - Juillet-Août 2005 N°130
Juillet-Août 2005

Marchés

Dossier

Voyages d'affaires : Embarquement immédiat pour les achats

Points-clés

Les cinq points-clés

Article

Voyages d'affaires : Embarquement immédiat pour les achats

Voyages d'affaires
Un marché de moins en moins concurrentiel

SBT et ERT
Vers une intégration des réservations et des notes de frais

Achats de voyages
Les acheteurs prennent la main

Cegelec
Mieux connaître les besoins pour mieux négocier

Témoignages

Philippe Malécot, Directeur des achats marketing et services généraux, Altadis
« Pour 2005, l'objectif est de ne pas augmenter les prix »

Julie Fouard, Responsable des achats marchés, KeyMRO
« Mutualiser les appels d'offres et les solutions »

Frédéric Lourdin, Acheteur chargé des voyages, Fournier Pharma
« Optimiser les voyages implique de meilleures négociations »

Étienne Broquet, Directeur des achats & Jean-Pierre Drioux, Responsable des projets et études, Axa France
« Agir en amont sur l'expression des besoins »

Par la rédaction

Les cinq points-clés

1 Bien connaître  ses besoins

Les voyages sont d’autant plus concernés par cette règle que cet achat reste très dispersé au sein de l’entreprise et que de nombreuses réservations faites individuellement échappent aux statistiques des agences. Il faut donc délimiter le périmètre du voyage et recenser les données quantitatives et qualitatives par famille d’achats : dépenses aériennes, hôtelières, de train, de voiture, de processus internes, d’agences par pays et par fournisseur. Sans oublier de se pencher sur le degré de satisfaction des voyageurs. L’acheteur a aussi à anticiper les dépenses à venir selon les projets à l’origine de nouveaux flux : acquisition de filiales à l’étranger ou politique de délocalisation ou de sourcing dans les pays à bas coûts. Il doit évaluer les économies potentielles par poste et poser dès le départ des objectifs réalistes de réduction des coûts. Ce travail préalable permet de mieux déterminer les besoins car l’acheteur sait sur quelles quantités négocier.

2 Avoir le soutien de la direction générale

Cette analyse effectuée, il est nécessaire de s’assurer que la direction générale cautionne la mise en place d’une politique voyages. Sinon, du temps et de l’énergie auront été gaspillés pour rien. Il faut travailler conjointement avec les ressources humaines à la définition de cette politique afin d’arbitrer constamment entre le bien-être des voyageurs et la réduction des coûts. Les achats sont force de proposition mais ne peuvent imposer les règles à la place des ressources humaines ou de la direction générale. Une fois la politique élaborée, un travail de communication est à mener pour qu’elle soit connue et acceptée. L’acheteur doit définir une stratégie alignée sur l’ambition et la culture de l’entreprise. Pour qu’elle ne reste pas lettre morte, l’application de cette politique est vérifiée par le biais d’outils de suivi et de contrôle. Le calcul des gains conduira aussi à recenser et expliquer les économies refusées par les voyageurs.

3 Mieux négocier avec les fournisseurs

Il faut optimiser les négociations avec les compagnies aériennes en mutualisant les contrats-cadres avec les différentes filiales pour bénéficier de l’effet volume, en privilégiant quelques compagnies pour obtenir des remises a posteriori. Et il est indispensable de trancher en permanence entre contrats-cadres et achats ponctuels. Pour ce faire, l’acheteur doit se familiariser avec le concept de « yield management » (tarification en temps réel), en anticipant les variations de prix en fonction des taux de remplissage et d’un modèle de prévision élaboré. C’est aussi à lui de développer le sourcing hôtelier en mettant davantage en concurrence les hôtels. Enfin, il est souhaitable d’établir des indicateurs de performance des fournisseurs, incluant les gains réalisés grâce à eux mais aussi leur capacité à suivre le client, leur niveau de qualité, leur système de facturation et les indicateurs pour une amélioration continue. Dans un secteur changeant, il va aussi s’agir de connaître son marché et d’anticiper faillites et rachats.

4 Choisir les bons outils

De nouveaux outils sont venus révolutionner l’achat de voyages, tels les « self booking tools », les logiciels de gestion de notes de frais, les cartes de paiement et les cartes logées. Les négociations avec les fournisseurs devenant de plus en plus serrées, ce sont sûrement les moyens les plus efficaces pour réduire les coûts. Les outils de réservation en ligne offrent une meilleure centralisation, une application optimisée de la politique voyages et un suivi statistique plus complet. Mais il convient de déterminer le pourcentage de voyages pour lesquels ils sont utilisables. Pour les vols complexes, la réservation par le biais de l’agence reste incontournable. L’acheteur doit aussi se positionner dans le cadre d’une logique de retour sur investissement à court, moyen et long terme. Et le lancement d’un tel outil n’a de sens que si le taux d’adoption est élevé : il incombe à l’acheteur d’orchestrer la conduite du changement dans l’entreprise.

5 Raisonner en coût complet

L’acheteur doit prendre en compte l’intégralité des coûts cachés : coûts administratifs, coût de l’agence, coût de l’implantation d’un projet de gestion de notes de frais, coût des nouvelles versions des logiciels et des outils. Et le moins cher est rarement le plus avantageux sur le long terme. Par exemple, lors du choix d’un vol par low cost plutôt que par le biais d’une compagnie aérienne classique, il revient à l’acheteur d’estimer le coût d’un éventuel changement de billet, les prix du taxi de l’aéroport au lieu de réunion et de la chambre d’hôtel si l’avion arrive dans la nuit. Pour les outils de réservation en ligne, la question va porter sur la longévité des solutions, leur interopérabilité et la compatibilité des nouvelles versions. L’entreprise bénéficiera ainsi du meilleur rapport qualité-prix. De même, la prestation d’un fournisseur est à prendre au sens large : outre ses services de base, l’agence est censée apporter une véritable valeur ajoutée en proposant conseils et veille technologique.

Par la rédaction

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