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La Lettre des Achats - Février 2005 N°125
Février 2005

Tendances

Actualités

États-Unis - Kentucky
Une ligue pour les achats

Déchets industriels dangereux
Une nouvelle mission pour l’acheteur

Vensys
Des achats entre France et Bulgarie

SNR Roulements
Des achats localisés en Roumanie

Investissements
Des acheteurs impliqués

ECA
Pays à bas coûts et standardisation

Patrick Rafin - Directeur des achats France, Schneider Electric
« Faire entrer le sous-traitant dès la conception du produit »

États-Unis
US Communities fédère les achats

AMUE
Aider les universités dans leurs achats

Caroline du Nord
Des enchères partagées pour les municipalités

Solihull Council - Royaume-Uni
Les achats prennent la main

Champagne Louis Roederer
Le luxe se penche sur l’e-sourcing

Angela Stieglitz - Directrice des achats techniques, BASF
« Les catalogues électroniques sont des outils standard »

Doug Gabel - Chef de produit senior, Schneider National
« Les enchères ne sont pas adaptées au transport »

Par Claire Rousseau crousseau@lettredesachats.fr

Solihull Council - Royaume-Uni

Les achats prennent la main

Au Royaume-Uni, la rationalisation  des achats est au goût du jour.  La collectivité territoriale de Solihull, qui gère un budget annuel  de 300 millions de livres sterling, retient particulièrement l'attention. Son conseil a entièrement revu  sa stratégie d'achat. Avec pour but d'économiser près de 1,8 million  de livres en trois ans, sur un montant total d'achat de 94 millions.  Une politique qui ne va pas  sans révolution des comportements.

Royaume-Uni

Le conseil de Solihull a cherché à développer une approche stratégique de la fonction achats, s’inscrivant dans le mouvement général amorcé par le gouvernement britannique. Liz Welton, directrice des achats du conseil, témoigne : « Notre réforme a été entreprise depuis longtemps. Elle s’appuie également sur l’Efficiency Review lancé par l’OGC (Office of Government Commerce) et la publication National Procurement Strategy for Local Government and England. Proposée par l’Office of the Deputy Prime Minister, cette dernière met en valeur les moyens pour optimiser les achats dans les administrations publiques ».
Le conseil a marqué une rupture par rapport au mode de gestion précédent. Un des premiers objectifs a été de réduire le nombre de fournisseurs. Une enquête a montré que si 51 % du montant des achats était réalisé avec 100 fournisseurs, les 49 % restants l’étaient avec plus de 8 000. 5 % des fournisseurs représentaient 78 % des dépenses globales alors que 79 % d’entre eux ne pesaient que 5 % des dépenses. Par ailleurs, comme le souligne Liz Welton, « L’achat était fragmenté et de nombreuses décisions différentes étaient prises, des articles divers étaient achetés, le tout avec une coordination très minimale ».
Les acheteurs publics manquaient de professionnalisme : 109 personnes passaient plus de 5 % de leur temps aux achats mais le conseil n’employait que quatre personnes avec une réelle formation achats. Le manque d’approche stratégique et l’absence de coordination des décisions rendaient l’achat peu efficace et très onéreux. « Nous avons réfléchi à la façon de dépenser l’argent d’une manière plus professionnelle que par le passé, en recourant à l’avis de professionnels du privé comme du public », poursuit Liz Welton. Cette réflexion, menée pendant deux ans, a abouti à l’élaboration d’une stratégie complète, visant des économies de  170 000 livres d’octobre 2004 à octobre 2005, de 500 000 livres d’octobre 2005 à octobre 2006 et de 1,1 million de livres  d’octobre 2006 à octobre 2007.

Une approche stratégique des achats

L’axe majeur de cette politique est la consolidation des achats pour obtenir le plus de synergies possible. Liz Welton justifie :  « Notre service a pour projet de centraliser les achats de soins médicaux, les contrats de restauration, les achats liés à l’enseignement, les équipements et les nouvelles technologies. La centralisation est la meilleure option pour générer des économies ». Le panel des fournisseurs doit être rationalisé afin de réduire le nombre de transactions et d’obtenir un meilleur rapport qualité-prix ; la mise en concurrence doit être renforcée.
Autre piste de réflexion, l’e-procurement doit être développé : commande en ligne, enchères inversées, réception électronique des réponses aux appels d’offres et paiement par carte d’achat. Les projets pilotes menés à Solihull ont été concluants. « Notre expérience des enchères sur des achats de papier a conduit à une économie de 20 % par rapport au prix historique. Alors que le coût d’une commande et de son traitement s’élève à 60 livres, l’utilisation de la carte d’achat depuis deux ans nous a permis de réduire ces coûts de transaction. Depuis 18 mois, nous recevons des offres en ligne et nous avons créé un catalogue électronique dans lequel chaque service peut commander », rapporte Liz Welton.

Un service achats mobilisé

C’est au service achats qu’il revient de mener à bien cette stratégie. Ses membres doivent s’impliquer davantage dans l’optimisation des achats et construire un système d’évaluation des résultats. Celui-ci s’appuiera sur un tableau de bord avec des indicateurs  précis, rendant compte des progressions  réalisées. Des plans d’achat seront rédigés chaque année, fixant des objectifs détaillés. Les achats superviseront cette politique, conseillant les services et établissant des  partenariats comme des PFI (private finance initiative) ou des PPP (private public partnership). Liz Welton remarque : « En ce moment, nous avons recours aux PPP pour les achats liés aux loisirs et aux PFI pour les nouveaux bâtiments scolaires ».
Un autre rôle du service est de veiller à  la bonne application des contrats-cadres conclus par Solihull ou proposés par des entités publiques comme l’OGC. « Leur mise en place n’a rien de nouveau mais le fait  de s’assurer de leur bonne utilisation par  tous les services est plus novateur ». Enfin, la fonction doit se professionnaliser, ce que note Liz Welton : « Cette année, nous allons avoir recours à une formation et nous recruterons des acheteurs professionnels venant du privé ou du public ». Le service, auparavant limité à quatre personnes, a d’ailleurs vu son effectif passer à quatorze personnes.
Le conseil de Solihull prévoit aussi de développer davantage les collaborations entre entités gouvernementales, de participer au « Procurement Agenda » national ou local ainsi qu’à des forums pour partager les  meilleures pratiques. Des benchmarks seront effectués pour se tenir au courant des  innovations et des nouvelles approches de l’achat.

Portrait
Liz Welton (membre du Chartered Institute of Supply and Services) a travaillé comme acheteuse dans les secteurs privé et public, avant de devenir directrice des achats du conseil de Solihull.
En chiffres
Solihull Council
Budget : 300 millions de livres sterling
Montant des achats : 94 millions de livres
Effectif achats : 14 personnes

Par Claire Rousseau crousseau@lettredesachats.fr

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