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La Lettre des Achats - Janvier 2015 N°234
Janvier 2015

Tendances

Étude

Informatique
Les achats IT doivent se réinventer face à la transition numérique

OEAP
4 milliards d’euros d’achats publics en moins en 2013

Par François Le Roux

Informatique

Les achats IT doivent se réinventer face à la transition numérique

Avec la montée en puissance du Cloud, du BYOD et des réseaux sociaux..., les achats de matériel informatique, logiciels et services IT se complexifient et impliquent de plus en plus d’acteurs. Pour rester en phase avec ces évolutions, les acheteurs doivent réagir. Il leur faut inventer une nouvelle manière de travailler et de concevoir les achats IT.

Centralisées, décentralisées ou gérés en CSP (centre de services partagés), les organisations achats sont sans exception bousculées par l’accélération du numérique et la réduction du time to market... Dans cet environnement, les directions achats sont poussées à remettre en question leur organisation, leurs processus et à se transformer pour mieux accompagner la stratégie de leur entreprise, en favorisant l’agilité et l’innovation.

Privilégier le double rattachement hiérarchique


Pour faire face à ces enjeux, le Cigref et le CRAI (club des responsables achats informatiques, voir encadré page 55) préconisent en premier lieu, dans un rapport publié à l’automne 2014 intitulé « achats numériques dans les grandes entreprises, que la fonction achats évolue vers une posture proactive vis-à-vis des métiers, et en liaison avec la DSI. Il est ainsi précisé que « pour assurer la cohérence et la convergence des achats IT dans l’entreprise, le double rattachement de la fonction achats informatiques peut être une bonne pratique à mettre en œuvre », avec par exemple un rattachement hiérarchique de la direction des achats à la direction générale et fonctionnel à la DSI.
A l’heure actuelle selon un sondage réalisé en mars dernier auprès des membres du CRAI, 78 % des achats informatiques sont rattachés à la direction des achats, 11 % à la DSI et également 11 % à la direction administrative et financière (DAF). Leur gestion est dans 78 % des cas pilotée par une équipe dédiée associant DSI, acheteurs et juristes et dans 22 % par une personne seule.

Travailler en mode collaboratif avec les métiers


Mais au delà des rattachements hiérarchiques, prescripteurs et acheteurs doivent privilégier le travail en mode projet, favorisant la collaboration avec les métiers. « Il s’agit pour elle de se mettre dans une logique de service » précise le rapport du Cigref et du CRAI, tout en indiquant que pour ce faire : « Les directions des achats doivent être présentes sur le Cloud, le BYOD (Bring Your Own Device), le Social car en termes contractuels, les enjeux et les impacts peuvent être majeurs ».
En définitive, il apparaît que « le fonctionnement MOA-MOE (maîtrise d’ouvrage-maîtrise d’œuvre) est de moins en moins adapté, et les cahiers des charges qui ordonnançaient et gouvernaient la relation IT et achats sont sans doute amenés à disparaître », en précisant toutefois que « le modèle industriel traditionnel va perdurer mais à côté de celui-ci se développent de nouveaux modèles qui fonctionnent avec des règles fondamentalement différentes ».

Développer l’agilité de la fonction achats


Dans le contexte actuel de transformation numérique, l’entreprise a par ailleurs besoin d’être agile et réactive pour s’adapter au plus vite. Les achats doivent ainsi être une force de proposition pour les prescripteurs et parfaitement connaître le marché. Pour le Cigref et le CRAI, « dans ce nouveau monde numérique, travailler davantage avec les startups et avec les PME à offre différenciée est une nécessité, notamment pour valoriser le caractère différenciant de la grande entreprise », tout comme « faire de la veille technologique ».
L’agilité de la fonction achats se gagnera également en « simplifiant les procédures sur les achats de faible valeur ou pour les besoins récurrents, ainsi que lors des phases pilotes des projets innovants » et en « disposant d’une base de fournisseurs qualifiés bénéficiant de dérogations et adhérer aux principes du Pacte PME pour faciliter le travail avec les PME ».
L’étude du Cigref et du CRAI indique par ailleurs que « dans le contexte de transformation numérique que nous connaissons aujourd’hui, où l’entreprise a besoin d’être agile et réactive pour s’adapter vite, une stratégie d’achats numériques à moyen terme n’est pas un prérequis. Et la vocation d’une fonction achats n’est pas nécessairement d’élaborer une stratégie, mais de répondre à des attentes opérationnelles ». Les sondages réalisées révèlent ainsi une absence de stratégie d’achats à deux à trois ans dans 22 % des cas alors que 67% des personnes interrogées déclarent connaître les attentes de la DSI.

Maîtriser le Shadow IT


La montée du numérique s’accompagne en outre d’une consumérisation de l’informatique, avec en particulier le BYOD, qu’il convient de maîtriser pour que les systèmes et applications échappent le moins possible à la DSI, ce qui est notamment un enjeu en matière de sécurité mais également d’optimisation des process et de qualité du sourcing pour les achats. Le Shadow IT est présent de manière irrégulière dans les entreprises. Il est estimé à moins de 10 % pour la majorité des répondants, et entre 10 % et 50 % pour 44 % des répondants selon l’étude du Cigref et CRAI.
L’encadrement du « Shadow IT » (qui désigne les systèmes d’information utilisés au sein des organisations sans approbation de la direction des systèmes d’information) implique une plus grande coopération des achats avec les directions commerciale et marketing où il est plus à même de se développer. « S’engager à traiter les demandes des prescripteurs sous 48 heures pour les achats de faible valeur. Cette pratique permet de fluidifier les besoins métiers à faible valeur, et de garder la maîtrise des achats IT tout en développant l’agilité de la fonction achats » figure également au rang des suggestions du rapport du Cigref et du CRAI, ainsi que la mise d’outils de reporting achats pour mesurer le Shadow Purchasing IT.
Pour toutes les organisations achats, les défis de la mutation numérique passent donc par l’acquisition d’une plus grande agilité des processus achats au service des métiers. Ils seront la condition sine qua non à une performance économique, efficacité et rapidité accrues des procédures achats et au delà de l’entreprise.


Le CRAI
Créé en janvier 2012, le CRAI ou Club des responsables achats informatiques est une association qui regroupe responsables des achats informatiques et télécom et leurs équipes. « Notre association entend couvrir l’ensemble de la chaîne de valeur dans laquelle interviennent les achats, de l’établissement de la politique technique et achats, qui permet de construire une vision à un horizon de plusieurs années, au pilotage et la bonne exécution des contrats, en passant par le management de la relation fournisseurs » souligne Henri Quemoun, président du CRAI et responsable achats IT et RH chez PSA Peugeot Citroën.
A ce jour, le CRAI compte déjà parmi ses membres une cinquantaine de sociétés issues de tous les secteurs d’activité, du privé comme du public. Ses groupes de travail s’appuient ainsi sur 200 à 250 intervenants, dont environ les deux tiers sont à proprement parler des acheteurs et un tiers des juristes spécialisés en achats IT, sans oublier des responsables informatiques. « Notre succès s’explique par notre volonté d’avoir une approche hautement pragmatique dans nos travaux. Notre groupe de travail sur les audits de conformité logiciels nous a par exemple permis d’élaborer une check-list de bonnes pratiques directement applicables au quotidien par les acheteurs » explique Henri Quemoun.
Le CRAI met également en avant son indépendance vis à vis des fournisseurs IT. « Nous vivons des cotisations de nos membres – 1 500 euros par an et par société – pour aborder librement toutes les thématiques IT qu’il s’agisse des logiciels, matériels, télécoms, prestations informatiques... en matière de spécifications, développement, industrialisation et tierce maintenance d’applications... ou d’infrastructures », ajoute Henri Quemoun.

Par François Le Roux

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