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La Lettre des Achats - Janvier 2005 N°124
Janvier 2005

Tendances

Actualités

Enquête exclusive - La Lettre des Achats
Les PME rattrapent les grands groupes

Ministère de l'Éducation nationale
Les achats font école

Midest 2004
Une présence renforcée des pays émergents

E-procurement
cc-hubwoo confirme l'acquisition de Trade-Ranger

Achats hors production
Big Blue avale KeyMRO

Peco
L'automobile confirme son implantation

Formation
Concilier le droit et les achats

Par Claire Rousseau crousseau@lettredesachats.fr

Ministère de l'Éducation nationale

Les achats font école

Le ministère de l'Éducation nationale réfléchit à l'optimisation de la performance économique de ses achats. La rationalisation n'en est encore qu'à ses débuts mais les achats deviennent peu à peu une priorité. Une étude lancée par le cabinet de consultants internes du ministère met en avant des leviers d'économies substantielles pour certaines familles d'achats, avec, déjà, de premiers résultats prometteurs.

Le ministère de l'Éducation  nationale réfléchit à l'optimisation  de la performance économique  de ses achats. La rationalisation  n'en est encore qu'à ses débuts  mais les achats deviennent   peu à peu une priorité.  Une étude lancée par le cabinet  de consultants internes du ministère met en avant des leviers d'économies substantielles pour certaines familles d'achats, avec, déjà, de premiers résultats prometteurs.

Dans un contexte budgétaire serré, la rationalisation des achats du ministère de l’Éducation nationale est une nécessité : « 96 % de notre budget est destiné à la rémunération des fonctionnaires, ce qui reste une partie incompressible. Raison de plus pour faire des économies ailleurs, et particulièrement sur les achats. C’est un gisement de gains extrêmement important », précise Gilles Fournier, chef des service au sein de la DPMA (Direction des personnels, de la modernisation et de l’administration). « Et c’est l’un des rares domaines où l’on peut économiser de l’argent rapidement et sans douleur », complète Nicolas Sizaret, consultant interne à la DPMA et spécialiste des achats.
Les achats réalisés pour l’administration  centrale du ministère, les rectorats et les  inspections académiques s’élèvent annuellement à 400 millions d’euros, sur des crédits directement gérés par le ministère : 100 millions sont consommés par l’administration centrale et 300 dans les rectorats et les inspections académiques. « 20 % d’économies pourraient être générés par une meilleure rationalisation, soit 20 millions en administration centrale et 60 pour les rectorats et les inspections académiques », explique Nicolas Sizaret. Mais les gains potentiels sont bien supérieurs pour les EPLE, c’est-à-dire les établissements publics locaux d’enseignement, collèges et lycées : en effet, sur un  total de 2,5 milliards d’euros de dépenses des collectivités territoriales, 500 millions pourraient être économisés. Un objectif ambitieux qui exige d’impliquer les collectivités chargées de financer les EPLE. « Sur ces derniers, la tutelle est double, avec l’État et les collectivités territoriales. Le ministère n’est pas ordonnateur des dépenses des  collectivités mais peut avoir un rôle fortement incitatif. Nous avons donc opté pour une démarche participative. L’injonction n’est de toute façon pas possible », ajoute Gilles Fournier.

Une véritable démarche d’achat

Pour atteindre ses objectifs, le ministère de l’Éducation nationale a mis en œuvre une méthode exploratoire avec des collectivités territoriales intéressées. La cellule des consultants internes, cabinet de conseil du ministère, a tout d’abord procédé à une analyse des  différentes familles d’achats dans quelques académies, avec des groupes de travail  rassemblant des représentants des services académiques, des collèges et des lycées.  Les résultats de cette étude pourront ensuite être généralisés à l’échelle nationale.
Les achats ont tout d’abord été segmentés par grandes familles : fournitures, reprographie, télécoms, bureautique, déplacements, services, etc. Sur chacune d’entre elles, des analyses sur le terrain ont conduit à identifier des gisements de gains importants : 10 % peuvent être attendus sur les achats liés aux examens et concours, 20 % pour les télécoms et la bureautique et jusqu’à 35 % pour le matériel et les fournitures. Un exemple : les analyses comparatives sur la ramette de papier A4 (repro 80 g) ont montré une très grande dispersion tarifaire, résultat prévisible pour une organisation comprenant plus de 8 000 personnes habilitées à engager des crédits pour réaliser tous les achats dans  leur domaine. Avec un constat surprenant :  l’absence de corrélation entre les prix pratiqués et la quantité achetée. Dans une même académie, le prix de la ramette peut varier de 2,6 à 5 euros. « En s’alignant sur la seule moyenne des prix facturés aux établissements et aux services académiques, et non sur le plus bas, nous arrivons immédiatement à 20 % d’économies », détaille Gilles Fournier. Pareillement, une étude sur les cartouches d’imprimante relève d’importantes disparités tarifaires. Outre les fournitures de bureau, d’autres familles à haut potentiel de gains ont été identifiées, comme les produits  d’entretien, les denrées alimentaires, la reprographie, les télécoms et les contrats de  maintenance.
Un appel d’offres, lancé pour un marché national et pluriannuel de fournitures pour l’ensemble des rectorats et inspections  d’académie du territoire, est en cours de dépouillement, avec des prix très encourageants. Premier acheteur français sur ce  segment, l’Éducation nationale ambitionne de réaliser des économies de 25 % sur ses 12 millions d’euros de dépenses annuelles, hors administration centrale. Un regroupement national s’impose aussi pour des  marchés comme la bureautique et l’informatique, avec deux marchés pluriannuels déjà passés suite à des appels d’offres. Une démarche qui n’est pas toujours simple :  « Malgré notre taille, il n’est pas évident d’apparaître comme un grand compte aux yeux des fournisseurs, avec des commandes  atomisées dans toutes les académies, reprend Gilles Fournier. Il n’est pas aisé non plus de faire cohabiter une logique de concentration dans un contexte national de responsabilisation accrue de nos services déconcentrés ».
De plus, la logique de mutualisation n’est pas toujours la meilleure solution et dépend étroitement du marché concerné ». En effet, il y a quelques années, le ministère avait mis en place le recours à un seul prestataire pour l’ensemble des voyages à l’échelle nationale. Mais sur les trains, le potentiel d’économie est très réduit. Pour le transport aérien,  l’obligation du Code des marchés publics de passer un marché national ou académique souvent trisannuel empêche de choisir  d’autres solutions moins chères sur un trajet donné. Et imaginer des passations de marchés tous les ans serait aussi coûteux à cause du prix de la procédure. « La solution la plus rationnelle serait peut-être le recours à  un marché multi-attributaire, c’est-à-dire d’avoir plusieurs fournisseurs, notamment sur les routes aériennes où les "low costs" ont introduit une dynamique de concurrence », poursuit Gilles Fournier.

Des logiques adaptées aux achats

De même, pour les denrées alimentaires, la mutualisation peut être contre-productive : la logique économique est ici très liée aux contraintes de distribution, et la « bonne maille » est alors le regroupement d’établissements scolaire sur la zone de chalandise d’un marché d’intérêt national. « Il faut trouver un optimum économique pour chaque famille, tout en respectant les contraintes fortes de l’achat public », conclut Nicolas Sizaret. D’autres pistes sont explorées : une étude technique a été lancée pour la téléphonie, avec la volonté d’établir un marché national pour le fixe. Ce marché devrait être traité à son échéance, en 2006.
Un autre levier à actionner reste la réflexion sur le besoin. Par exemple, dans le volume du courrier expédié par un rectorat, une analyse a permis d’identifier un pic en juillet, correspondant à l’envoi aux élèves de la  « collante » pour les résultats du bac de français. Nicolas Sizaret note : « Dans un rectorat, nous avons calculé qu’en optant pour un envoi en tarif Écopli (0,49 euro par unité) plutôt qu’en tarif normal (0,95 euro), 9 200 euros d’économies étaient réalisables. Sans léser les élèves qui ont déjà consulté leurs résultats sur internet. Nous pouvons donc obtenir la même prestation moins cher, sans perte de qualité de service pour l’usager ». Autre piste à explorer : les outils électroniques. « Pour les marchés informatiques,  l’ensemble de nos cahiers des charges sont maintenant téléchargeables. Peu à peu, les entreprises commencent à répondre en ligne, constate Gilles Fournier. Le ministère a aussi mené une première expérimentation d’enchères inversées avec le support technique du prestataire Achatpublic.com, sur des achats de papier, avec à la clé une économie de 20 % pour un marché de 60 000 euros. Une expérience prometteuse donc, à renouveler à plus grande échelle.

PORTRAIT
Gilles Fournier (52 ans, École normale d'instituteurs, ENA) a été instituteur pendant dix ans avant d'entamer une carrière au ministère de l'Éducation nationale. Il y a notamment occupé les postes de conseiller technique, de directeur adjoint de  cabinet et d'adjoint au directeur de l'administration. Il est par la suite devenu chef du service du pilotage des services académiques et de la modernisation à la direction de l'administration puis adjoint au directeur des personnels, de la modernisation et de l'administration.
PORTRAIT
Nicolas Sizaret (35 ans, Supélec, MBA Yale University)  a travaillé dans le conseil de directions générales aux États-Unis et en France (McKinsey, Mercer). Il a rejoint la cellule  des consultants internes du ministère en 2001 où il met en place des projets de modernisation du fonctionnement du « back-office » du système éducatif. Il intervient en  particulier sur l'optimisation des achats, la mise en œuvre d'outils de travail collaboratif, les démarches de qualité et de certification, le développement du contrôle de gestion.
L'Éducation nationale en chiffres
Dépense intérieure d'éducation nationale : 56,6 milliards d'euros dont :
État (2000) : 39,5 milliards d'euros
Collectivités (2000) : 14,2 milliards d'euros
Achats de l'État (2001) : 0,4 milliard d'euros
Achats des collectivités (2001) : 2,5 milliards d'euros


La DPMA
La Direction du personnel, de la modernisation et de l'administration est responsable de la gestion des personnels non enseignants, de l'administration centrale en  gestion directe ainsi que du pilotage des services académiques (rectorats, inspections académiques, EPLE : établissements publics locaux d'enseignement, c'est-à-dire collèges et lycées). Un rôle qui va prochainement évoluer puisque la gestion directe des personnels sera progressivement prise en charge par les régions cette année. Trois missions sont assignées au service de Gilles Fournier : il pilote l'organisation informatique du ministère, avec une pôle achats  solide d'ores et déjà en place ; il a un rôle  d'entité budgétaire classique, avec la préparation et l'animation des moyens matériels des structures ; enfin, il joue également un rôle dans la modernisation et la mise en  œuvre de la loi sur la décentralisation de l'administration. Dans ses missions de modernisation, la DPMA s'appuie sur une cellule de consultants internes. Créée en 1996, celle-ci est constituée de consultants recrutés pour trois ans, avec une expérience de haut niveau dans le secteur privé.

Formation
Concilier le droit et les achats

Au sein des différentes administrations de l'Éducation nationale, la fonction achats reste très dispersée. « Nous animons un réseau d'environ 8 000 personnes. Maintenant, dans les rectorats, il existe systématiquement une personne ou une entité en charge de la rédaction, de la passation et du suivi des marchés publics. C'est une fonction demandant une compétence très pointue mais nos acheteurs sont souvent des juristes, pas forcément sensibilisés à la stratégie  d'optimisation économique de leur  portefeuille d'achats », explique Nicolas Sizaret. De même, dans les EPLE, les  intendants n'ont pas toujours beaucoup de temps à consacrer à la rationalisation des achats. Pourtant, beaucoup d'entre eux ont par tradition une culture de  l'utilisation économique des deniers  publics et procèdent très souvent au  regroupement d'achats entre plusieurs établissements. « Nous avons établi une formation nationale pour tous nos correspondants achats au sein des académies, des rectorats et des établissements. Nous avons aussi créé un réseau d'échange avec une liste de diffusion pour partager les bonnes pratiques, animer une "foire aux questions" et échanger les cahiers des charges », poursuit Gilles Fournier. Une démarche qui conduit à pallier  l'absence de formation achats dans une fonction publique où l'accent est essentiellement mis sur le respect du code. Un code qui ne constitue pas nécessairement une limite : « Il faut être imaginatif et l'utiliser au mieux pour respecter la  réglementation, tout en établissant des stratégies économiques performantes », résume Gilles Fournier.

Par Claire Rousseau crousseau@lettredesachats.fr

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