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La Lettre des Achats - Mars 2009 N°170
Mars 2009

Marchés

Dossier

Progiciels de gestion intégrés : les ERP veulent leur part du gâteau

Les articles

Progiciels de gestion intégrés
Les ERP veulent leur part du gâteau

Bureautique
Un marché normalisé

Achats d’information
Le numérique change la donne

Témoignages

Jean de Mesmay - Chargé des projets, des systèmes, des processus et de l’animation achats - Essilor
« Le choix doit se faire brique par brique »

Florent Picq - Responsable des SI achats à la direction du Courrier - Groupe La Poste
« Ajouter un module à un ERP reste compliqué »

Dominique Brosse - Directeur des achats hors production - Carlson Wagonlit Travel
« Mettre l’accent sur la négociation »

Karim Saci - Responsable des achats informatiques et télécoms - PricewaterhouseCoopers France
« Une forte exigence sur les niveaux de services »

Olivier Clauzel - Coordination groupe pour les achats d’investissements et de FM - Sanofi-Aventis
« Privilégier la relation directe »

Points-clés

Les cinq points-clés

Les dix points-clés

Bureautique : un marché normalisé

Achats d’information : le numérique change la donne

Par Guillaume Pommereau

Achats d’information

Le numérique change la donne

Si l’information occupe une position stratégique dans l’entreprise, elle n’est que rarement prise en main par les directions des achats. Mais la situation évolue vite : les services achats cherchent à mieux maîtriser un marché fournisseurs complexe et une information de plus en plus électronique.

Dans la famille des achats hors production, l’information est assurément l’un des derniers segments a avoir été pris en main par les services achats. Ce qui explique, au moins partiellement, la difficulté à obtenir des données sur le sujet. Quelques chiffres cependant. Selon les données rassemblées dans une récente enquête de SerdaLab, les dépenses consacrées à l’information électronique se sont élevées à peu plus de 1,5 milliard d’euros en 2007 en France, en hausse de 5,6 % par rapport à 2006 (voir les chiffres ci-dessous). Autre chiffre, cette fois avancé par Anne Simoneau et Delphine Dufour, respectivement directrice commerciale France et Benelux et directrice marketing Europe du prestataire Ebsco : le marché b to b de l’information en France pèserait 310 millions d’euros pour la partie agence d’abonnements et la gestion en direct auprès des éditeurs, en mode papier et électronique, pour les entreprises de plus de 500 salariés, les administrations, la recherche, la santé et le secteur académique.
Des prestataires qui ne manquent pas non plus de souligner le caractère stratégique de l’information : « Il existe des ‘‘must have’’, des pré-requis pour certains métiers. Et souvent, l’information ne représente pas une dépense mais un investissement, note Rémi Bilbault, de Wolters Kluwer France. Bien validée, elle correspond à un réel besoin, qui baisse les coûts et les risques. Il faut donc mesurer son coût par rapport à ce qu’elle rapporte. Elle équivaut à une prestation d’expert qui se chiffre à plusieurs milliers d’euros de l’heure », poursuit le directeur général du pôle santé et action sociale du spécialiste des solutions d’information professionnelle.

Un périmètre achats complexe à définir

Mais même stratégique, l’information reste avant tout extrêmement diverse dans ses contenus et ses supports. Une caractéristique qui la rend difficile à cerner par les directions des achats (voir notre tramé ci-dessous). Pour y voir clair, le groupe Sanofi-Aventis a procédé il y a quelques années à une cartographie de ces achats d’informations. « Ce segment comprend des abonnements divers (support papier ou électronique), les livres mais surtout la documentation technique, scientifique et médicale, et les bases de données », explique Olivier Clauzel. Ce dernier appartient à la coordination groupe pour les achats d’investissements et de FM – l’information étant incluse dans le FM par le biais des abonnements. Le laboratoire pharmaceutique a aussi défini une catégorisation des prestataires, avec pour chacun un périmètre et un mode de fonctionnement différents : agences d’abonnements, éditeurs stratégiques et petits éditeurs. Pour les abonnements, Sanofi-Aventis a ainsi fait récemment le choix d’une seule agence pour l’ensemble du groupe à l’échelle mondiale. En revanche, pour les éditeurs stratégiques, le groupe a opté pour la relation en direct (voir le témoignage).
Un choix et un fonctionnement partagés par la Chambre de commerce et d’industrie de Paris. La CCIP fait ainsi appel aux services d’une agence d’abonnements, Swets, pour gérer la plus large part de ses achats et travaille avec le fournisseur Eyrolles pour les ouvrages. « Mais pour nos bases de données très spécialisées, le contact direct avec les éditeurs est indispensable. Et sur ce type de dépenses, l’agence ne peut pas toujours nous livrer avec les formats ou la fréquence attendue. Pour une entreprise, je ne pense pas qu’il y ait intérêt à tout traiter directement avec l’agence », avance Dominique Vallée, directrice adjointe de l’appui aux entreprises et de l’information, en charge du département management de l’information de la CCIP. Dominique Vallée occupe d’ailleurs la fonction de présidente du GFII (Groupement français de l’industrie de l’information), association professionnelle qui regroupe les principaux acteurs publics et privés de l’industrie de l’information numérique.

Privilégier la relation directe avec les prestataires

Pour une direction des achats, qui suit le principe de la segmentation au plus près de ses achats, l’objectif est simple : conserver le lien avec des fournisseurs dont l’offre est considérée comme stratégique en interne. « Pour de grandes entreprises, notamment demandeuses d’informations scientifiques, techniques et médicales (STM), la relation se fait en direct avec les éditeurs pour des montants importants. Dans ce but, ces derniers se sont équipés d’une force de vente auprès des grands comptes qui s’adressent directement à eux. Pourtant, nous pouvons intervenir comme intermédiaire de gestion, sans interférer dans la relation entre les clients et les éditeurs. Nous pouvons aussi aider durant la phase de négociation, avec une vision consolidée du marché à l’échelle mondiale », argumente Anne Simoneau pour Ebsco.
Un modèle en partie suivi par Sanofi-Aventis qui, pour les petits éditeurs, recourt à des mandataires pour en gérer le sourcing, mène la contractualisation en interne et peut en confier la gestion à son agence d’abonnements. Cette délégation se fait « moyennant un ‘‘fee’’ de gestion négocié en toute transparence », précise Olivier Clauzel. Qui ajoute : « Ce modèle nous permet de gagner du temps pour nous concentrer sur l’optimisation de la dépense et de la relation avec les éditeurs majeurs », cette fois conservée en direct.
Alors, agence ou relation en direct ? Pour Lavoisier, son président Patrick Fenouil apporte un élément de réponse : « Avec une agence, le coût direct final de l’abonnement est un peu plus élevé. Les remises des éditeurs sont faibles et il faut intégrer les frais de gestion des agences. Mais avec des abonnements nombreux qui nécessitent un poste en interne, il vaut mieux externaliser. C’est le cas dans le domaine des sciences et techniques, à partir de 100 à 150 abonnements, pour des revues chères. Des frais liés au paiement, aux factures, aux relances, etc. doivent en effet être pris en compte ».

Segmenter le besoin et le marché fournisseurs

Aux services achats de faire leur choix, en pesant le pour et le contre. Sachant que le marché fournisseurs n’est pas simple à cerner : ainsi, Lavoisier cumule des activités de libraire, d’agence d’abonnements, d’éditeur et de distributeur de bases de données professionnelles. « Ebsco propose des activités de gestion d’abonnements, des solutions web pour accéder aux ressources et les gérer, des solutions pour éditeurs et des bases de données. Via Ebsco Publishing, nous commercialisons 300 bases propriétaires ou sous licence et disposons de 5 000 bases de données en catalogue », détaille Delphine Dufour.
« Nous observons le phénomène de concentration du secteur des éditeurs – tant pour les journaux que les bases de données – et, en parallèle, des opérations et fusions-rachats sur le marché des agences ou des intermédiaires d’information. En outre, la dématérialisation des supports et les offres à composantes ‘‘e’’ changent le rôle des agences qui doivent déjà réfléchir à des choix d’orientation : ‘‘contenu’’ versus ‘‘accès’’. Enfin, nous notons le déploiement de nouveaux outils documentaires adaptés à des besoins naissants, par exemple pour Sanofi-Aventis, des bases de données rassemblant les notices des autorités de santé, etc. », commente Olivier Clauzel qui a mené une étude approfondie du marché. Et qui met l’accent sur une évolution majeure : le rôle central pris par l’information électronique, au détriment du papier.

Un marché de l’information en pleine réorganisation

Un mouvement fort ressenti par les prestataires : « Il y a deux ans, le papier et l’électronique se répartissaient le marché à 50/50. Désormais, l’électronique en pèse 60 à 70 % », rappelle Benjamin Girard pour Swets. Même constat pour Ebsco, avec un pourcentage de 64 % des ventes comportant une composante électronique. Une évolution également connue par la CCIP, passée, en quatre à cinq ans, de 85 % d’informations papier et 15 % d’informations électroniques à une répartition 50/50. Une situation qui n’est simple à gérer ni pour les entreprises, ni pour les prestataires. En effet, avec l’électronique, les tarifs se sont complexifiés : « Nous avons du mal à comparer les offres des éditeurs, avec des modes de calcul et des tarifications sur des bases différentes », reprend Dominique Vallée. La CCIP a cependant su tirer parti de la situation pour mettre en place un portail d’information accessible à 700 utilisateurs, parallèlement à un travail de mutualisation des achats des directions centrales et des délégations mené depuis 2007.
« Avec à la clé des gains importants de 15 % la première année. Nous avons ainsi pu dégager des moyens sans baisser notre budget. Et nous ne sommes plus qu’un seul compte pour l’éditeur, ce qui amène aussi des gains administratifs », explique Dominique Vallée. Elle met aussi l’accent sur le bénéfice retiré des statistiques d’utilisation des informations électroniques, « une grande amélioration pour justifier l’achat ou la démarche de regroupement ». Un point confirmé du côté prestataires par Benjamin Girard pour Swets : « L’outil de gestion des achats en ligne offre une gestion sécurisée des achats et de toute la presse, avec à la clé une validation et un reporting pour les acheteurs. Dans la relation commerciale, l’outil est déterminant ».
Parmi nos témoins, Sanofi-Aventis emploie l’outil électronique de son agence d’abonnements, venu se greffer en « punch out » sur le système d’e-procurement interne. « Au fur et à mesure, nos entités se branchent sur le contenu du catalogue proposé. Une structure de pilotage semestrielle (achats et gestionnaires d’information) analyse les différents tableaux de bord et suit l’atteinte des objectifs que nous nous sommes fixés avec l’agence », expose Olivier Clauzel.

La grande question de l’information électronique

Sachant qu’au sein du laboratoire pharmaceutique, l’e-procurement vient en complément d’outils déjà existants : « Pour gérer l’achat d’information, nous nous appuyons sur un mapping de la dépense par structure, par éditeur, et ce jusqu’à un niveau de détail quasi à l’abonnement nominatif. Une cartographie complétée par divers tableaux de bord, des statistiques, un outil d’administration, mais globalement des outils simples et pertinents ». Mais pour le représentant de Sanofi-Aventis, « c’est surtout la force d’un réseau liant achats et gestionnaires d’information, structuré d’expertises et de relais, qui fera la différence ». Un réseau qui, dans la plupart des entreprises, reste à construire, en oubliant les relations difficiles qui ont pu prévaloir entre services achats et documentalistes. Et le jeu en vaut la chandelle : bien gérée et mise à disposition des bonnes personnes, l’information pèse très lourd.

 

 

Information
Un périmètre mouvant

Au-delà des seuls abonnements à des périodiques, le périmètre de l’achat d’information reste difficile à cerner et complique de fait une démarche de rationalisation des achats.
Du côté de la CCIP, ce segment de l’information concerne la presse en ligne et des bases de données très spécialisées (juridiques et économiques), destinées aux 4 000 collaborateurs. Un périmètre qui peut être élargi : « Nous allons embrasser les achats d’information mais aussi de fichiers (adresses destinées à des mailings, etc.) », explique Jean-Claude Gaillard, le directeur des achats de l’organisme, qui réfléchit à prendre en main le sujet.
Pour Imerys, spécialiste de la valorisation des minéraux, Lionel Willaert, le directeur des achats, inclut dans cette catégorie des informations sur les aspects financiers ou boursiers, des renseignements sur les sociétés, ainsi que des informations de marchés. Il y comprend également des informations spécifiques sur les métiers du groupe (bases de données sur la géologie, sur Reach, etc.) ou des informations acquises auprès de spécialistes du traitement de l’information macroéconomique, pour des thèmes comme les matériaux de construction.
Mais Lionel Willaert élargit ce périmètre aux informations métier sur les salons, la communication ou le marketing, à classer dans les prestations marketing. « Et d’autres achats sont plutôt à relier au conseil, comme les informations achetées auprès de prestataires spécialisés lorsque nous procédons à des acquisitions de sociétés. Dans ce cadre, il s’agit bien d’une prestation de conseil et non d’achat d’informations ‘‘sur étagère’’ », complète-t-il.



Achats-information
Un travail en binôme

Chez Sanofi-Aventis, la couverture de l’achat d’information est quasiment globale pour l’ensemble des entités géographiques. « Ces achats sont relativement centralisés mais restent pilotés au plus proche des problématiques métiers et culturelles locales. Selon les enjeux, certaines organisations (R & D, industriel, structures centrales, opérations pharmaceutiques, etc.) ont leurs propres responsables et gestionnaires de l’information », explique Olivier Clauzel.
Les acheteurs, formés et dédiés à leurs problématiques métiers, doivent répondre aux exigences des prescripteurs, avec deux objectifs : négocier au plus juste et chercher les synergies inter-métiers. « Et grâce à nos acheteurs R & D associés aux équipes de notre bibliothèque scientifique SILS (Scientific Information & Library Services), les organisations et pays ont à leur disposition une information à des coûts qu’aucune entité ne pourrait se payer individuellement », conclut Olivier Clauzel.
Au sein de la CCIP, un membre de la direction de l’appui aux entreprises et de l’information travaille à temps plein sur cette famille d’achats. « Nous avons identifié l’information comme un sujet important pour 2009 mais nous n’avons pas encore ouvert le dossier. Nous avons commencé à regarder les volumes et les besoins. Sur ce segment très multiforme et difficile à cerner, nous partirons très en amont. Et dans un fonctionnement très décentralisé, la collecte prend du temps », complète Jean-Claude Gaillard, le directeur des achats, qui réfléchit à travailler sur le sujet en collaboration avec les différentes directions acheteuses.
« Nous mettrons en commun les besoins des entités. Et sur ce segment hypersensible, il y a une forte dimension de confidentialité à prendre en compte », note Jean-Claude Gaillard.




Selon l’enquête SerdaLAB, le marché de l’information électronique professionnelle en France regroupe 150 acteurs, pour un chiffre d’affaires de plus de 1,5 milliard d’euros.

Par Guillaume Pommereau

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