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La Lettre des Achats - Avril 2018 N°270
Avril 2018

Secteur Public

Evénement

Alpha
Le ministère des Armées opte pour Oalia

Par Audrey Fréel

Alpha

Le ministère des Armées opte pour Oalia

Le ministère des Armées a inauguré le 16 mars son nouvel outil de pilotage des achats hors armement. Nommé Alpha, il a été développé par Oalia, Klee Group et IBM et vise à simplifier et harmoniser les processus achats du ministère.

La mission Achats du ministère des Armées vient de franchir une étape clé. Elle s’est dotée d’un nouveau système d’information et de pilotage des achats hors armement baptisé Alpha. Il constitue le pivot d’une transformation majeure engagée en 2008 et qui vise à professionnaliser la fonction achat. « Cette réforme a pour vocation d’aligner nos fonctionnements sur les meilleures pratiques, de concentrer les services acheteurs pour les spécialiser et de dégager du temps acheteur en automatisant et en digitalisant dès que possible », détaille Jean Bouverot, chef de la mission Achats du ministère des Armées. C’est sur ce dernier levier qu’intervient le SI Alpha. Il va permettre de dématérialiser l’ensemble des étapes du processus achats, de l’expression initiale du besoin jusqu’à l’archivage automatisé du marché. Les acheteurs pourront ainsi se concentrer sur des tâches à haute valeur ajoutée comme l’élaboration de marchés plus adaptés ou une meilleure connaissance des produits achetés.
« Avec l’arrivée d’Alpha, d’anciennes applications vont être retirées », a prévenu Jean Bouverot. Par exemple, lors de l’achat de nouveaux uniformes, le ministère des Armées passera désormais par Alpha au lieu de trois systèmes d’information et de plusieurs bases de données aujourd’hui. 7 000 acheteurs et prescripteurs disposeront de ce nouvel outil qui sera déployé en 2018 et 2019 sur l’ensemble des entités d’achats hors armement du ministère. Il sera muni d’un wiki qui aidera les utilisateurs à mieux tirer profit de l’outil, tout en proposant de partager les bonnes pratiques et d’échanger sur des pistes d’amélioration du dispositif. Un prescripteur pourra par exemple solliciter l’acheteur à toute étape de la vie du contrat. Au cours de l’année 2018, deux nouvelles fonctionnalités seront ajoutées : un catalogue électronique et la signature électronique.

Un déploiement à près de 10 M d'€


Le déploiement d’Alpha a été confié en 2015 à un groupement d’entreprises réunissant IBM France et deux PME françaises : Oalia, spécialisée dans les solutions achats et Klee Group qui développe des solutions digitales sur mesure. Ces acteurs se sont appuyés sur le logiciel Oalia Marchés Publics pour mettre en œuvre le nouvel outil de pilotage des achats du ministère. « Nous allons accompagner le ministère en réalisant les évolutions qui nous sont demandées et en mettant à disposition les nouvelles versions d’Oalia Marchés Publics sur lesquelles nous continuons à travailler », a indiqué Eric Decarpentries, fondateur et PDG d’Oalia. Un cycle de deux évolutions par an d’Alpha sera au programme, ce qui permettra aux utilisateurs d’avoir le temps de s’adapter aux nouvelles fonctionnalités.
D’un point de vue budget, l’enveloppe allouée à ce projet frise les dix millions d’euros. « L’ensemble des coûts relatifs au déploiement d’Alpha, intégrant l’investissement initial et deux ans de fonctionnement, s’élève à un peu moins de dix millions d’euros, aussi bien pour les charges directes qu’indirectes », a révélé Jean Bouverot. Avant de préciser : « Cette somme sera notamment compensée par l’abandon des coûts de tierce maintenance applicative des anciens SI qui seront remplacés par Alpha et le retour sur investissement qui est estimé à un peu plus de deux ans ».

18,5 Mds d’€ d’achats en 2017


« Ce nouveau SI représente aussi un signe supplémentaire que nous adressons à nos fournisseurs », a souligné de son côté Florence Parly, la ministre des Armées, avant de rappeler que le ministère des Armées était un « bon acheteur ». L’an dernier, il s’est notamment vu renouveler la labellisation Relations Fournisseurs et Achats responsables (RFAR) et a reçu le Prix des délais de paiement pour sa capacité à payer en 22,8 jours en moyenne (voir La Lettre des Achats n°268).
Le ministère des Armées recense 29 000 fournisseurs, dont 80 % de PME et TPE. Ces dernières engrangent plus de 30 % des commandes hors armement (qui s’élèvent à plus de quatre milliards d’euros). Avec environ 18,5 milliards d’euros d’achats en 2017, ce ministère représente le premier acheteur de l’Etat. La fonction achats, qui compte plus de 2 600 personnes, gère 350 segments d’achats répartis en différentes catégories dont l’acquisition d’équipements militaires (uniformes, gilets pare-balles…), les activités de maintenance, le soutien général (gardiennage, nettoyage, gestion et traitement des déchets, transports…) et les achats métier (informatique, santé, infrastructure et maintenance immobilière…).
La Défense et 17 grands groupes réunis au sein du programme Vision Digital Achats
Isabelle Quettier, directrice des achats de Suez Environnement (7 milliards d’euros d’achats dont 3 milliards d’euros en France), est intervenue lors de cette inauguration pour partager sa vision de la transformation digitale dans les achats. Elle a intégré le groupe Suez en 2012 pour y créer la direction des achats. « Le SI achat est une brique clé dans la stratégie achats. Il constitue une formidable opportunité pour apporter de la performance durable, faciliter le quotidien, amener de l’agilité et focaliser les achats sur la valeur ajoutée et l’innovation », a-t-elle expliqué. Partant de ce constat, Suez, accompagné du ministère des Armées et de 17 grands groupes dont Engie, Total, la Société Générale ou encore Faurecia, participe au programme Vision Digital Achats animé par notre chroniqueur Thierry de Cassan (Tolson Consulting). « Ce projet nous permet de partager nos démarches de digitalisation dans les achats. Nous nous intéressons notamment à la fiabilisation des données, l’intelligence artificielle, le pilotage des informations fournisseurs et les places de marchés », énumère Isabelle Quettier. L’objectif étant de bâtir une vision digitale commune de la fonction achat.

Par Audrey Fréel

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