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La Lettre des Achats - Décembre 2018 N°277
Décembre 2018

Secteur Public

Événement

Forum des achats publics
L’anticipation, clef de l’agilité des Achats

Par Guillaume Trécan

Forum des achats publics

L’anticipation, clef de l’agilité des Achats

Lors de son colloque sur les achats publics, jeudi 15 novembre à Ballard, le CNA a invité de grands acheteurs publics à réfléchir sur la notion d’agilité. Une notion largement éprouvée par les Achats dans leur capacité à se transformer et à conduire le changement.

L’agilité est-elle au coeur des achats publics comme l’affirmait le titre de la cinquième édition du Forum de l’achat public organisée par le Conseil national des achats ? Sans doute, si on la considère sous l’angle organisationnel. Ainsi, dix ans après la nomination de Jean Bouverot au poste de responsable ministérielle des achats rattaché au Secrétariat général à l’administration (SGA) du ministère de la Défense (voir La Lettre des Achats n°166), son
service doit être fusionné avec les achats de la direction générale à l’armement (DGA) d’ici la fin de l’année. « Le premier enjeu, c’est celui du décloisonnement. Brisons ces cloisons et en particulier celles qui séparent, encore trop souvent les achats d’armement et les achats hors-armement », a ainsi déclaré la ministre de la défense, Florence Parly en introduisant la journée organisée par le CNA, annonçant pour la fin de l’année, une instruction ministérielle confortant cet enjeu.

Les achats de la Défense opèrent leur jonction


Ce sont ainsi 19,5 milliards d’euros d’achats qui devraient être gérés de manière convergente : quatre milliards d’euros d’achats courants, actuellement sous la responsabilité du SGA, sur lesquels les équipes de Jean Bouverot revendiquent 124 millions d’euros d’économies en 2017 et plus de 15 milliards d’euros d’équipements pour les forces armées que gère la DGA avec 450 personnes, dont 250 « praticiens de l’achat ».
Florence Parly a aussi rappelé les efforts déjà entrepris au regard de l’« obligation de modernité et de performance » des achats publics, notamment avec la mise en oeuvre de la dématérialisation via le nouveau système transactionnel Alpha (Oalia) en cours d’implémentation (voir La Lettre des Achats n°270). « C’est un enjeu pour plus de facilité, pour plus de temps libéré », précise la ministre qui poursuit : « nous avons besoin de ce temps utile. Nous avons besoin de ce dialogue avec nos fournisseurs et nos prescripteurs, car chacun se doute que l’on ne commande pas un drone comme un stylo. »
Un dialogue dans lequel les acheteurs de la défense se sont déjà investis, notamment en multipliant les rencontres Défense entreprises, avec quatorze dates sur le territoire depuis le début de l’année permettant de contacter 1 200 entreprises. Il s’est aussi incarné dans le dialogue avec certaines fédérations professionnelles, par exemple dans le domaine de l’achat des fournitures de bureau, où cette approche a permis l’élaboration d’un accord-cadre ministériel mono attributaire impliquant un groupement de 18 PME.

La professionnalisation au pas de charge


Au Conseil régional d’Île de France, dont le président du CNA, Marc Sauvage est le DG adjoint, en charge des achats, de la performance, de la commande publiqueet du juridique, l’agilité des Achats s’incarne dans l’émergence de la fonction à grande vitesse, depuis la nomination de ce dernier en novembre 2016, assortie d’un objectif de 100 millions d’euros de gains sur achats à l’horizon 2021. En 2017, la création de la fonction achats (16 personnes) a déjà permis, 15 millions d’euros de gains et en 2018 40 millions d’euros. Avec l’instauration de nouveaux process plus efficaces, elle a aussi permis de réduire les temps de réponses aux appels d’offres, entre  l’expression du besoin et le lancement du projet, de six à deux mois. Les équipes de Marc Sauvage ont également investi le terrain de l’innovation afin de capter des idées nouvelles et de connecter les besoins du conseil régional avec l’ensemble de ses partenaires (voir La Lettre des Achats n°274).
Un domaine que ne boude pas le directeur des achats de l’État (DAE), Michel Grevoul, qui a d’ailleurs formé dernièrement ses acheteurs au Design Thinking. Mais il a préféré prendre le contre-pied du thème proposé, en faisant l’éloge de la tortue prévoyante plutôt que celui du lièvre agile. « Un achat fait dans l’urgence bien souvent c’est un mauvais achat », rappelle celui qui s’est battu depuis sa prise de fonction pour que les ministères aient une vision programmatique de leurs achats.
Un combat payant qui a abouti à la publication en début d’année d’une programmation à quatre ans des besoins de l’État représentant près de 14 milliards d’euros d’achats d’ici à 2021. Anticiper pour mieux comprendre le besoin, mieux construire son appel d’offres et transmettre une demande plus claire aux fournisseurs.

Bien régler la mire pour que le marché touche sa cible


Le directeur adjoint économie, finances, patrimoine et investissement de l’APHP, Michaël Cohen est sur la même longueur d’ondes et met en garde : « confondre agilité et précipitation, peut amener des rigidités futures ». Ainsi, s’il apprécie les nouvelles possibilités offertes par la réglementation, telles que le dialogue compétitif, il note : « en général, ce qui n’a pas été défini de manière claire au départ, ne va pas se préciser par la suite ». Pour ce qui est de l’organisation achats, en tout cas, la situation a été clairement définie de longue date à l’APHP, avec deux directions couvrant 96 % des 2,180 milliards d’euros d’achats notifiés en 2017 : ACHAT (Achats centraux hôteliers, alimentaires et technologiques) et AGEPS (agent général des équipements et produits de santé) pour les médicaments et produits de santé. Sur le résultat aussi, les choses sont assez claires : 73 millions d’euros de gains prévus en 2018. « L’agilité organisationnelle, pour nous, consiste à créer un espace collaboratif », analyse Michaël Cohen. Comme l’a souligné Michel Grevoul, c’est en amont des appels d’offres, par une collaboration entre prescripteurs, acheteurs et fournisseurs que tout se joue.
D’où la nécessité d’une « agilité réglementaire » prônée par la directrice des affaires juridiques du ministère de la Défense, Claire Legras : « nous essayons de faire en sorte que toute production normative tienne pleinement compte des enjeux du ministère » ; à commencer par l’efficacité opérationnelle des troupes. En accord avec l’appel à l’« audace » lancé plus tôt par Florence Parly, Claire Legras se fait fort de « desserrer la contrainte externe et interne » pour les acheteurs, confortée en cela par « une jurisprudence plus confiante, avec une logique plus libérale ». Sur 1 000 avis de marchés publiés l’an dernier, moins de 4 % ont fait l’objet d’un recours à contentieux et moins de 0,6 % ont été annulés. De là à faire monter les acheteurs au front la fleur au fusil…

Par Guillaume Trécan

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