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La Lettre des Achats - Janvier 2005 N°124
Janvier 2005

Management

Dossier

Matières premières : la hausse, prétexte aux délocalisations

Les articles

Matières premières : la hausse, prétexte aux délocalisations

PME : les achats  adaptent les recettes des grands

Acheteur en PME
Le parcours du combattant

Pacte PME
Les grands comptes s'ouvrent aux PME

Soermel Laser
L’union fait la force

Atlantem
Une priorité : contrer la hausse des prix

Étude lectorat
Votre organisation achats nous intéresse !

Achats publics : l’Europe gagnée par les nouveaux outils

Union européenne
Un cadre juridique disparate

Allemagne
La révolution e-Vergabe

Partenariat privé-public
Une association gagnante

Témoignages

Alain Poix Directeur général, Fim
« Une table ronde pour rassembler  clients et fournisseurs »

Jean-Paul Bugaud Directeur général, Symap
« Faire passer les hausses de prix auprès des acheteurs »

Francis Sarrazin, Consultant indépendant en achats et productivité
« Autre problème lié à la pénurie : le manque de visibilité »

Joël Pautrieux Directeur des achats, ECM
« Réduire la hausse plutôt que la supprimer complètement »

Laurent Villard Senior purchasing director, mechanical commodities, Electrolux Home Products Europe
« La hausse sert d’accélérateur vers les pays à bas coûts »

Patrice Puthod Directeur des achat, Lohr
« Garantir l'alimentation des lignes de fabrication »

Philippe Vandecasteele Directeur des achats, Montupet
« Des matériaux recyclés pour baisser nos prix d'achat »

Yvon Squividen Responsable des achats, Triapt Production
« Remettre nos produits sur la planche à dessin »

Matthieu Velthier Responsable des achats, Zefal
« Nous regroupons de plus en plus nos achats »

Christophe Hilpert Responsable des achats et de la logistique, Mesura
« Maintenir des relations pérennes avec nos fournisseurs »

Philippe Monnier Responsable des achats et de la logistique, SNEES
« Nous avons sécurisé nos achats auprès de nos fournisseurs »

Ezio Melzi Directeur commercial, BravoSolution
« Une place de marché  pour centraliser les contrats-cadres »

Friedrich Ludwig Hausmann Spécialiste du droit des marchés publics, Freshfields Bruckhaus Deringer
« La dématérialisation automatise les procédés »

Urbain Bruggeman Directeur, cellule conseil et politique d'achat du gouvernement belge
« Une communauté en ligne pour partager les pratiques d'achat »

Elisabeth Vogt Chef du secrétariat de la Commission des achats
« Une plate-forme internet commune à toute la Suisse »

Martin Lightbown Directeur des achats, université de Warwick
« Regrouper les achats généraux des universités »

Niels Frederiksen Directeur, National Procurement Ltd
« La dématérialisation a abouti à 30 % d'économies »

PME : les achats adaptent les recettes des grands

Points-clés

Les cinq points-clés

Achats publics : l’Europe gagnée par les nouveaux outils

Par la rédaction

Allemagne

La révolution e-Vergabe

Depuis décembre 2003, l'Allemagne a entrepris un vaste programme d'optimisation de ses achats, applicable sur deux ans. Les points essentiels sont l'introduction d'un procédé électronique, le transfert des compétences aux organisations centrales de la fédération et la conclusion de contrats-cadres. Avec pour but une meilleure uniformisation des systèmes d'achat de la fédération.

La démarche allemande est novatrice dans la mesure où elle implique une meilleure définition des besoins des administrations dans l’accomplissement de leurs tâches. Dans le passé, le gouvernement s’est surtout concentré sur le contenu du programme d’achat et sur le contrôle des moyens budgétaires. Maintenant, il essaie d’influencer les administrations plus en amont, dans la définition de leurs besoins. Le point crucial reste le lancement d’une place de marché électronique pour la fédération, e-Vergabe, pour traiter toutes les étapes, de l’appel  d’offres à la signature du contrat en ligne. C’est aussi une étape centrale du programme Bundonline qui vise à mettre en ligne tous les services de l’administration fédérale à l’horizon 2005. Les fournisseurs peuvent y trouver les appels d’offres du moment, télécharger les dossiers de consultation et répondre en ligne. Dès la connexion, ils peuvent recevoir une aide technique. Pour l’administration, ce système est plus rapide, plus  économique et plus transparent.
La plate-forme est également mise à la  disposition des Länder et des communes. Ce système nécessite que les entreprises s’équipent de cartes à puces et d’appareils pour lire ces cartes. Autre point du programme : la mise en ligne d’un grand magasin virtuel (Kaufhaus des Bundes online). Les services publics bénéficient ainsi des contrats-cadres conclus par la fédération, par le biais d’un catalogue interne répertoriant les biens et les services, avec à la clé une meilleure standardisation des besoins.  « Les autorités peuvent commander les produits suivants sur le magasin virtuel de la fédération : meubles, fournitures de bureau, matériel et consommables informatiques, matériel de nettoyage, véhicules pour le  personnel, etc. Cette gamme va être étendue à des articles utilisés en grande quantité, comme les batteries, les pneus de voiture  ou de nouveaux véhicules », détaille Jörg von Wangenheim, chargé de la modernisation du bureau d’achat du ministère de l’Intérieur. Ainsi, l’administration publique achète en direct chez les fournisseurs, ce qui entraîne des économies de temps et d’argent et renforce les liens entre fournisseurs et acheteurs publics. La confidentialité est garantie, via la signature électronique, ainsi que la transparence.
En revanche, les enchères inversées ne se sont pas encore imposées. Comme le précise Felix Grau pour Architext Software GmbH, spécialiste des solutions informatiques pour le BTP : « Les enchères permettent d’avoir des biens à des prix inférieurs mais contredisent le principe de confidentialité et d’interdiction de négociation pour les appels d’offres. Dans le cadre d’e-Vergabe, les opportunités et les risques liés aux enchères sont évalués. Le ministère du Travail et de l’Industrie analyse par exemple s’il existe une voie juridique pour leur application ».

Vers une concentration des achats

Ce programme d’optimisation des achats conduit à une unification des processus qui s’avérait nécessaire. En effet, les 600 places de marché de la fédération différaient dans leurs structures et leur mode de travail. Elles avaient tendance à conclure des marchés  à des conditions et à des prix différents. De plus, trop de personnes et d’organisations étaient en charge séparément des achats. Les bureaux d’achat centraux existaient, avec des compétences limitées. « Seuls le ministère de l’Intérieur et le ministère de la Défense ont toujours été des bureaux d’achat importants », explique Michael Kock, responsable du droit des marchés du bureau d’achat du ministère de l’Intérieur. Ce bureau achète ainsi des biens nécessaires à l’accomplissement des tâches administratives du ministère et pour certaines administrations publiques liées à son domaine d’activité : l’Office fédéral de police criminelle, l’Office fédéral pour la protection de la Constitution ou des fondations bénéficiaires de subventions. En revanche, il n’achète pour d’autres administrations qu’à leur demande. Cette situation est due à une disposition de la Loi fondamentale qui précise que chaque ministère est responsable de son domaine d’affaires.
Le programme de la fédération ne doit pas mener à une centralisation obligatoire ; chaque autorité peut gérer ses achats, en s’appuyant sur le système électronique et les contrats-cadres. Cependant, dans les faits, notamment grâce aux outils en ligne, on observe davantage de coordination entre les bureaux d’achat, pouvant aboutir à terme à une  plus grande centralisation. « Le programme  mis en œuvre par la fédération a entraîné  une recentralisation. Les bureaux d’achat  centraux se sont coordonnés pour un meilleur regroupement des achats », témoigne Monika Elschner, directrice du département des services centraux du bureau d’achat du ministère de l’Intérieur. Ce que confirme Jörg von Wangenheim pour le même ministère : « Maintenant, la logique est à la concentration des achats par de grandes places de  marché et à la diminution du nombre de  procédures d’achat ».

Les sept points pour l'optimisation des achats
1. Publication de l'annonce des procédures  d'attribution des marchés sur un portail internet central de l'administrationde la fédération.
2. Informatisation des processus  d'adjudication sur la base d'un système électronique sûr et conforme au droit.
3. Achat des produits et services standard en suivant les contrats-cadres conclus par les centrales d'achat.
4. Établissement d'un supermarché virtuel où des contrats-cadres seront gérés et mis à disposition des administrations.
5. Élaboration d'un catalogue standard, développé par les centrales d'achat, mis à la disposition de toutes les administrations fédérales.
6. Développement de processusd'application entre acheteurs et fournisseurs.
7. Coordination du programme  par le ministère de l'Économie  et du Travail et le ministère de l'Intérieur.  Administration des contrats-cadres  et coordination du travail en commun  des places de marché par la centrale d'achat du ministère de l'Intérieur.

Par la rédaction

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