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Par François Le Roux

Des outils de conduite du changement

Leviers de performance opérationnelle, les SI achats sont au cœur de la nouvelle mutation de la fonction achats qui aspire à s’imposer dans le rôle de « business partners ». Ils contribuent activement aux plans de performance mis en place dans nombre d’entreprises.

Pour atteindre leurs objectifs, les directions des achats sont de plus en plus à privilégier la modernisation de leur SI achats. Notre enquête souligne en particulier que cet axe de travail est passé en 2015 devant d’autres leviers d’action tels que le redesign to cost ou encore les initiatives en matière de RSE, jusqu’à se hisser au même niveau que l’innovation. Neuf directeurs achats l’ont même placé en tête de leurs axes de travail contre un seul en 2014.
Cette volonté de disposer d’un outil performant coïncide généralement avec le souhait d’accroître la maturité des achats. « L’enjeu de notre nouvelle solution d’e-sourcing se situe au niveau de l’animation et la professionnalisation des achats de Bouygues Immobilier. C’est un outil de management permettant de travailler avec des process communs et d’opérer une montée en compétence de nos équipes. L’objectif est de mieux travailler entre acheteurs mais aussi plus efficacement avec nos clients internes et les entreprises-fournisseurs », explique Olivier Villard, directeur des achats de Bouygues Immobilier. « Ces évolutions s’inscrivent dans une stratégie d’harmonisation de nos systèmes en lien avec les équipes d’Heineken International » souligne pour sa part Gudrun Lemli, directrice des achats d’Heineken France, tout en précisant que les objectifs visés sont multiples, comme « l’optimisation des coûts mais également le suivi fournisseur des indicateurs délais de livraison et qualité ».

Socle de la performance achats


L’optimisation des process et du travail d’équipe sont ainsi recherchés pour gagner en efficacité. « L’adoption de ce nouveau SI achats constitue le socle d’une réflexion plus large sur le fonctionnement général des achats et leur performance. La RATP doit en effet se préparer à sa prochaine entrée dans un environnement ouvert à la concurrence. Nous devons rapidement gagner en efficacité. Dès 2017, la direction des achats aura d’ailleurs à dresser un premier bilan concernant les retombées de notre nouveau SI achats. De fait, il va permettre aux acheteurs de gagner du temps sur l’administratif et faire évoluer les pratiques et les contributions de chacun. Ils pourront ainsi se concentrer sur les tâches à forte valeur ajoutée » indique Christine Hincelin, responsable de l’unité développement des achats à la RATP.
Permettre aux acheteurs de monter en gamme constitue notamment une préoccupation largement partagée. « L’objectif est de fluidifier nos process, en réduisant la charge de travail de nos opérationnels. Nous souhaitons également disposer de bases de comparaisons entre fournisseurs et prestations. Enfin, notre volonté est d’optimiser le pilotage de nos dépenses », explique Valérie Rippoll, directrice des achats chez Idex, qui s’est engagé dans une profonde remise à plat de l’existant. « La transformation de notre SI achats est actuellement en phase de brainstorming, précise-t-elle. Nous avons pour le moment engagé une mission de cadrage afin de faire un état des lieux de tous les flux achats passant par la plate-forme Bpack mais également en dehors. Notre volonté est d’élargir le champ des flux traités et de revoir la globalité des fonctionnalités offertes par notre SI achats. Une fois cartographiés nos besoins exacts, nous aviserons quant à l’opportunité d’un changement de SI achats. Nos pistes de réflexion varient à ce stade entre un outil d’e-procurement amélioré, de source-to-pay, l’adoption d’un portail fournisseur, voir d’une solution globale ».

Pouvoir partager une information fiable


Attendu au tournant sur le résultat de leurs actions, les organisations achats éprouvent en outre un besoin vital de disposer d’une information homogène et solide. « Jusqu’ici, les différentes branches disposaient d’outils hétérogènes qui complexifiaient le partage d’information entre acheteurs et surtout la lisibilité de notre politique achat par nos clients internes. Notre projet consiste à faire converger notre réseau vers une solution unique dédiée à la fonction achat et permettant de gérer nos fournisseurs, contrats, consultations, évaluations ainsi que nos achats projets. Cet outil nous permettra de gagner en productivité et de favoriser l’échange et la capitalisation des informations. Il sera également notre portail de communication en interne et contribuera à l’utilisation de nos contrats et au respect des politiques achats », déclare Julien Blazy, responsable développement SI achat chez Eiffage
L’enjeu est ainsi de décloisonner les process achats. « La suite Bravo Solution va nous permettre d’avoir un pilotage transversal de nos achats et de gérer de bout en bout nos dossiers achats jusqu’à la signature mais également d’assurer un suivi de l’exécution des prestations post-signature. Cette solution nous permettra notamment d’optimiser l’information disponible au sein de notre ERP Oracle. Notre souhait est plus généralement de décloisonner nos sept unités achats par une harmonisation des process et l’instauration de bonnes pratiques. Au-delà de l’optimisation de nos process internes, notre ambition est de mieux piloter la performance fournisseurs, contrat par contrat, et de disposer de synthèses sur la qualité des services fournis » détaille Jean-Philippe Cressiaux, chef de projet développement des achats à la RATP.
La maîtrise de l’information est également incontournable pour approfondir la gestion des fournisseurs. « Notre ambition est d’optimiser le choix de nos fournisseurs et nos appels d’offres en ligne dans un premier temps au niveau national. Nous souhaitons en particulier que nos équipes disposent à tout moment d’une base les informant des justes prix du marché des fournisseurs-poseurs. Le module d’évaluation des entreprises partenaires nous permettra de cibler les plus performantes et de les accompagner le cas échéant pour les faire progresser en matière de qualité de services, de coûts, et de développement durable. Disposer d’un tel outil de partage de l’information et de connaissance de notre tissu fournisseurs est une denrée essentielle pour un groupe aussi décentralisé que Bouygues Immobilier » explique Olivier Villard.

En synergie avec les plans d’entreprise


Repenser son SI achats coïncide dans bien des cas avec une refonte de l’organisation achats. « Avec la réorganisation des équipes achats sous une direction commune depuis juin et l’arrivée sur le Campus de Vélizy, la fonction achat d’Eiffage est en pleine mutation. Les objectifs portés par cette nouvelle direction ont été définis, partagés et communiqués au sein du groupe et les outils font partie des leviers qui vont nous permettre de les atteindre. C’est dans ce contexte que nous avons initié une démarche de modernisation de notre SI et en alignant notre stratégie outil sur la stratégie achat » explique Julien Blazy.
La modernisation des SI achats s’inscrit également bien souvent dans un projet d’entreprise dépassant les seuls achats. « Le déploiement de notre SI achats s’intègre dans un projet d’entreprise plus vaste et transversal. Au-delà des achats, cela concerne deux autres filières : la valorisation immobilière et la logistique. Son déploiement est orchestré par notre département informatique. Une cellule projet IT est d’ailleurs intégrée au sein des achats » déclare Jean-Philippe Cressiaux. Un schéma que confirme Valérie Rippoll : « La réflexion sur nos besoins en matière de SI achats fait partie d’un projet d’entreprise plus large mettant en avant la digitalisation de l’ensemble de nos process. Nous recherchons en particulier à disposer de solutions transversales entre les métiers du groupe afin d’homogénéiser nos process et d’accroître les échanges. En interrogeant nos équipes et services du groupe, nous visons plus généralement à ne pas empiler différents systèmes et répondre au maximum aux attentes de nos collaborateurs. »

Un seul et même SI achats


Sur le plan technique, la volonté des directions achats est globalement d’offrir un outil de travail commun à l’ensemble de leurs équipes. « Nous déployons actuellement une plate-forme d’e-sourcing à partir de la solution d’Ivalua. Concrètement, nous sommes encore en phase de test. Sa mise en place définitive est planifiée pour 2016. Jusqu’ici, nous ne disposions d’aucune solution dédiée d’e-sourcing. Chaque responsable achats gérait ses appels d’offres à l’aide de multiples fichiers Excel, mails et documents pdf. Notre volonté est désormais de disposer d’un outil transverse » indique Olivier Villard, tout en ajoutant « Notre budget achats annuel pour les travaux s’élève à 1,1 milliard d’euros. En comparaison, le prix de la plate-forme Ivalua et des services associés est très faible, quelques dizaines de milliers d’euros. Le véritable enjeu réside dans le taux d’adhésion de nos équipes. Fin 2016, notre objectif est d’atteindre 100 %. » Julien Blazy souligne pour sa part les avantages d’un déploiement par étapes : « Déjà présent dans le groupe depuis de nombreuses années pour l’analyse des dépenses, BravoSolution est le partenaire qui a été retenu pour réaliser ce projet qui sera mené jusqu’à fin 2016. Nous avons privilégié une démarche "quickwin" avec un déploiement par fonctionnalité pour favoriser l’adoption des utilisateurs et permettre une montée en compétence progressive ».

Des investissements conséquents


Le déploiement des SI achats doit plus généralement s’analyser comme un objectif structurant de la politique achat d’une entreprise. « Pour accompagner la nécessaire professionnalisation de ses achats, la RATP a débloqué cette année une ligne de crédit visant à moderniser son SI achats. La suite complète de Bravo Solution a été retenue. Il s’agit d’un investissement de plus de 2 millions d’euros sur cinq ans. L’objectif est d’équiper l’ensemble de nos 160 acheteurs et d’être opérationnel à compter de février 2016. Le déploiement commence fin novembre par le département systèmes d’information et télécom. L’adoption de ce nouveau SI achats s’inscrit dans la continuité de nos objectifs 2014. A savoir, améliorer la productivité de nos achats et dématérialiser nos process. Ce dernier élément sera en l’occurrence repris et porté par notre nouveau SI achats » déclare Christine Hincelin.
Etape indispensable sur le chemin du développement des compétences des acheteurs et de l’optimisation des process achats, la recrudescence des projets en matière de SI achats apparait finalement comme un signe tangible que la fonction achats se donne les moyens de ses ambitions.
Portraits

Olivier Villard
,
Directeur des achats, Bouygues Immobilier

" Notre nouvelle solution d’e-sourcing est un outil de management "


Christine Hincelin
,
Responsable de l’unité développement des achats, RATP

" L’adoption de ce nouveau SI achats s’inscrit dans la continuité de nos objectifs 2014 "

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