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Par la rédaction

Merck Pharma

Des achats d'information mieux maîtrisés

Pour optimiser la gestion des 4 millions d'euros de dépenses annuelles en achats d'information, les acheteurs du groupe pharmaceutique ont réaffirmé le rôle de leur service et fait passer toutes les commandes dans l'ERP. Ce travail a aussi conduit à mieux partager les informations entre filiales et à multiplier les synergies. Tout en tenant compte des attentes des professionnels du secteur.

Dans une suite logique de maîtrise croissante des dépenses, les acheteurs se sont d’abord attaqués aux achats hors production à caractère physique, avant de se consacrer au conseil et maintenant à l’information. Ce type d’achats comprend un ensemble de prestations de services à caractère intellectuel mais ne constitue pas encore un portefeuille strictement défini. « Pour notre part, nous intégrons dans ce domaine la traduction, les abonnements, la librairie ainsi que les achats d’art et les droits liés à l’utilisation d’images, toutes catégories que nous avons déjà travaillées. S’ajoutent les tirés à part (TAP), c’est-à-dire les articles ou les dossiers issus de publications scientifiques auxquelles nous avons acheté les droits de reproduction pour nos revues internes, les fichiers d’adresses (médecins, pharmaciens, prescripteurs) et les études et données marketing. À l’heure actuelle, nous nous penchons sur ces dernières catégories », détaille Michel Alquier, directeur des achats du groupe. En 2004, les achats d’information ont représenté un montant de 4 millions d’euros, selon les statistiques issues de l’ERP SAP sur les familles évoquées. Les études et les données pour le marketing couvrent à elles deux 60 % de ce total.
Auparavant, les achats d’information étaient gérés par les services généraux pour les abonnements et la librairie, et par les services marketing ou d’études marketing pour les achats d’art, les tirés à part et les fichiers d’adresses. « Pour mieux les maîtriser, nous avons suivi deux grandes orientations. Nous avons d’abord réaffirmé le fait que la politique achats concernait toutes les dépenses de l’entreprise, y compris les prestations intellectuelles. Ensuite, nous avons souligné qu’il était important de saisir dans SAP toutes les commandes dues à ces achats afin de mieux "capturer" l’information et de nous donner une meilleure visibilité. À partir de ce moment, nous avons pu nous lancer dans des projets d’optimisation ».

Distinguer achats récurrents et achats ponctuels

Le fonctionnement adopté tient compte de la nature même de ces dépenses. Pour des achats récurrents comme les traductions ou la librairie, des fournisseurs ont été référencés avec des contrats-cadres à la clé. Pour des achats ponctuels, telles les données marketing, médicales et épidémiologiques, la démarche s’est faite au cas par cas, avec un binôme acheteur-demandeur. À noter que ces données, tout comme les études marketing, sont disponibles auprès de prestataires internationaux très spécialisés.
« Avant tout, nous visions à améliorer notre visibilité et notre processus d’acquisition : l’objectif reste de sécuriser ces achats pour nous en garantir les droits d’utilisation. Avec nos collègues des services achats des autres entités du groupe, nous avons réussi à établir des contrats-cadres européens. Nous n’avons cependant pas assez de recul pour estimer les économies réalisées », poursuit Michel Alquier. Parallèlement, des données ont été mises en commun, ce qui a permis de construire un benchmarking interne. Les entités qui achetaient déjà bien ont pu obtenir de meilleurs prix ; de leur côté, les plus petites entités en ont aussi tiré un bénéfice.
En interne, la prise en main reste délicate : les prescripteurs ne voient pas nécessairement l’information comme un achat. Et face à l’acheteur, le prescripteur dispose d’un pouvoir important : il connaît le marché. « De plus, sur certains sujets, nous faisons face à des grands fournisseurs difficilement contournables : les prescripteurs achètent donc auprès d’une société, sans mettre nécessairement le critère économique au premier rang ; la qualité et la garantie de sérieux des informations acquises priment. Cette situation a orienté notre travail sur d’autres critères que le seul prix. Par exemple, nous cherchons à éviter d’acheter le même produit au sein de plusieurs filiales : l’achat de l’une bénéficie aux autres, avec en outre une meilleure visibilité ».
Un autre point a joué en faveur des achats. À l’échelle européenne, un service support au marketing a été mis en place. Il a rapidement fait le constat que chaque filiale achetait ses informations de son côté. « Pour renforcer la cohérence de l’achat d’information, ce service nous a sollicités. Nous avons pu allier notre volonté d’améliorer la visi- bilité de nos dépenses et celle du service marketing à un haut niveau », conclut le directeur des achats.

Portrait

Michel Alquier (43 ans, ingénieur, MBA international de management) a travaillé pour Renault avant de s'orienter vers le conseil en management de projets. Il a par la suite rejoint l'industrie pharmaceutique en tant que spécialiste de projets liés à la R & D pour Lipha (repris depuis par Merck). Cette convergence des projets vers l'optimisation des achats hors production l'a amené à prendre la direction des achats de Merck Pharma.


 

En chiffres

Merck Pharma Éthique France
Merck Santé + Theramex : domaine cardiovasculaire, diabétologie/endocrinologie, alcool et dépendances, dermatologie, oncologie, santé de la femme
Chiffre d’affaires : 602 millions d'euros
Effectif : 2 200 personnes
Montant des achats : 302 millions d'euros
Effectif achats : 10 personnes en central
 

Par la rédaction

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