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La Lettre des Achats - Février 2005 N°125
Février 2005

Management

Dossier

Développement durable : des achats éco-compatibles ?

Les articles

Développement durable : des achats éco-compatibles ?

Normes environnementales et écolabels
L'essor des notations

Union européenne
L'industrie passe au vert

France
Des contraintes environnementales pour les entreprises

Développement social
Vers des achats plus éthiques

Mairie d'Angers
Des achats éco-responsables

International
L'âge d'or de l'environnement

La CDAF à l'étude
Un référentiel pour le développement durable

Déchets industriels
Les trois catégories

Traitement des déchets
Un marché en forte progression

Dématérialisation : pourquoi la facture électronique doit intéresser les achats

Facture
Au coeur de la relation commerciale

Europe
Les barrières légales sont tombées

EDI
Une alternative pour le zéro papier

GE Factorance
A l'avant-poste de la dématérialisation

Témoignages

Zeev Flath Consultant associé, 2C Management
« La maîtrise des risques n'a pas de prix »

Jacques Barrailler Directeur des achats groupe, Alcan
« Intégrer l'environnement dès la conception du produit »

Frédéric André Responsable des achats et de l'environnement, Delipapier
« Une majorité de nos fournisseurs est certifiée ISO 14001 »

Vincent Roubertie Chef du département achats, Cogema Logistics
« Nous mettons en place une cartographie des risques »

Jean-Michel Coulon Directeur des achats, Michelin
« Protéger l'industrie de la gomme naturelle »

Frédéric Baverez Directeur réduction des coûts et achats, Suez
« Prendre en compte le coût total d'usage des produits »

Dirk Boon Coordinateur environnement, Volvo 3P et Jean-Marc Lanne Secrétaire général des achats, Volvo 3P
« Anticiper en permanence la législation environnementale »

Ludo Graulus IT manager, VCST Belgique
« Des factures dématérialisées à l'échelle européenne »

Philippe Vandel Directeur des ventes e-services, Guilbert – Office Dépôt
« La dématérialisation fiscale est un gain pour nos clients »

Florent Boyeldieu Responsable des achats, MTK
« Plusieurs clients nous demandent la dématérialisation en EDI »

Dématérialisation : pourquoi la facture électronique doit intéresser les achats

Points-clés

Dématérialisation
Les dix points-clés

Interviews

Jean-Paul Laude - Secrétaire général des achats, Crédit Lyonnais
« L'intégration de nouveaux fournisseurs est facilitée »

Alexandre Scheer - Responsable du contrôle de gestion et des SI achats groupe, Galeries Lafayette
« 60 millions d’euros d’achats sont dématérialisés »

Jean-René Laplace - Responsable du département e-business, Total
« Nous avons dû prolonger la phase pilote »

Par Sylvain Chanourdie schanourdie@lettredesachats.fr

Dématérialisation : pourquoi la facture électronique doit intéresser les achats

Pour la première fois, La Lettre des Achats traite de la facture électronique. Les conditions juridiques et techniques sont enfin réunies pour en faire le chantier corollaire de l'e-procurement. Si les gains profitent surtout aux services comptables, la dématérialisation implique de plus en plus les achats. De grands groupes se lancent et veulent fédérer des milliers de fournisseurs autour du zéro papier. Tour d'horizon d'un marché naissant.

« Le marché de la facture électronique rappelle celui de l’e-procurement à ses débuts ». Toutes proportions gardées, cette réflexion traduit bien les promesses de ce marché naissant. Sont réunis les ingrédients d’un grand pas en avant de l’informatisation du cycle de facturation. Avec une « nouvelle » offre fiable, supprimant totalement le papier dans le cycle de facturation contrairement aux précédentes, la présence d’une pléthore  de prestataires aux positionnements assez divers, depuis le simple éditeur de logiciels de numérisation jusqu’au prestataire d’externalisation de factures, ainsi qu’une question sémantique (et juridique) : « Qu’est-ce qu’une facture dématérialisée ? » Au cœur du débat, des enjeux très importants : les 50 premières entreprises françaises dépenseraient en moyenne 22 millions d’euros par an pour traiter leurs factures. Celles classées aux rangs 50 à 170, 3,3 millions d’euros par an. Au-delà, jusqu’au rang 1170, la dépense moyenne est évaluée à 0,33 million d’euros (chiffres cités par Le livre blanc de la facture électronique de Deskom, obtenus à partir de deux études d’Arthur D. Little et de la Société générale). Enfin et surtout, toujours en quête d’optimisation des coûts, les entreprises prennent conscience de l’importance de la facture électronique.
Deux études concordantes confirment ce nouvel intérêt. Dans la dernière mise à jour de son enquête annuelle sur l’e-achat, Markess International a interrogé pendant l’été 2004 une quarantaine de responsables des achats. L’étude fait ressortir un nombre important d’entreprises ayant entrepris ou prévoyant de lancer un projet de dématérialisation de la facture : 8 % ont déjà une solution opérationnelle, 30 % ont un projet de dématérialisation en cours et 40 % ont un projet en réflexion. L’Observatoire des échanges électroniques professionnels d’Edifrance conforte cette tendance : sur 1 406 entreprises interrogées, 54 % annoncent un projet de dématérialisation de la facture dans les 18 mois. Du côté des prestataires, un seul mot d’ordre, comme l’affirme Caroline Mauguy, responsable marketing de b-process, opérateur de plates-formes de dématérialisation : « Nous sommes résolument optimistes ». Christophe Lucot, responsable marketing produit du prestataire EDI Prologue eProcess, avance même « qu’à l’horizon de deux à trois ans, 10 000 entreprises auront franchi le pas du zéro papier ».
Au-delà des chiffres et des prévisions sans doute encore trop prématurés, la facture dématérialisée a pour caractéristique de recouvrir des acceptions très différentes. Certaines entreprises la cantonnent à la seule numérisation des factures papier (voir ci-dessous). À l’inverse, d’autres très avancées sur le sujet ont entamé la dématérialisation des échanges commerciaux dès le début des années 1990 avec l’EDI. Les communautés de fournisseurs, dans l’automobile ou la grande distribution, dématérialisent ainsi leurs flux de commandes et de factures. Cette dernière option reste toutefois assez marginale, de l’ordre de quelques pourcents des entreprises françaises (voir page 46). Enfin, de nombreuses grandes entreprises demandent à leurs fournisseurs de recevoir des factures électroniques en parallèle à leur version papier, par exemple pour leurs achats de services généraux.
Dans ce dossier, La Lettre des Achats a choisi de restreindre le champ du sujet au marché de la dématérialisation fiscale, c’est-à-dire  la suppression totale du papier depuis l’émission jusqu’à la réception et le stockage de la facture, stade ultime de ce processus. Outre l’EDI, il s’agit donc des solutions dites EIPP (Electronic Invoicing Processing And Payment) où le donneur d’ordres et son fournisseur externalisent tout ou partie de leurs flux de factures sur une plate-forme en ASP. Ces dernières sont en effet en train de changer la donne.

Les solutions EIPP

Philippe Vandel, directeur des ventes e-  services du fournituriste Guilbert – Office Dépôt, l’observe : « Signe de maturité, nos 100 premiers clients s’interrogent sur le sujet en évaluant la sécurité, la pérennité des solutions, les solutions de stockage de factures et les questions juridiques qu’implique cette dématérialisation » (voir page 53).
Un grand donneur d’ordre comme Carrefour a annoncé fin 2004 son objectif de dématérialiser fiscalement ses factures avec plus de 10 000 fournisseurs à terme. Serge Cottan, son directeur organisation et projets administratifs, s’en félicite : « Nous sommes convaincus que ce marché va prendre une nouvelle dimension. J’ai entendu des distributeurs très intéressés qui attendaient un signal fort de Carrefour pour se lancer eux-mêmes ». Le déclic semble donc donné mais les entreprises avec un projet en phase opérationnelle font encore figure de pionnières. Pour Vincent Karachira, cofondateur d’Appia Groupe, société de conseil en dématérialisation des flux financiers, les fournisseurs sont une clé du décollage : « Ils doivent adopter en nombre ce type de solutions. Le problème n’est pas technique mais bien  plutôt une question de capacité à les convaincre d’adhérer au projet ».

Une démarche commune,  des projets transversaux

Conscient de son rôle moteur, Carrefour mène une campagne de sensibilisation : une équipe d’une dizaine de personnes sera chargée exclusivement du support auprès des fournisseurs.
Du point de vue des achats, l’intérêt de l’e-facturation zéro papier dépasse le cadre de la GED (gestion électronique de documents), solution informatique essentiellement cantonnée aux services comptables (numérisation et lecture automatique de  données, éventuellement enrichies de solutions de workflow). La dématérialisation de la facture englobe aussi les services achats : « Il s’agit d’une décision d’entreprise. Son impact ne se limite pas à la comptabilité et concerne tous les services en relation avec des acheteurs et des fournisseurs. Le bénéfice est conditionné par une démarche commune », explique Fabien Jacquot, directeur commercial et marketing de Deskom, opérateur de plates-formes de dématérialisation fiscale.
En plus d’un changement d’organisation interne, les partenaires de l’entreprise deviennent parties prenantes et la facture totalement sans papier va, de fait, modifier les relations entre acheteurs et fournisseurs. Pour Fabien Jacquot, « La dématérialisation est un moyen de pérenniser la relation avec les fournisseurs. Avec la transparence sur la facturation, ils peuvent suivre le mouvement de leurs factures et donc mieux planifier leur comptabilité et leur gestion des stocks. Du coup, les acheteurs peuvent renégocier à leur avantage les conditions de paiement ou d’achat. General Electric a ainsi économisé de 1 à 2 % sur ses achats ».
Autre atout des plates-formes EIPP, l’intégration de nouveaux fournisseurs se trouve facilitée : « Dans le cas de Guilbert – Office Dépôt, il nous a fallu trois semaines pour mettre en place la réception de factures électroniques là où il fallait compter au moins trois mois », avance Jean-Paul Laude, secrétaire général des achats du Crédit Lyonnais (voir page 48).
Néanmoins, ces promesses de gains pour les services achats ne doivent pas masquer une réalité : l’initiative de démarrer un projet de facture électronique ne provient pas, sauf exception, de la direction des achats.  « Les initiateurs appartiennent pour moitié à la DSI et pour moitié à la DAF », constate Caroline Mauguy de b-process. Un constat partagé par tous les intervenants, côté prestataires comme entreprises. En revanche, il est fait mention tout aussi fréquemment de la participation active aux premières réunions de réflexion. « Signe de l’implication grandissante des acheteurs dans la facturation, on voit de plus en plus figurer dans les contrats-cadres des conditions de facturation, ce qui auparavant n’était pas le cas », souligne Vincent Karachira d’Appia Groupe.

Gains de productivité  et financiers d’abord

Rien de surprenant à ce que les acheteurs ne soient que rarement impliqués en amont des projets d’« e-invoicing ». La plus grande part des économies est avant tout réalisée par les services comptables. Jean-Paul Laude du Crédit Lyonnais situe bien l’enjeu du zéro papier : « La facture électronique se range naturellement parmi les gains de productivité sur toutes les étapes du traitement administratif des factures, à commencer par la suppression des ressaisies ». Dans le détail, les prestataires font valoir deux niveaux de gains, financiers et de productivité (voir schéma  ci-dessous), liés respectivement à la sup-  pression du papier et à la réorganisation interne des services impliqués dans le cycle de facturation. Lorsque l’on interroge les entreprises ayant déployé une telle solution, l’évaluation des gains est nettement moins précise. Alexandre Scheer, responsable du contrôle de gestion et des systèmes d’information des achats du groupe Galeries Lafayette, s’en explique : « En dessous de 300 000 à 400 000 factures par an, il est difficile d’évaluer le gain sur les coûts » (voir page 50). Restent les gains de productivité, bien réels : « Alors que nous passions une semaine par mois à contrôler les factures de Lyreco, une demi-journée suffit à présent. Les gains sur la saisie de factures sont également importants, de l’ordre de trois à quatre jours/homme par mois, ce qui rend aussi le travail des comptables plus intéressant  et plus productif », détaille Laurent Ruiz, responsable e-business de GE Factofrance, prestataire d’affacturage (voir page 52).
En plus de la saisie, les gains se font sur le rapprochement comptable, ce dont témoigne Serge Cottan de Carrefour : « Avec la dématérialisation fiscale, nous bénéficions d’un contrôle des factures à la ligne. Il nous arrivait de passer plusieurs heures à identifier un litige, sur des factures de plusieurs dizaines de pages. Quelques secondes suffisent aujourd’hui à comparer la proforma et la facture ». Objectif final de ces gains de productivité, la réduction des effectifs comptables, ce que les entreprises reconnaissent à mots plus ou moins couverts. Toutefois, l’équation économique de la dématérialisation reste complexe, comme le souligne la prudence d’Édouard Videgrain, directeur de l’activité K-Supply pour K-Buy : « L’enjeu économique est assez difficile à démontrer. Une fois exposés les gains sur les flux papier et la manipulation de ceux-ci, il est difficile d’évaluer à partir de quel seuil un service comptable pourra réduire ses effectifs. Les grands groupes y verront d’autant plus clair qu’ils auront entrepris la centralisation de leurs services comptables ».

Des contraintes légales

De plus, ceux qui ont opté pour la dématérialisation fiscale peuvent hésiter avant de supprimer totalement le papier pour des  raisons juridiques. La moindre erreur de  respect des dispositions légales peut avoir des conséquences fâcheuses, et pour des questions techniques. Jean-Paul Laude du Crédit Lyonnais raconte : « Nous devons continuer à demander à nos fournisseurs raccordés à b-process de nous envoyer des factures papier pour des questions de ressources humaines. D’ici à la fin 2005, la maîtrise d’ouvrage informatique pourra dégager du temps afin de lancer le projet de dématérialisation fiscale selon les dispositions légales ». Les flux de papier ne sont plus aujourd’hui qu’une question d’archivage : « Guilbert – Office Dépôt nous envoie tous les mois des cartons contenant toutes les factures émises pour économiser sur  l’affranchissement. Nous les archivons directement, sans ouvrir de carton… »
Si les gains principaux se situent du côté des services comptables et financiers, du point de vue des outils d’e-achat, l’EIPP constitue un prolongement naturel de l’e-procurement. Alexandre Scheer du groupe Galeries Lafayette en donne l’illustration : « La direction comptable avait avancé l’idée d’une démarche de dématérialisation des factures. Parallèlement, nous réfléchissions à un outil d’e-procurement. Il est apparu rapidement que les deux problématiques devaient être réunies au sein d’un même projet. Notre vision a été de rapprocher les fichiers factures des fichiers commandes de notre système d’achat ». Jean-Paul Laude souligne  un autre attrait en termes d’outil : « Pour le responsable des achats comme pour les contrôleurs de gestion, l’intégration automatique des données de facturation permet  de réaliser très aisément une analyse des  dépenses ».
Du côté des fournisseurs, les prestataires d’e-facturation ont autant d’argument financiers et de productivité à faire valoir à ces émetteurs de factures. Florent Boyeldieu, responsable des achats de MTK, PME fournisseur d’accessoires sanitaires, le confirme : « Outre les gains sur les coûts directs d’envoi, nous gagnons des jours de trésorerie » (voir page 53). Philippe Vandel de Guilbert – Office Dépôt est pour sa part plus réservé : « À nos yeux, la valeur ajoutée se trouve surtout  du côté de nos clients ». Mais il ajoute : « En revanche, pour une petite PME, c’est une valeur ajoutée d’avoir la visibilité sur le traitement de son cycle commercial, y compris dans certains cas l’option de recourir à la sous-traitance de ses factures papier ».

Des gains aussi pour les fournisseurs

Quelle que soit la réalité des gains pour les fournisseurs, tous se félicitent que l’établissement d’un tel outil réponde à ce qui devient une contrainte croissante : « Le lancement d’échanges électroniques vient au bon moment pour compenser l’augmentation du nombre de commandes de nos clients et donc du nombre de factures. Le panier moyen de la commande est passé en quelques années de 100 à 25 euros, notamment afin de réduire les coûts de stockage », témoigne Florent Boyeldieu. Même observation chez Guilbert – Office Dépôt qui ajoute une explication : « La politique d’achat décentralisé visant à responsabiliser les approvisionneurs ».
Dernier argument en faveur de la facturation sans papier, l’argument marketing.  « Tout porte à croire que les fournisseurs qui proposent une facturation sans papier seront privilégiés par les acheteurs. Nous pensons en effet que les acheteurs doivent regarder le coût d’acquisition mais aussi combien leur coûtent leurs moyens d’acquisition », affirme Philippe Vandel.

Un nouveau critère de sélection

Pour plusieurs grands donneurs d’ordre, la capacité du fournisseur à passer à la facture électronique devient un critère de sélection : « Ce critère est discriminant si le fournisseur est un gros émetteur de factures, comme c’est le cas des télécoms, de l’intérim, des matières techniques ou de la quincaillerie. Nous l’intégrons alors dans le cahier des charges de l’appel d’offres », reprend Alexandre Scheer du groupe Galeries Lafayette.
La mise en œuvre de la dématérialisation  fiscale se heurte à différents écueils, tant chez les fournisseurs que les acheteurs. Pour  les premiers, Jean-Paul Laude du Crédit Lyonnais a remarqué des freins d’ordre technique : « Certains sont équipés de systèmes d’information peu adaptés ou peu évolutifs, d’autres ont des systèmes de facturation hétérogènes. Dans ce dernier cas, l’envoi de factures électroniques leur demande une remise en cause de leur système d’information ». La question du coût peut aussi être un frein pour les fournisseurs. Si le coût du raccordement à la plate-forme est relativement faible, le coût d’utilisation varie d’un prestataire à l’autre de 0,5 à 1 euro par facture, en général dégressif au volume. Comme bien souvent, les fournisseurs doivent se plier aux souhaits de leur clients.
Côté acheteur, une remise en cause est souvent à prévoir sur la technique pour la DSI, sur l’organisation dans les services comptables, clients et financiers. Total a dû rallonger d’un an sa phase d’évaluation de la dématérialisation fiscale de la facture. « L’adoption de ce nouvel outil, avec une cinquantaine d’utilisateurs, a demandé une ré-analyse complète de nos processus comptables, plus complexe que prévu pour le périmètre du pilote », précise Jean-René Laplace, le responsable e-business du groupe (voir page 51). La validation du modèle se fera en général sur les frais généraux : « Nous avons recherché un fournisseur qui représente un coût important pour nous en termes d’intégration de factures et de saisie comptable. Les frais généraux répondaient bien à ce profil », complète Laurent Ruiz de GE Factofrance.

L’ouverture européenne

S’il est encore trop tôt pour tirer des conclusions sur le rythme d’évolution de ce marché émergent, la prochaine étape des projets de dématérialisation est déjà connue : l’ouverture aux pays européens, comme le favorise la normalisation du modèle de la facture. Une entreprise belge a une longueur d’avance : VCST, fabricant de produits de précision pour l’automobile. Son IT manager, Ludo Graulus, l’explique : « Avec 60 de nos 90 fournisseurs hors de Belgique, nous avons supprimé tout papier, en Allemagne, en France ainsi qu’en Espagne, Portugal, Pays-Bas, Royaume-Uni, Italie. Selon les déclinaisons des législations de chaque pays, nous avons dû parfois anticiper sur les textes  en vigueur. La réussite de la facture électronique et notre développement à l’échelle européenne compensent cette prise de risque » (voir page 49). En termes juridiques, la dématérialisation est aussi un domaine  pionnier.

Définition
Trois niveaux de dématérialisation de la facture

Pour la réception de factures, les entreprises peuvent dématérialiser leurs flux selon trois grands types de solutions :
- La numérisation des factures entrantes
L'entreprise soucieuse de tirer un profit immédiat de la facture électronique peut entreprendre de scanner toutes ses factures. Une fois sous forme d'images, elles circuleront plus vite dans le circuit de validation. En y adjoignant un outil de lecture automatique de documents (LAD), les données n'ont théoriquement plus à être ressaisies mais demandent vérification pour être intégrées dans l'outil de gestion. Certains prestataires peuvent y ajouter des fonctions de validation des factures par rapprochement ou par worflow. L'archivage se fait avec les factures papier.
- La réception de factures électroniques avec double papier
L'entreprise peut s'épargner l'étape de la numérisation des factures entrantes en demandant à ses fournisseurs de lui en envoyer un double électronique. Avec l'EDI, ce processus est assez rapide à mettre en œuvre car il fait souvent partie des options prévues par les plates-formes EDI. Dans le cadre d'échanges de factures papier, l'acheteur peut s'entendre avec son fournisseur pour intégrer les données factures dans son système informatique. Dans les deux cas, les factures papier ne servent qu'à l'archivage. Les gains sur la saisie et l'intégration de données sont complets mais tous les fournisseurs ne peuvent pas être intégrés.
- La dématérialisation fiscale
Étape ultime du processus de dématérialisation, l'entreprise reçoit toutes ses factures électroniquement et les archive sous cette forme. Les fournisseurs peuvent émettre leurs factures selon différents modes, y compris le papier. Un prestataire tiers assure la traduction via sa plate-forme ASP, ce qui garantit théoriquement une mise en œuvre rapide. Des services supplémentaires externalisés sur cette plate-forme peuvent être proposés, comme le rapprochement de factures, la gestion des litiges et des outils collaboratifs. Cette solution, conforme aux dispositions légales, est disponible depuis fin 2002 en France.


Par Sylvain Chanourdie schanourdie@lettredesachats.fr

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