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Par Véronique Pierron

Démat : une révolution culturelle

Le 1er octobre dernier a fait date en sanctuarisant la dématérialisation de la commande publique. Même si un long chemin reste à parcourir, les acteurs sont unanimes : cette nouvelle donne des marchés publics ouvre la voie à une simplification des candidatures et à plus de transparence dans les relations entre acheteurs publics et fournisseurs. Sans compter les économies, évaluées par le gouvernement à 117,5 millions d’euros, soit 33,5 millions d’euros pour les acheteurs et 84 millions d’euros pour les entreprises.

Désormais toutes les procédures d’achat supérieures ou égales à 25 000 euros HT devront être dématérialisées. Si comme le rappelle Régine Diyani, directrice de l’Agence pour l’informatique financière de l’État (AIFE) : « Cette démarche est avant tout liée à la transposition d’une directive européenne », elle précise aussi qu’elle répond « à un objectif de simplicité d’accès à la commande publique pour les entreprises ». Ainsi, les acheteurs doivent désormais effectuer leurs procédures de marché via une plate-forme d’achat dématérialisée appelée « profil acheteur » à destination des entreprises candidates. Ces plates-formes régionales et départementales mettent à la disposition des entreprises, les documents de consultation, les réponses à leurs questions, elles assurent la réception des candidatures, le respect de l’ouverture des plis à date, transmettent les informations, et offrent la capacité de signer électroniquement. « La dématérialisation permet d’accroître la rapidité des échanges et surtout leur sécurisation notamment grâce à la traçabilité », assure Régine Diyani.

Faciliter l’accès des marchés aux PME


Loin d’être négligeable, cette commande publique représente 200 milliards d’euros par an soit 8 % du PIB national. Cette réforme, dont les principales mesures figurent dans le projet de loi Pacte, vise à professionnaliser les fonctions des acheteurs publics et à assurer aux petites entreprises, un meilleur accès à la commande publique. « La dématérialisation de la commande publique va simplifier la relation entre l’administration et les entreprises et rendre ainsi plus accessible ce qui restait, malgré tout, un segment de marché réservé aux initiés », souligne Thomas Truffaut, associé secteur public chez EY. D’ailleurs, la Confédération des petites et moyennes entreprises (CPME) rappelle que les PME, qui entrent pourtant à hauteur de 44 % dans la création du PIB, ne représentent aujourd’hui en valeur que 28 % dans l’attribution des marchés.
« Aujourd’hui, les TPE consultent déjà les marchés publics de manière électronique et rédigent leurs réponses via des outils de type Word ou Excel, précise Régine Diyani.  Elles doivent désormais opter pour le dépôt électronique sur le profil acheteur qui n’est qu’un simple frein psychologique à surmonter ». Est-ce aussi simple ?

Une révolution prometteuse


En tous les cas, les petites entreprises forment des espoirs sur cette réforme. Pour Alain Piquet, président de la commission marchés à la Fédération Française du Bâtiment, elle va « moderniser les marchés publics et même les rendre plus sexy ». Il n’emploie pas les mots au hasard mais parle de « vécu » en raison de sa double casquette de PDG de Destais, une PME de travaux d’électricité normande.
Même si la dématérialisation possède un rôle facilitateur, les procédures n’en demeurent pas moins complexes. « La première fois que nous entrons sur un marché public dématérialisé, nous sommes confrontés à un vrai travail de compréhension pour remplir des documents de type Dume ou Chorus Pro mais cette "prise de tête" n’est pas insurmontable et fait partie du jeu de l’apprentissage », témoigne-t-il.
Bref, il faut plonger car la dématérialisation ouvre à terme, la voie à ces petites entreprises car « gravir les échelons prendra un peu de temps », souligne Hugues Pouzin, directeur général de la CGI (Confédération du commerce de gros et international). « N’oublions pas que c’est une révolution technique et culturelle importante et globalement les entreprises ont compris les gains de productivité qu’elles pouvaient obtenir grâce à cette réforme », ajoute-t-il.

Réduire le coût administratif d’une réponse


Certaines sont très enthousiastes. Ce sont surtout les plus agiles à l’instar de Prisme, PME innovante de la french’tech (voir La Lettre des Achats n°238). Une partie de l’activité de cette start-up dirigée par Bernard Rubinstein concerne la veille des marchés publics. « Répondre à des appels d’offres est chronophage et exige aussi d’être très sélectif et à ces deux niveaux, l’enjeu de la dématérialisation est énorme car nous avons une vigilance de chaque seconde sur tout ce qui est générateur de chronophagie inutile », explique le chef d’entreprise. Il considère que répondre à un appel d’offres simple coûte 5 720 euros et à un appel d’offres complexe revient à 27 800 euros.
Pour Pauline Jouvenaux, chargée du développement commercial de Rejoué, une association qui redonne une seconde vie aux jouets déjà utilisés, l’accès aux marchés publics était jusqu’à la dématérialisation, un voeu pieu. Depuis, l’association s’est inscrite sur la plateforme régionale d’Île de France Maximilien grâce à laquelle, elle a remporté trois marchés, celui de Romainville pour 15 000 euros, de Vitry-sur-Seine pour 60 000 euros et du Grand Paris pour 3 000 euros. « Au départ, accéder aux marchés publics constituait un exercice très complexe en raison du jargon et des acronymes utilisés, explique Pauline Jouvenaux. Grâce à la dématérialisation ces aspects se sont améliorés car en simplifiant les démarches, elle nous a aidés à avoir accès à ces marchés ».

Des difficultés culturelles et techniques persistent


Si les entreprises agiles et structurées perçoivent l’accès facilité offert par la dématérialisation, celles qui le sont moins, rencontrent encore des difficultés techniques et culturelles. C’est le constat que dresse maître Jean-Marc Peyrical, président de l’association pour l’achat dans les services publics. « Les acheteurs publics craignent de ne pas avoir de réponses à leurs offres car les artisans ne sont pas prêts », explique-t-il.
L’avocat spécialisé en droit public évoque ainsi le secteur Outre-Mer qu’il connaît bien où, en Guadeloupe par exemple, les marchés pour les cantines scolaires ne trouvent pas de réponses locales alors que traditionnellement les fournisseurs sont des producteurs locaux. « La dématérialisation est poussée à marche forcée, or on ne peut pas tout régler par la réglementation », souligne encore Jean-Marc Peyrical.

Des acheteurs à la traîne


La difficulté ne concerne pas seulement les entreprises mais les acheteurs eux-mêmes qui dans certaines collectivités, ne sont pas encore formés. « Nous avons constaté des écueils du secteur public dans des hôpitaux ou certaines communes même importantes qui n’ont pas employé les moyens nécessaires à la dématérialisation, dénonce Hugues Pouzin. En négligeant l’anticipation et la formation des personnels, ces collectivités ont freiné sa marche ». Un constat qui s’est encore illustré lors d’une journée de formation des entreprises à la dématérialisation des marchés publics, organisé par la CGI. « Pour nos PME, c’est une mini-révolution mais elles sont confrontées à des acheteurs en mairie qui ne sont pas formés, il faudrait organiser leur accompagnement via des associations d’acheteurs » explique Delphine Kosser, responsable juridique de la CGI.
Des difficultés surviennent par exemple, au moment où les factures dématérialisées entrent dans la réalisation d’une commande publique via la solution mutualisée de facturation électronique Chorus Pro. Si la dématérialisation des factures de grands fournisseurs de la sphère publique comme Engie ou SFR ne posent pas de problèmes, il n’en va pas de même pour les factures journalières de petits montants. La livraison des cantines scolaires est très révélatrice car les commandes en supplément ne s’insèrent pas sur la plate-forme. Malgré tout, les professionnels espèrent que la dématérialisation aura des incidences positives sur les délais de paiement comme le signale Alain Piquet. « Elle aidera à lire les véritables délais de paiements car aujourd’hui, ils démarrent quand la facture non dématérialisée entre dans les procédures alors que pour nous, un projet démarre au moment de la situation », explique-t-il.

5 à 20 % de gains de traitement pour les procédures de marché


« La dynamique des projets devrait être portée par les élus locaux pour les collectivités ne disposant pas encore de la dématérialisation », souligne Alain Bénard, président de l’association des acheteurs professionnels. S’il rappelle que « des dysfonctionnements liés aux outils et à la formation des personnes associées à la commande publique subsistent », les acheteurs publics ayant mis en oeuvre la dématérialisation y voient des gains incontestables. Ils se calculent en économie d’échelle. « Des estimations ont mis en avant des gains potentiels de traitement des procédures des marchés publics de l’ordre de 5 à 20 %, rappelle Régine Diyani. Ils ne se répartissent pas forcément de la même manière entre tous les acteurs, c’est-à-dire les entreprises, les éditeurs et les collectivités ». Selon plusieurs estimations du gouvernement, les économies de papier, impression et courrier, sont évaluées à 117,5 millions d’euros soit 33,5 millions d’euros pour les acheteurs et 84 millions d’euros pour les entreprises. Concernant la récupération et la réutilisation des données de candidatures, la fourchette est très large et oscille entre « 5,5 millions d’euros et 46 millions d’euros ».
Un constat que ne peut qu’appuyer Régis Courroy, responsable du service achats de l’OPH de Seine-et-Marne. « Avant la dématérialisation, nous reprographions deux fois la hauteur de l’Arc de Triomphe pour chaque dossier de consultation », s’exclame-t-il. Un chiffre vertigineux à la mesure des achats de l’OPH de Seine-et- Marne qui sur un budget total de 100 millions d’euros consacre 60 millions d’euros aux achats dont 80 % pour les travaux. « Si nous avions continué à fonctionner avec le recommandé postal papier nous aurions payé 30 000 euros pour trois années, soit une différence de 12 000 euros avec l’électronique », note Régis Courroy. L’achat d’un parapheur électronique a permis aussi de libérer du temps. « Si la dématérialisation nous permet de signer les marchés plus rapidement, elles nous offrent aussi la possibilité de travailler de manière plus professionnelle en collectant des données pour effectuer des statistiques et identifier de nouveaux fournisseurs et en mettant en ligne des outils comme les fichiers de prix », explique Régis Courroy. L’objectif étant de créer un vrai dialogue et un véritable partenariat avec les entreprises pour faire en sorte que « les achats publics évoluent vers les achats privés en instaurant une vraie négociation », ajoute Régis Courroy.
Une transformation qui gagne toujours plus de terrain dans les collectivités. Depuis le début de l’année, la mairie de Rueil-Malmaison en Île de France, a lancé 70 offres de marchés publics. Cécile Bienfait-Dauphin, chef du service de la commande publique de la ville admet que l’impact de la dématérialisation sur son métier est positif. « Elle permet un gain de temps car les DCE sont mis directement en ligne et les offres publiques ne s’accumulent plus sur les bureaux, explique-telle. Elle comptabilise aussi « la transparence comme points positifs car la plate- orme joue un rôle de tiers de confiance ». Toutefois, elle souligne qu’il « existe encore des zones de frayeurs car tout le monde n’a pas une sensibilité équivalente à l’informatique et la dématérialisation peut apparaître comme très complexe et jargonneuse ».

Les entreprises font leurs comptes


Coté entreprises, les économies ne sont pas négligeables non plus. Selon plusieurs estimations du gouvernement, elles sont de l’ordre de 84 millions d’euros en papier et courrier. Le groupe Prisme est spécialisé dans les problématiques d’intérêt général, en particulier dans les domaines de la santé. Il a développé par exemple, le système Sinus qui permet un suivi des victimes dans le cadre du plan ORSEC. Une grande partie de son chiffre d’affaires d’environ 5 millions d’euros est réalisée grâce aux marchés publics. Là encore, la dématérialisation a apporté de l’oxygène. Bernard Rubinstein a fait ses comptes : en 2017, l’investissement pour les appels d’offres s’est élevé à 49 700 euros HT soit 20,5 % (12 800 euros HT) de moins qu’en 2013 où ils s’élevaient à 62 500 euros HT. « Ces économies sont dues en grande partie au phénomène de dématérialisation des candidatures car comme nous n’avons plus de classeurs entiers qui partent en réponse à appel d’offres en plus de perdre un temps précieux, explique Bernard Rubinstein. La dématérialisation est une source majeure de gains car elle nous permet de nous recentrer sur notre coeur de métier ».
Une satisfaction partagée par une autre entreprise innovante, Eridanis, start-up spécialisée dans l’Internet des objets pour le « B to B ». A l’instar de Prisme, la société d’Emmanuel Gavache a besoin des marchés publics pour s’assurer un chiffre d’affaires et se consolider. Le fondateur se félicite du relèvement du seuil des marchés à procédure adaptée (Mapa) passé de 25 000 euros à 100 000 euros. Aujourd’hui, les start-up peuvent accéder sans formalités supplémentaires aux plates-formes dématérialisées pour répondre aux offres de marchés innovant.
« Avant la dématérialisation, répondre à des appels d’offres innovantes était si improbable que la solution était souvent de payer un intermédiaire pour défricher le terrain, rechercher des offres et les traduire en langage clair pour un entrepreneur », souligne Emmanuel Gavache. Ces intermédiaires coûtaient 10 % de la valeur du marché. « Désormais sur la plate-forme Maximilien nous avons une vision immédiate de l’offre et avec le rehaussement du seuil des Mapa, nous n’avons plus besoin d’un attributaire qui grevait encore nos marges de 5 %, explique Emmanuel Gavache. Les nouveaux marchés de la plate-forme vont nous apporter 15 à 20 % de croissance ».

Un déploiement qui reste inégal


Reste que la dématérialisation n’est pas uniforme partout et pour toutes les collectivités. Aurélien Tourret en fait les frais tous les jours. Sa société Caneva, a pour vocation d’accompagner les entreprises dans leur développement commercial sur le secteur public. De ce fait, l’entreprise dépose chaque année pour le compte de ses PME clientes, entre 3 000 et 4 000 marchés publics dont 80 % par dématérialisation sur l’ensemble de la France et pour tout type d’activité. Pourtant l’entrepreneur dresse un bilan mitigé de l’uniformité de la dématérialisation. « Depuis le 1er octobre, nous avons encore 20 % de réponses papier et même des demandes de réponses exclusives par papier qui laisse présager que ces collectivités sont loin d’être prêtes, explique-t-il. On peut même se demander s’il existe une réelle volonté ».
Fin octobre, la société a répondu à une offre de marché lancée par une grande ville du Sud-Est de la France pour le secteur loisirs, à rendre le 12 décembre. Le libellé est explicite : « L’offre est à remettre par les candidats en un exemplaire original et une copie datés et signés, sur support papier, et deux exemplaires sur support électronique (CD-ROM, clé USB…) (….)
Les transmissions par télécopie et par voie électronique ne sont pas admises ». Certaines collectivités multiplient aussi des formes d’incompétences par effet de zèle. « Une offre déposée par un grand bailleur social exigeait en plus de la dématérialisation, des actes d’engagement à la main avant la réponse effective, ce qui est illégal, souligne Aurélien Tourret. Même si nous possédons une clé de dématérialisation pour la signature électronique, certains nous demandent malgré tout une délégation papier ».
Les plateformes de dématérialisation ellesmêmes, ne sont pas toutes aujourd’hui d’un niveau technique égal. Si Cécile Bienfait-Dauphin affirme que « la plateforme francilienne Maximilien est un vrai facilitateur », il n’en va pas de même pour toutes. Parmi les 27 plateformes mutualisées régionales ou départementales identifiées pour les offres publiques d’achats, certaines connaissent encore des difficultés techniques importantes qui sont vécues par les acteurs du marché comme des freins pour leurs réponses. Si Aurélien Tourret réclame « un cahier des charges pour la construction des plates-formes », des acheteurs publics comme Régis Courroy attendent « une troisième génération de plateformes pour que les choses soient encore plus simples et intuitives »
Portraits


Régine Diyani
Directrice, Agence pour l’informatique financière de l’État
" La dématérialisation permet d’accroître la rapidité des échanges "




Alain Piquet

Président de la commission marchés, Fédération Française du Bâtiment
" La dématérialisation aidera à lire les véritables délais de paiements "





Régis Courroy

Responsable du service achats, OPH de Seine-et-Marne
" Avec le recommandé postal papier nous aurions payé 30 000 euros pour trois années "





Cécile Bienfait-Dauphin

Chef du service de la commande publique, Reuil-Malmaison
" Il existe encore des zones de frayeurs car tout le monde n’a pas une sensibilité équivalente à l’informatique "

Chorus Pro s’améliore via ses utilisateurs
« Depuis le début de l’année, plus de 18 millions de factures ont été reçues sur Chorus Pro et ce, sans celles des PME qui ne seront soumises à cette obligation de dématérialisation qu’au premier janvier 2019 », explique Vincent Castella, directeur du projet Dume (document unique de marché européen) à l’AIFE. Toutefois, cette solution mutualisée de facturation électronique pour les fournisseurs de la sphère publique est en amélioration constante. L’AIFE étudie ainsi la possibilité de mise en place pour les collectivités territoriales, d’un espace engagement qui existe déjà pour l’État et ses fournisseurs. Plus prosaïquement, il s’agit d’un espace où l’État dépose les bons de commande pour ses fournisseurs. « Un second sujet d’amélioration concerne l’intégration de nouveaux formats d’échanges de factures dématérialisées comme Facturis par exemple, qui facilite l’utilisation des formats PDF », souligne Vincent Castella.

La seconde version de Dume opérationnelle
Le document unique de marché européen (Dume) est destiné à se substituer aux formulaires de type DC1 ou DC2 dans les candidatures des entreprises aux marchés publics. A la veille de la dématérialisation du 1er octobre, plus de 7 800 e-Dume avaient été utilisés par près de 1 200 acheteurs publics et 2 200 entreprises. Une première version a été testée en avril 2018 et une seconde a été mise en oeuvre au moment du basculement dans la dématérialisation. « Cette solution est désormais opérationnelle et elle a été testée de mai à octobre 2018 avec une quinzaine d’entités publiques, des établissements ou des collectivités locales, des régions, des départements, à travers leurs plateformes de dématérialisation et leurs profils acheteurs, explique Vincent Castella. Ces différentes entités ont été très positives sur le fonctionnement et sur les gains apportés par la mise en place du document unique pour les marchés européens ».

Par Véronique Pierron

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