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Par la rédaction

BNP Paribas

Cap sur 1 milliard d'euros en e-procurement

Pour son outil d'e-procurement, BNP Paribas s'est fixé des objectifs ambitieux : atteindre le cap du milliard d'euros fin 2006, notamment en intégrant les achats hors catalogue avec des solutions comme le « punch out » et les formulaires électroniques. Tandis que l'e-sourcing fait ses premiers pas, avec une trentaine d'événements et 900 millions d'euros d'achats visés cette année, la facturation électronique sera la prochaine étape.

Lancé en 2000, le projet d’e-procurement de BNP Paribas visait d’abord à alimenter la place de marché Answork aujourd’hui disparue, avant de privilégier un déploiement sur les principaux pays et entités du groupe. Objectif atteint, puisqu’à l’exception d’une filiale, l’outil est accessible à près de 9 000 approvisionneurs en France et à l’étranger. Cette année, le projet aborde sa troisième phase. Arnaud Neven, responsable du groupe « optimisation des process » au sein de la direction des achats, prévoit pour 2005 de passer à 300 millions d’euros et ne cache pas l’ambition d’atteindre le milliard d’euros à fin 2006. « J’estime à environ 60 % la part de nos achats traitables par l’e-procurement, soit entre 2,5 et 3 milliards d’euros. Il suffirait par exemple de s’attaquer à nos achats de ressources extérieures (intérim, SSII, conseil, formation) pour traiter 1 milliard d’euros supplémentaire, ce que nous n’avons pas fait car nous attendions des évolutions des outils existants ».
Les achats hors catalogues deviennent ainsi la priorité de l’équipe process qui a déjà fait le tour des achats catalogables, effectués auprès d’une centaine de fournisseurs dont une trentaine avec catalogues. « L’essentiel de nos efforts ne porte plus sur les catalogues – à peine 10 % des dépenses – mais sur les commandes passées par e-mails ou par fax », explique Arnaud Neven. S’inspirant des réalisations de nombreux groupes, l’équipe travaille dans deux directions pour automatiser le processus des commandes hors catalogue. D’une part, une expérimentation sur le « round trip » (appelé aussi « punch out »), menée en particulier avec IBM et HP. D’autre part, sur l’envoi de formulaires électroniques simplifiés, un projet conjoint entre la banque et Perfect Commerce. Reprenant les quantités, le prix, l’information fournisseur, ces documents électroniques s’intègrent à l’e-procurement comme une commande classique, autorisant même un workflow de validation.

Travailler le hors catalogue

« Je suis convaincu de l’avenir de ce modèle. Certains grands groupes vont dans cette direction et BNP Paribas pourra parfaitement s’inscrire dans ce schéma », anticipe Arnaud Neven. À terme, toutes les catégories pourraient être passées par ces formulaires, y compris des achats plus complexes, si aucun outil adéquat n’était proposé pour ces derniers.
BNP Paribas dresse un bilan lucide de l’e-procurement. Côté actif, le coût récurrent modéré d’un tel outil, 12 euros par utilisateur et par an, et la pression permanente qu’il permet d’exercer sur les dépenses s’inscrivent dans la stratégie d’optimisation des coûts du groupe. En outre, comme le note Arnaud Neven : « Le critère économique a décidé du choix de Perfect Commerce, surtout le coût extrêmement raisonnable pour les fournisseurs, indépendant du volume des transactions ». Côté passif, la question du retour sur investissement est abordée sans ambages : « En réalité, la valeur ajoutée de l’e-procurement tient à une traçabilité accrue, une plus grande efficacité et une meilleure productivité. Il peut à terme alimenter en volumétrie les équipes achats hors pro- duction, en les aidant à la mesure de leur performance. Comme cela est difficile à quantifier, il est difficile de parler de retour sur investissement ».
En fait, le « salut » de l’e-procurement en matière de ROI provient de son complément logique, la facturation électronique : « L’un ne doit pas s’envisager sans l’autre : c’est la combinaison des deux systèmes amont et aval qui autorisent les gains maximaux. Faire de l’e-procurement sans envisager l’"e-invoicing" conduit à des gains non optimaux ». Voilà qui est dit. À ce stade, le dossier e-facturation reste en cours de réflexion. Un déploiement à une telle échelle représentera un coût de plusieurs millions d’euros. L’idée sera de s’appuyer sur un partenaire pour enrôler les fournisseurs et traiter les flux de ceux qui ne pourront pas émettre de factures électroniques.
Autre projet en cours, l’e-sourcing vers lequel le groupe s’est tourné tardivement, souhaitant intégrer son déploiement avec la refonte de ses référentiels achats. Installé en 2004, l’outil Ariba monte en charge depuis le début de l’année. « Le but est que tous les acheteurs passent leurs appels d’offres par l’outil, y compris en local, pour les contrats inférieurs à 1 million d’euros qui ne sont pas traités en central », poursuit Arnaud Neven. L’objectif 2005 est d’organiser une trentaine d’événements pour un montant d’environ 900 millions d’euros. Le déploiement s’appuie sur un portail d’e-sourcing référençant 400 fournisseurs, appelé à devenir en juillet 2005 un portail fournisseurs. Il sera alors un point d’entrée unique pour accéder à l’e-sourcing, à l’e-procurement et à toutes les informations utiles aux transactions.

 

Portrait

Arnaud Neven (35 ans, Miage, DESS ingénierie d'aide à la décision) est, depuis janvier 2000, responsable du groupe « optimisation des process » de la direction des achats de BNP Paribas. Entré chez BNP Paribas en 1993, il a rejoint les achats au sein du Global Procurement Group, après être passé par la direction de l'informatique et l'inspection générale..



En chiffres

BNP Paribas
Banque de détail, d'affaires et d'investissement
Produit net bancaire : 17,935 milliards d'euros
Effectif : 93 507 personnes
Montant des achats 2003 : 4,5 milliards d'euros
> via e-procurement  : 300 millions d'euros prévus en 2005 (Perfect Commerce), 6 000 commandes  par mois, une trentaine de catalogues
> via e-sourcing : une quinzaine d'événements (Ariba), 400 fournisseurs raccordés au portail
> analyse des dépenses : n. c.
> facture électronique : en projet
Effectif achats : 80 personnes

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