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La Lettre des Achats - Février 2005 N°125
Février 2005

Management

Dossier

Développement durable : des achats éco-compatibles ?

Les articles

Développement durable : des achats éco-compatibles ?

Normes environnementales et écolabels
L'essor des notations

Union européenne
L'industrie passe au vert

France
Des contraintes environnementales pour les entreprises

Développement social
Vers des achats plus éthiques

Mairie d'Angers
Des achats éco-responsables

International
L'âge d'or de l'environnement

La CDAF à l'étude
Un référentiel pour le développement durable

Déchets industriels
Les trois catégories

Traitement des déchets
Un marché en forte progression

Dématérialisation : pourquoi la facture électronique doit intéresser les achats

Facture
Au coeur de la relation commerciale

Europe
Les barrières légales sont tombées

EDI
Une alternative pour le zéro papier

GE Factorance
A l'avant-poste de la dématérialisation

Témoignages

Zeev Flath Consultant associé, 2C Management
« La maîtrise des risques n'a pas de prix »

Jacques Barrailler Directeur des achats groupe, Alcan
« Intégrer l'environnement dès la conception du produit »

Frédéric André Responsable des achats et de l'environnement, Delipapier
« Une majorité de nos fournisseurs est certifiée ISO 14001 »

Vincent Roubertie Chef du département achats, Cogema Logistics
« Nous mettons en place une cartographie des risques »

Jean-Michel Coulon Directeur des achats, Michelin
« Protéger l'industrie de la gomme naturelle »

Frédéric Baverez Directeur réduction des coûts et achats, Suez
« Prendre en compte le coût total d'usage des produits »

Dirk Boon Coordinateur environnement, Volvo 3P et Jean-Marc Lanne Secrétaire général des achats, Volvo 3P
« Anticiper en permanence la législation environnementale »

Ludo Graulus IT manager, VCST Belgique
« Des factures dématérialisées à l'échelle européenne »

Philippe Vandel Directeur des ventes e-services, Guilbert – Office Dépôt
« La dématérialisation fiscale est un gain pour nos clients »

Florent Boyeldieu Responsable des achats, MTK
« Plusieurs clients nous demandent la dématérialisation en EDI »

Dématérialisation : pourquoi la facture électronique doit intéresser les achats

Points-clés

Dématérialisation
Les dix points-clés

Interviews

Jean-Paul Laude - Secrétaire général des achats, Crédit Lyonnais
« L'intégration de nouveaux fournisseurs est facilitée »

Alexandre Scheer - Responsable du contrôle de gestion et des SI achats groupe, Galeries Lafayette
« 60 millions d’euros d’achats sont dématérialisés »

Jean-René Laplace - Responsable du département e-business, Total
« Nous avons dû prolonger la phase pilote »

Par la rédaction

GE Factorance

A l'avant-poste de la dématérialisation

GE Factofrance, prestataire d'affacturage filiale de General Electric, est une entreprise familière des factures puisqu'elle en rachète chaque année plusieurs millions auprès de ses clients. Prévoyant la montée en puissance de la dématérialisation, GE Factofrance a décidé d'appliquer à ses propres fournisseurs la facturation électronique via la plate-forme de b-process. Premiers enseignements d'une expérimentation devenue opérationnelle.

Chaque année, GE Factofrance rachète les factures de plusieurs milliers de PME-PMI françaises. En 2003, ce sont plus de 6 millions de créances que l’affactureur a pris  le risque de recouvrir. « Il est important  d’anticiper l’évolution des technologies utilisées dans les flux financiers. La facture dématérialisée fiscalement a un très fort potentiel : nos clients vont utiliser cette technologie, souvent à la demande de leurs propres clients. Pour nous préparer à ce mode d’échange et connaître les changements  auxquels nos clients doivent répondre, eux qui n’ont pas nécessairement un ERP, nous avons choisi d’appliquer à nous-même la  facturation électronique », explique Laurent Ruiz, responsable e-business. Voilà pourquoi GE Factofrance a lancé en 2004 une expérience pilote de « zéro papier ».
Le distributeur de fournitures de bureau Lyreco a été retenu pour mener cette expérimentation. « Nous avons recherché un fournisseur qui représente un coût important pour nous en termes d’intégration de factures et de saisie comptable. Les frais généraux répondaient bien à ce profil. Nous avons choisi Lyreco car il était intéressé pour participer à ce projet. Je crois d’ailleurs qu’il s’agissait d’une première aussi pour ce fournisseur », se rappelle Laurent Ruiz. Quant au prestataire d’externalisation, il s’agit de b-process. Un choix dans le droit fil du  positionnement de GE Factofrance sur le marché de la dématérialisation des flux financiers. En effet, la société est entrée sur ce marché en prenant en 2003 une participation de 12 % au capital de Trust & Pay. Créé à l’initiative de la Bred et b-process,  ce joint-venture a pour objectif de devenir l’opérateur numéro 1 en France de dématérialisation des flux financiers interentreprises, avec une offre globale de facture dématérialisée (via b-process), de paiement électronique et de financement en ligne des créances.

Une facturation sans papier

Lancé en 2004, le projet concerne actuellement une quarantaine d’approvisionneurs. Leurs commandes génèrent une dizaine  de factures par semaine environ. De la commande à la facture, le processus est entièrement automatisé. Le passage de commandes, réalisé sur l’ERP Oracle de General Electric, est directement transmis à Lyreco qui émet sa facture via la plate-forme billManager de b-process. « Le bilan est extrêmement positif. Les gains pour nous se mesurent sur  l’optimisation de l’organisation. Là où nous passions une semaine par mois au contrôle des factures de Lyreco, une demi-journée suffit à présent. Les gains sur la saisie sont également importants, de l’ordre de trois à quatre jours/homme par mois, ce qui rend aussi le travail des comptables plus intéressant et plus productif », résume Laurent Ruiz. La satisfaction tirée de cette expérience a conduit à l’étendre aux factures de France Télécom. L’opérateur est d’ores et déjà connecté à la plate-forme b-process et envoie ses factures sans papier, avec une comptabilité analytique très poussée.

Un projet transversal

La mise en place de ce projet a pris environ six mois, entre la validation initiale et son entrée en fonction. De nombreux enseignements en ont été tirés : « Il s’agit d’un travail en commun qui implique une bonne collaboration en interne entre services informatique, clients, achats, e-business ainsi qu’auprès du fournisseur. Les objectifs ne doivent pas être trop ambitieux et bien expliqués à tous les intervenants. Ce travail de formation doit s’accompagner d’une prise en compte des retours des utilisateurs », note Laurent Ruiz. Outre le fait qu’il s’agit d’un projet transversal, le déploiement de la solution a connu quelques difficultés techniques vite résolues, comme la prise en compte de certains formats de données de la facture, différents entre émetteur et destinataire. Fort de ce premier pas sur la facture électronique, les  services e-business de GE Factofrance travaille parallèlement à la dématérialisation  des quittances subrogatives, c’est-à-dire les bordereaux de cession – souvent signés à  la main par les PME – où le client cède  ses créances. « Nous lançons notre offre e.f@ctoring dans laquelle la signature électronique s’effectue par le biais de cartes à puce », annonce Laurent Ruiz. Une autre solution offerte aux clients est la saisie en ligne sur le portail internet de l’affactureur, déjà utilisée par près de 10 % de ses clients. La dématérialisation est un processus en pleine expansion chez GE Factofrance…

Portrait
Laurent Ruiz (40 ans) est responsable e-business de GE Factofrance depuis fin 2000. Il travaillait auparavant chez France Télécom branche entreprises en tant qu'ingénieur grands comptes.
En chiffres
GE Factofrance
Services d'affacturage. 6,125 millions de factures rachetées
PNB : 138,986 millions d'euros
Volume des créances financées : 20 milliards d'euros

Par la rédaction

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