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Par la rédaction

Wilfried Boudas - Directeur des achats - Ugap

« Une fiabilité, une sécurité et une flexibilité sans égale »

Convaincu des bienfaits de la dématérialisation sur ses propres process, le directeur des achats de l’Ugap sait qu’elle permet également de gagner en visibilité vis-à-vis de nouveaux fournisseurs. A charge pour lui de faire le nécessaire pour construire une relation avec eux.

Qu’est ce qui a changé avec la dématérialisation pour vous, acheteurs publics ?

Chaque année, nous lançons 900 à 1 000 lots minimum, réunis dans 80 offres importantes. Or, aujourd’hui, la dématérialisation rend ces offres publiques plus accessibles et structure la configuration de nos mises en concurrence. Elles sont désormais toutes positionnées de la même manière. De plus, pour la formation de nos 700 fournisseurs en front office et autant en sous-traitance, c’est vraiment structurant.

Quels sont les avantages immédiats de la dématérialisation ?

En termes de traçabilité et de workflow, elle facilite notre travail car nous dématérialisons en interne et nous créons des documents types. Elle permet à la fois de tracer le document initial et les documents annexes. De plus, toutes les contributions de chacun sont validées et une fois le document prêt, il part directement sur l’ensemble de nos places de marché. Bref, nous n’avons plus de documents qui traînent sur les bureaux et lorsque j’ai besoin de regarder un document contractuel, j’ai toujours l’original. Cela nous assure une fiabilité, une sécurité et une flexibilité sans égale.

Et du coté des offres ?

Elles sont plus facilement accessibles car dès que nous les publions sur la Place, la plate-forme des achats de l’État, les fournisseurs qui ont programmé une alerte reçoivent un push. Nous avons donc la garantie que nos offres impactent un maximum de fournisseurs. Il nous arrive aussi d’avoir de nouveaux fournisseurs candidats.

La dématérialisation élargit ainsi le vivier de vos fournisseurs…

En tous les cas, elle permet à des fournisseurs qui ne nous connaissaient pas, de prendre contact avec nous dans la perspective d’une prochaine offre. En attendant, ce fournisseur va nous rencontrer, prendre date et regarder comment s’inscrire dans l’offre. Nous avons un travail commun à réaliser pour aller de l’un vers l’autre. Ce travail peut prendre un an ou deux. Le temps est primordial car construire un dossier de consultation demande un engagement pécuniaire de 100 000 euros. Ainsi,  la dématérialisation libère du temps mais n’abroge pas toutes les étapes de la relation fournisseurs/ donneurs d’ordres.

Accompagnez-vous vos fournisseurs dans la dématérialisation ?

Nos fournisseurs sont déjà au temps de la dématérialisation. Mais nous les encourageons aux bonnes pratiques, comme celle consistant à procéder à des sauvegardes ou à oublier les vieilles méthodes qui les incitaient à déposer 10 minutes avant la date de clôture. Aujourd’hui, un fournisseur peut déposer son dossier de candidature 15 jours avant la date limite car nous n’y avons pas accès. Les derniers petits incidents auxquels sont confrontés nos fournisseurs ont trait en général à cette gestion de leur temps due à la persistance de ces méthodes papier.

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