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La Lettre des Achats - Janvier 2005 N°124
Janvier 2005

Interview

Alain Gautier - P-DG, - Alençon Plastic
« 80 % de nos achats sont réalisés à travers un GIE »

Paulo Rato - Responsable des achats - CETAM Automatismes
« Rationaliser les achats nous a valu la certification »

Christelle Obambo - Responsable des achats de la production - IMMOTEC Systèmes
« Être présente plus en amont dans les processus »

Fabrice Zamparutti - Responsable des achats - Potain
« Mettre plus de matière grise dans les achats »

Denis Forgues - Responsable des achats - DEHOUSSE Industries
« Acheter 70 % à 80 % du produit fini à terme »

Par la rédaction

Christelle Obambo - Responsable des achats de la production - IMMOTEC Systèmes

« Être présente plus en amont dans les processus »

Dans une PME où toute l'organisation et les bonnes pratiques restaient à construire, la rationalisation des achats au sein d'Immotec Systèmes, fabricant de systèmes de contrôle et d'interphonie, a porté ses fruits : des gains de plus de 15 % sur les composants électroniques. Occupant un poste très polyvalent, la responsable des achats doit faire le poids face aux fournisseurs, une mission délicate dans cette entreprise de 35 personnes.

Quelle situation avez-vous trouvée  à votre arrivée ?

La première chose que j’ai faite en prenant mes fonctions de responsable des achats a été de contacter tous les fournisseurs actifs, plus d’une soixantaine, pour leur demander leur portefeuille de commandes. En effet, les achats de production, en particulier les composants électroniques, se faisaient jusqu’alors au coup par coup, sans signature de contrats-cadres ou d’accords. De plus, l’outil informatique utilisé jusqu’alors ne donnait pas d’informations à jour sur les achats passés tandis qu’un nouveau système de gestion informatique était en cours de mise en place.

Comment avez-vous résolu ce problème ?

J’ai fait le point avec mes collèges de la  production afin de planifier les futurs approvisionnements. Le but est que les ruptures  de stock, jusqu’alors assez fréquentes, ne  se reproduisent plus. Concernant l’informatique, j’ajoute que nous n’utilisons pas  d’outils d’e-sourcing. L’informatisation de nos pratiques d’achat n’est pas une priorité, nous fonctionnons très bien avec des outils classiques, téléphone, fax, e-mail et tableau Excel en pièce jointe.

Quelles actions avez-vous menées  sur les achats ?

La rationalisation des achats a pu se faire notamment en négociant sur une base annuelle les contrats passés avec les fournisseurs, là où auparavant ils concernaient des périodes de trois à quatre mois. Avec des volumes plus importants, nous avons immédiatement réduit les coûts : sur les composants électroniques actifs, nous avons obtenu un gain de plus de 15 %. L’établissement de contrats-cadres avec nos sous-traitants nous a conduits à gagner en moyenne autour de 7 % à 8 % sur les prix. L’application de cette nouvelle politique aux achats hors production a porté ses fruits au bout de six à neuf mois. Nous n’avons pas cherché à remettre en cause les fournisseurs, mais par le simple jeu de la concurrence, nous en avons sélectionné de nouveaux.

Assurez-vous le suivi de ces résultats ?

Pour pérenniser les gains, une de mes missions consiste à suivre les variations de prix sur les marchés. À chaque nouveau produit, je m’assure que les prix proposés correspondent à ceux du marché. Dans l’électronique, les prix fluctuent assez rapidement, aussi nous essayons de minimiser les variations en les anticipant au moment de la signature des contrats.

À quel moment les achats interviennent-ils dans les processus de l’entreprise ?

En plus de la démarche de rationalisation, j’ai entrepris d’être présente le plus en amont possible dans les processus de l’entreprise, dès le stade de l’étude. À l’origine dans un souci de coordination et d’anticipation des achats, je me suis rapprochée des bureaux d’études. À présent, je suis invitée aux  réunions avec les fournisseurs ; je suis ainsi informée des prix pour déterminer à l’avance le coût et les délais de fabrication.

Quelles sont les spécificités liées  au travail dans une petite structure ?

J’échange parfois avec certains confrères acheteurs. Je note que bien souvent, ils  travaillent dans des PME adossées à des groupes. De ce fait, leurs achats sont facilités par le poids d’une maison-mère puissante. En termes de métier, le fait de travailler dans une petite structure indépendante demande d’être très polyvalent. Ainsi, j’ai plusieurs responsabilités autres que les achats : on  m’a confié récemment la mise à jour du  système informatique ou demandé de remplir un dossier d’obtention de subventions européennes…

Ces spécificités se retrouvent-elles  avec les fournisseurs ?

J’aimerais avoir plus de temps pour connaître plus en profondeur certains secteurs d’achats. Une spécificité est que nous ne sommes pas sûrs de bénéficier des meilleurs tarifs avec certains de nos fournisseurs.  Par exemple, nous savons que le commercial avec qui nous échangeons sur un produit donné ne traite que des tarifs PME. Toutefois, rien ne permet d’affirmer que le volume de commandes définisse la catégorie de  tarification aux yeux de certains gros fournisseurs.

PORTRAIT
Christelle Obambo (24 ans, ingénieur génie industriel de l'Institut national polytechnique de Grenoble) est responsable des achats et de l'ordonnancement d'Immotec Systèmes. Auparavant, elle a travaillé aux approvisionnements au sein de HP-Compaq.
EN CHIFFRES
Immotec Systèmes
Systèmes de contrôle et d'interphonie
Chiffre d'affaires 2004 : 7,4 millions d'euros
Effectif total : 35 personnes
Montant des achats de production :
3 millions d'euros
Effectif achats : 2 personnes

Par la rédaction

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