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La Lettre des Achats - Janvier 2019 N°278
Janvier 2019

Secteur Public

Interview

Michael Owh - Directeur des achats de la Ville de Los Angeles
« Standardiser les process tout en les modernisant »

Par Cécile Bontron

Michael Owh - Directeur des achats de la Ville de Los Angeles

« Standardiser les process tout en les modernisant »

Après avoir transformé les achats à New York, Michael Owh a investi les achats de Los Angeles depuis février dernier. C’est le tout premier directeur des achats d’une ville qui veut moderniser une fonction très décentralisée.

Quel est votre périmètre d’achats à Los Angeles et quelle est la différence avec vos précédentes responsabilités, à la tête des achats de la ville de New York ?

Los Angeles a également 40 départements différents avec un montant d’achat entre 6 (5,17 milliards d’euros) et 8 milliards (6,9 milliards d’euros) si l'on inclut l’aéroport, le port et les agences (21 milliards de dollars – 18,2 milliards d’euros - à New York, NDLR). Mais la grande différence, c’est qu’il n’y a pas de standardisation à Los Angeles. Le bureau du maire établit les règles. Mais chaque département a sa propre standardisation. C’est l’un de nos plus grands défis aujourd’hui : standardiser les process
tout en les modernisant.

Avez-vous un mandat pour centraliser les achats à Los Angeles ?

C’est l’une des questions stratégiques que nous allons devoir trancher. Personnellement, je préfère une approche centralisée mais pas une centralisation complète. Mais c’est sur notre feuille de route : nous devons faire une recommandation au maire. J’espère que nous pourrons la proposer au début de l’année prochaine.

Comment avez-vous fait évoluer les achats à New York ?

A New York nous avons réalisé trois choses : transformer le process achat en augmentant la transparence pour la Ville et le public, accroître l’engagement avec les entreprises, comprendre l’expérience des fournisseurs dans leurs marchés avec la Ville et enfin, assez classiquement, réévaluer et dépoussiérer certains processus. Par exemple, nous pouvions avoir cinq niveaux de validation, là où deux auraient pu suffire. Nous sommes allés loin dans l’analyse des process pour les questionner, savoir pourquoi nous faisions telle ou telle chose, et pour éliminer des étapes qui étaient dépassées. Et nous avons mené un travail de simplification.

Comment les achats se sont-ils modernisés ?

Nous avons changé la culture achat, notamment en ouvrant la porte aux minorités qui se sentaient exclues du système des marchés. C’était une forte volonté du maire. Cela a changé la culture de toute la Ville sur la manière de faire du business. Et du côté professionnalisation nous avons repensé la manière dont nous envisagions l’achat. Le modèle traditionnel est celui de l’acheteur réducteur de coût, qui ne fait qu’acheter ce qu’on lui demande. Nous avons voulu changer cela en disant aux acheteurs : « vous faites partie de la prise de décision stratégique, vous devez être associés tôt. » Connecter l’équipe à la mission et à la vision du département et de la Ville et permet de favoriser l’innovation.

Vous avez également lancé un portail l’an dernier ?

Pour que toutes les réformes soient possibles, l’une des choses les plus importantes que nous ayons faite est la mise en place d’un outil d’e-procurement (voir La LDA 260 http://www.lettredesachats.com/services/revue/e-docs/le_reve_americain_prend_forme_24503/document_article.phtml ). Il a permis le changement de culture, l’optimisation des process et amélioré l’expérience utilisateur de tous les acteurs impliqués dans les marchés. Nous sommes passés d’un procédé de passation des marchés long, lourd au niveau de la paperasse, à un procédé transparent et rapide. La première étape a débuté l’année dernière. La première entreprise qui a testé l’outil était une garderie d’enfants, à but non lucratif. Elle a mis trois heures pour boucler le process, auparavant, il leur aurait fallu un mois !

Dans le contexte particulier que vous découvrez à Los Angeles, quelle équipe avez-vous ?

J’ai une petite équipe de cinq personnes intégrées à la direction du Budget et de l’innovation. Je suis responsable de la politique achat et du plan stratégique, nous ne faisons pas d’achats nous-mêmes. Nous verrons comment cette équipe pourra grossir. Pour l’instant, nous nous focalisons sur les choses que nous pouvons contrôler et nous travaillons sur le design du futur.

Comment travaillez-vous sur la standardisation globale ?

Nous revenons toujours à la base : les process, les gens, la technologie. Nous devons commencer avec les process. Nous avons donc rassemblé toutes les parties prenantes et discuté sur les standards de nos process. Croyez-moi ou pas, les professionnels de l’achat des différents départements ne se rencontraient pas régulièrement avant que j’arrive ! L’une des premières choses que j’ai mise en place a donc été d’instaurer des réunions mensuelles avec les managers achats pour échanger sur les bonnes pratiques, tester des process, et faire des formations ensemble. Nous allons constamment à la rencontre des départements pour comprendre leurs priorités, peut-être même apporter une aide sur certains achats, et leurs process. Nous avons créé un site intranet sur lequel nous avons agrégé des contrats, des données, les contacts des acheteurs, des événements, et un forum. Ça paraît simple mais cela nous a beaucoup aidés.

Que faites-vous sur la standardisation des compétences ?

Nous développons une série de formations professionnelles pour qu’à terme, nous puissions avoir un standard de compétences pour tous les professionnels de l’achat de la Ville. Nous estimons avoir 500 professionnels de l’achat à temps plein ou partiellement, mais nous sous-estimons peut-être ce chiffre. Le premier module, généraliste, va être lancé en janvier et notre but est que tous les acheteurs de Los Angeles l’aient suivi d’ici la fin juin 2019. Et il sera obligatoire pour tous les nouveaux arrivants. Deux autres modules resteront généralistes puis les autres seront plus spécifiques probablement sur les catégories. Chaque département a mis en place ses propres formations mais elles sont spécifiques. Nous voulons avoir des formations communes à toute la ville.

Allez-vous développer une politique achat axée sur les petites entreprises comme à New York ?

L’achat, ce n’est pas simplement acheter et vendre. Je veux changer nos process de certification des entreprises. Je sais qu’en Europe vous avez les PME. Aux États-Unis, nous avons les MWBE (entreprises tenues par des femmes et des minorités). Dans la ville de Los Angeles, nous avons déjà au moins sept certifications d’entreprises (tenues par des femmes, des personnes handicapées, des minorités, des petites entreprises locales etc., NDLR). Toutes ces démarches sont faites sur papier. Si nous n’élargissons pas le panel de nos fournisseurs, nous allons avoir du mal à améliorer nos performances. Nous allons donc passer le process de certification online et le simplifier. Nous espérons que cela réduise les durées de cycle et augmente notre panel de MWBE. Aujourd’hui ce panel tourne autour de 1 200 entreprises. Dans la seule ville de Los Angeles, un rapport de 2015 a recensé plus de 400 000 MWBE. Notre objectif est d’accroître notre panel d’au moins 25 %.

Quel est votre calendrier ?

Nous avons lancé une vingtaine d'initiatives pour les trois prochaines années. Les projets de standardisation et de développement du personnel doivent être lancés et industrialisés avant la fin 2019. L’outil d’e-procurement avec les factures et le paiement en ligne vont prendre plus longtemps. C’est un plan d’action très agressif, je sais que nous aurons des challenges à surmonter mais si on ne se fixe pas de but, on n’arrive à rien.
Portrait
Michael Owh  (40 ans, licence en histoire, Université de Californie à Berkeley doctorat en droit, St John’s University School of Law) a pris la fonction de directeur des achats de la Ville de Los Angeles en février 2018. Il a débuté comme conseiller juridique à la Ville de New York dans différents services, avant de devenir directeur des achats de New York entre 2016 et 2018..

En chiffres
Los Angeles
Ville
Montant d’achats : 6 Mds de $ (8 Mds de $ en incluant l’aéroport, le port et les agences)
Effectifs : 5 personnes en central et 500 dans les départements

Par Cécile Bontron

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