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La Lettre des Achats - Juillet - Août 2016 N°251
Juillet - Août 2016

Secteur Public

Entretien

Katayoune Panahi - Directrice générale des services du Conseil départemental des Hauts de Seine
« Que l’ensemble de nos collaborateurs ait cette double culture économique et juridique »

Par Cécile Bontron

Katayoune Panahi - Directrice générale des services du Conseil départemental des Hauts de Seine

« Que l’ensemble de nos collaborateurs ait cette double culture économique et juridique »

Premier département à signer la charte relations fournisseur responsables, le Conseil départemental des Hauts de Seine est engagé depuis deux ans dans un processus de professionnalisation des achats et s’est déjà lancé dans le sourcing et le suivi fournisseurs.

Pourquoi avez-vous choisi de signer la charte relations fournisseur responsables ?

Il faut déjà souligner que les achats représentent un enjeu majeur pour le Département des Hauts de Seine car nous consacrons une enveloppe de 500 millions d’euros chaque année dans notre budget pour des investissements structurant dans le domaine du transport, de l’éducation, du logement etc. Et ces investissements passent tous par la commande publique. Les achats dans le Département ont représenté 350 millions d’euros l’an dernier dont les trois quart en travaux et le quart en fournitures et services. Donc les enjeux financiers sont essentiels. Nous avons choisi de signer la Charte car nous avons eu le sentiment que cela pouvait formaliser toute une série d’actions misent en place par le Département et valoriser le travail réalisé par l’ensemble des services. Ce ne sont pas des engagements nouveaux. La signature représente plutôt l’aboutissement d’un engagement, et en quelque sorte, un engagement en soi également. Car ce n’est pas juste moral. La Charte nous responsabilise davantage sur les engagements déjà pris.

Elle vous apporte aussi une certaine visibilité ?

C’est un message à nos collaborateurs en interne, qui n’auraient pas encore conscience des démarches en cours. Et cela permet de valoriser le travail des équipes qui s’y sont dédiées. Vis-à-vis des partenaires externes, la Charte confirme notre engagement dans le partenariat et le partage d’information. Nous avons, d'ores et déjà, mis en place des réunions de présentation de nos marchés pour l’ensemble des fournisseurs de la collectivité, afin qu’ils puissent intégrer ces perspectives dans leurs plans de commandes et leurs plans de charge. Néanmoins, tous les fournisseurs ne sont pas venus aux dernières réunions, 300 à 400 étaient présents. La Charte peut aider à faire connaître la démarche.

Comment la Charte s’inscrit-elle dans votre politique achats ?

Depuis environ un an et demi, nous menons des actions qui vont dans le sens de relations fournisseur responsables. Nous travaillons sur la transparence, la simplification administrative, les modalités de paiement, l’adaptation des procédures. Nous avons mis en place des outils d’aide à la réponse au Département et réalisons des dossiers de consultation pédagogiques, non pénalisants. Cela permet de réduire le nombre de marchés infructueux. Nous avons également facilité l’accès aux marchés grâce au site des marchés publics dématérialisés et nous avons développé le recours à l’allotissement. Enfin, nous avons lancé une démarche de sourçage en établissant un dialogue technique en amont des appels d’offres pour comprendre le marché. Nous ne nous arrêtons pas là, lorsque le marché est attribué. Nous organisons également des relations avec les entreprises après l’appel d’offres pour savoir pourquoi, par exemple, le marché a reçu peu de réponses. Cela nous permet de procéder à une amélioration continue. Car nous voulons toujours favoriser la concurrence et dynamiser le tissu économique du Département.

Vous êtes en pleine professionnalisation ?

Notre organisation a évolué. Jusqu’en 2014, nous avions une direction Marchés publics dans le pôle Juridique et une direction achats qui était regroupée avec les Moyens généraux et la Logistique. Aujourd’hui, les achats sont regroupés au sein de la direction de la Commande publique. Cela marque une évolution de nos approches, et de nos pratiques. Nous avions tendance à privilégier la sécurité juridique au détriment du juste prix. Maintenant nous travaillons aussi sur l’économie pour rationaliser, mutualiser et nous assurer que nous achetons bien en adéquation avec nos besoins.
La direction de la Commande publique est la garante de cette approche multi-dimensionnelle. Et elle anime les autres pôles métiers. Elle a un rôle de coordination très fort car les chefs de projets sont situés dans les directions métiers. Ce sont eux qui sont à l’origine de la rédaction des cahiers des charges. Donc il y a un gros travail d’animation à opérer, d’où la mise en place de nos matinales des achats. Nous créons comme cela des lieux d’échange où l’ensemble des agents qui participent à la chaîne de la commande publique peuvent se regrouper, faire état de leurs expériences, de leurs difficultés. La Commande publique est là aussi pour assurer deux rôles : celui de veille juridique et d’interprétation des textes, et celui de mise en cohérence des approches économiques et de diffusion des bonnes pratiques.

Quel accompagnement du changement avez-vous mis en place ?

C’est un travail long qui ne peut que passer par des rencontres, pas par des dossiers de consultation. C’est de l’humain. Il faut sensibiliser, faire des échanges d’expérience pour une évolution culturelle. Nous avons accompagné le changement à travers de la formation, de la communication et des recrutements pour disposer d’une approche nouvelle. Les nouveaux ont pu former les anciens. Il y a eu tout un travail d’accompagnement du changement indispensable au sein de la direction de la Commande publique mais également au sein de l’ensemble des directions sectorielles car toute notre chaîne de production passe par la commande publique, tous les agents participent de près ou de loin à la commande publique. Donc il fallait sensibiliser l’ensemble des autres directions à ces évolutions majeures.

Quels sont vos enjeux à venir ?

Nous devons nous approprier la dernière réforme du code des marchés publics. Mais un certain nombre de mesures consacrées dans le texte sont déjà mises en œuvre par nos services. C’est le cas du sourçage intitulé un peu différemment : «études et échanges préalables avec les opérateurs économiques». C’est également le cas de l’allotissement dont la nécessité et l’efficacité étaient d'ores et déjà justifiés par nos services. Le principal enjeu des mois à venir sera pour nous l’échange de bonnes pratiques entre praticiens et l’animation du réseau des personnes qui participent à la commande publique au sein de la collectivité pour que l’ensemble de nos collaborateurs ait à la fois cette double culture économique et juridique. C’est vraiment un enjeu majeur.
Portrait
Katayoune Panahi  (ingénieure des Pont-et-chaussée) est directrice générale des services du Conseil départemental des Hauts de Seine depuis octobre 2013. Elle a démarré sa carrière au sein du Ministère de l’Equipement, avant de devenir adjointe au sous-directeur de la modernisation au Ministère de l’écologie entre 2006 et 2009. Elle devient Conseillère chargée des infrastructures et équipements civils au cabinet de Patrick Devedjian, ministre chargé de la mise en œuvre du Plan de relance (2009-2010) avant de prendre la tête de Defacto, établissement public de gestion de la Défense.

En chiffres
Conseil départemental des Hauts de Seine
Conseil départemental
Budget primitif 2016 : 2,1 Mds d’€
Montant achats (2015) : 346  M d’€, dont 73 % en travaux et 27 % en fournitures et services
Nombre de procédures notifiées : 1 110
Effectifs achats : 41 personnes

Par Cécile Bontron

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