Publicité
La Lettre des Achats - Avril 2018 N°270
Avril 2018

Secteur Public

Entretien

Gérald Arbeltier, Directeur de l’achat public - région Hauts de France
« Nous sommes passés d'un métier de juriste à un métier d'acheteur »

Par Guillaume Trécan

Gérald Arbeltier, Directeur de l’achat public - région Hauts de France

« Nous sommes passés d'un métier de juriste à un métier d'acheteur »

Dans la foulée de la fusion des régions Nord Pas de Calais et Picardie, les deux directions de la commande publique se sont transformées en une direction de l’achat public qui doit couvrir 100 % des dépenses et le faire dès l’expression des besoins.

Quelle est la mission dévolue à votre équipe ?

Nous sommes 35 agents au sein de la direction de l’achat public, née après la fusion des régions du mariage entre une direction des achats et de la commande publique en Nord Pas de Calais et d’une direction de la commande publique en Picardie. Notre direction conseille les services quant au choix des procédures de passation de marchés publics en évaluant les risques juridiques. Par une délibération du 30 mars 2017, l’exécutif régional a arrêté une politique achat souhaitant affirmer le rôle de l’achat public comme vecteur de développement économique, social et environnemental. Nous avons en charge le suivi de cette politique achat à travers toutes les commandes de l’institution et ce, dès le premier euro.
Nous sommes ainsi passés d’une direction de la commande publique à une direction de l’achat public et d’un métier de juriste à un métier d’acheteur. Auparavant, il s’agissait de travailler à la conclusion d’un contrat juridiquement irréprochable, alors qu’aujourd’hui notre objectif est d’acquérir un besoin pour une direction opérationnelle en l’accompagnant depuis la définition du besoin jusqu’à l’évaluation du fournisseur.

A quelle direction êtes-vous rattaché ?

Je suis rattaché à la direction générale adjointe ressources, qui comprend, outre la direction des achats, la direction des affaires juridiques, la direction des systèmes d’information et la direction de la gestion financière. Chaque semaine, nous passons en revue tous les sujets importants à l’occasion d’un comité de direction.
Comment la performance économique générée sur les achats est-elle prise en compte ?
Comme toutes les collectivités territoriales, la région Hauts de France évolue dans un contexte contraint et c’est pourquoi nous avons entrepris tout un travail d’échanges avec les directions opérationnelles qui ont vu leur budget diminuer. Pour l’instant, nous sommes en mesure de communiquer sur le delta entre l’estimation initiale et le prix auquel nous sommes arrivés. Mais nous n’avons pas d’outil permettant de quantifier avec précision les économies réalisées sur tel ou tel projet. Nous réfléchissons à la manière dont nous allons pouvoir retracer les bienfaits de la politique achats.

Comment vous assurez-vous d’être associés à toutes les commandes ?

La nouvelle organisation a imposé une nouvelle étape dans la procédure de saisine de la direction de l’achat : Le premier acte passe par l’élaboration d’une fiche achats dans laquelle la direction concernée définit précisément mais succinctement son besoin et nous indique à quel axe de la politique achats elle entend contribuer. Cela permet d’obliger les directions à engager une réflexion et d’éviter que nous soyons sollicités au dernier moment. Nous regardons à minima la manière dont nous pouvons tirer un enseignement des pratiques des deux collectivités dont nous sommes issus pour tirer le meilleur des deux. Mais nous ne nous interdisons aucune question lors de cette phase, car il n’est pas question de faire des copier-coller de DCE en DCE.

Quels sont les grands axes de la politique achats rappelés dans cette fiche ?

La région a défini plusieurs priorités : rendre la commande publique plus visible et prévisible ; agir pour que le prix ne commande pas tout ; agir pour une culture partagée de l’achat public ; une nouvelle culture de l’achat public ; mieux outiller la commande publique régionale ; et être une région acheteuse, exemplaire, volontariste, innovante. Dans la pratique cela se traduit par une série d’actions. Pour rendre plus visible la commande publique, nous allons à la rencontre de l’écosystème économique régional, nous créons des partenariats avec des organismes consulaires. Nous proposons un temps d’échange avec chaque candidat non retenu pour répondre à ses questions, lui expliquer comment nous avons jugé les critères, comment son offre a été analysée et pourquoi elle n’a pas été retenue. Nous prenons toutes les précautions pour ne pas être confrontés aux offres anormalement basses. Nous accompagnons les directions dans la rédaction de cahiers des charges sous l’angle fonctionnel. Nous élaborons avec elles des trames de mémoires techniques pour faciliter la réponse des entreprises. Nous autorisons des variantes libres à l’initiative des candidats pour ouvrir à des solutions alternatives. Nous développons la pratique du sourcing, ainsi qu’une bibliothèque partagée des marchés et nous étudions la possibilité de créer une centrale d’achat régionale. Enfin, nous nous efforçons d’appliquer toutes les dispositions offertes par la nouvelle réglementation.

Avez-vous accompagné ces changements par la mise en œuvre d’un nouvel outil e-achats ?

Nous travaillons actuellement sur notre nouvel outil de gestion dématérialisé de la procédure d’achat qui doit permettre de suivre toutes les étapes de la procédure et rendre disponible, pour tous les acteurs et à tout moment, les informations, les documents et les échanges relatifs à la demande. Il doit nous permettre ensuite d’exploiter un certain nombre de données afin d’en tirer des enseignements. Cet outil d’échange avec les directions traduit une évolution de la relation entre la direction de l’achat et les directions opérationnelles.

Quels sont les volumes d’achats du conseil régional ?

L’année 2017 n’est vraiment par représentative de ce que devrait être le volume d’achats de la région. Cela s’explique notamment par la mise en place de cette nouvelle organisation et de ces nouveaux process consécutifs à la fusion. Nous avons eu deux années avec peu de commandes, mais les trois années à venir vont être très importantes sur le plan des investissements parce qu’elles vont concentrer l’ensemble des consultations.

La fusion vous a-t-elle donné de nouvelles possibilités de gains ?

Elle nous a permis parfois d’obtenir de meilleurs prix par la massification, mais le gain recherché n’est pas seulement économique. Nous avons aussi le souci d’avoir une commande publique autorisant les réponses des petites structures et nous travaillons donc le plus finement possible sur l’allotissement. En amont d’une procédure, dans le cadre du sourcing, nous regardons toujours quelles sont les entreprises régionales qui seraient à même de répondre et nous mettons en œuvre tout ce qui est légalement permis pour qu’elles le fassent. Nous avons beaucoup de consultations alloties par zones géographiques. Nous travaillons à préserver notre tissu économique local.

A quelles réactions la fusion a-t-elle donné lieu de la part des fournisseurs ?
Nous allons à la rencontre des territoires et travaillons sur les trois axes de progrès nous ont été remontés. Le premier tient à la complexité supposée de la commande publique. Nous essayons donc de simplifier autant que possible le dossier de candidature, d’aller à la rencontre des entreprises pour leur expliquer comment répondre aux appels d’offres. Le deuxième point important concerne les délais de paiement. Nous avons donc engagé une réflexion sur leur amélioration. La troisième remarque qui est remontée c’est l’impression que nous travaillerions toujours avec les mêmes prestataires. Nous devons lutter contre cette idée fausse, inciter les entreprises à se positionner et être transparent sur nos choix.
Portrait
Gérald Arbeltier (49 ans, maîtrise de droit université de Lille, huissier de justice) est directeur de l’achat public de la région Hauts de France depuis septembre 2016. Il était précédemment, et depuis janvier 2006, directeur des achats et de la commande publique de la région Nord Pas de Calais. Après avoir débuté sa carrière comme huissier de justice, il a intégré la fonction publique territoriale en 1995 et est aujourd’hui administrateur territorial. Il a également été admis à la profession d’avocat par décision du conseil de l’ordre des avocats.

En chiffres
Région Hauts de France
Collectivité territoriale
Budget 2018 : 3,3 Md d’€
Effectif total : 9 081 personnes
Montant des achats : NC
Effectif achats : 35 personnes

Par Guillaume Trécan

Le dernier numéro

Dernier numéro

N°284 - Juillet - Août 2019

Le catalogue

Le catalogue Silex

Nos partenaires

Retrouvez la revue en format tablette

Apple store Google Play