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La Lettre des Achats - Avril 2019 N°281
Avril 2019

Secteur Public

Interview

Pete Stamps - Directeur achats et approvisionnements de l'État de Virginie
« Nous possédons un énorme volume de données pour mieux servir nos clients  »

Par Cécile Bontron

Pete Stamps - Directeur achats et approvisionnements de l'État de Virginie

« Nous possédons un énorme volume de données pour mieux servir nos clients  »

L’Etat américain de Virginie, ou « Commonwealth de Virginie », a toujours été à la pointe de la digitalisation des achats en créant une plateforme achat dès 2001. Pete Stamps, un pur produit de la fonction achat de l'Etat, a pris sa tête depuis un an.

Quel est le périmètre de votre division ?

Nous évoluons au sein du département des services généraux. Nous avons l’autorité pour réaliser les achats des différentes entités de l’État du Commonwealth de Virginie. Nous autorisons une délégation d’autorité pour certains achats. Cela débute à 50 000 dollars mais peut aller plus haut selon les besoins. Il est possible aussi de déléguer la totalité des achats si nous estimons qu’une agence est capable de le faire. Sur les quelque 216 agences sous l’autorité de la DPS (Division of Purchases and Supply), sept ont un pouvoir illimité pour les achats de biens, 38 peuvent acheter jusqu’à 100 000 dollars, et les autres jusqu’à 50 000 dollars. Nous réalisons également des contrats cadre que peuvent utiliser tous les acheteurs publics de Virginie pour bénéficier d’un effet de volume. Nous en avons conçu plus de 300 l’année dernière.

Quelle était votre mission en prenant la tête de la fonction achats et approvisionnements ?

J’ai pris la tête de la fonction depuis un an mais je travaille dans les achats publics en Virginie depuis 29 ans. Ma première mission est d’abord le service client, non seulement pour les agences, mais également pour la communauté des fournisseurs et jusqu’au contribuable. Dans cet esprit, nous avons une équipe de douze personnes dédiées aux relations avec les agences car chacune est unique. La police d’État a des besoins spécifiques comme l’agence des forêts par exemple. Nous avons également une équipe d’une vingtaine de personnes travaillant comme catégorie manager sur la sécurité publique, la santé, les services sociaux. Et nous travaillons spécifiquement sur les PME, c’est une volonté politique.

Comment travaillez-vous sur les PME ?

Les petites entreprises sont certifiées par le département des petites entreprises selon une liste de critères définis. Nous travaillons étroitement avec ce département pour rendre ces PME visibles auprès de toutes les agences. Et notre plateforme de marché électronique est un outil très performant pour offrir des opportunités aux petites structures. L’exécutif a émis le souhait d’arriver à 42 % de transactions avec des PME. Nous n’avons pas d’échéance mais chaque agence fait son maximum pour s’en approcher.

En quoi eVA, votre plateforme de marché est-elle stratégique pour les PME ?

Toutes les opportunités d’achat concurrentiel sont postées sur eVA. Les petites entreprises sont notifiées lorsque des opportunités correspondent aux commodités qu’elles ont sélectionnées lorsqu’elles se sont enregistrées. Et eVA dispose également de plusieurs lieux d’échanges entre entreprises. C’est particulièrement avantageux pour les PME qui cherchent à sous-traiter avec une grande entreprise, et cela permet aux grandes entreprises de trouver des sous-traitants. eVA offre une large visibilité aux PME et un outil de veille très performant.

Comment expliquez-vous que l’État de Virginie soit cité en exemple pour la digitalisation ?

Dès 2001, nous avons été capables de créer un outil d’achat électronique qui a rapidement évolué en devenant un système électronique total. Il nous a valu de nombreux prix car il était l’un des tout premiers, si ce n’est le premier. Beaucoup d’États s’en sont inspirés. Nous l’avons offert à toutes les agences de l’État mais également aux counties (échelon territorial américain, Ndlr.) et aux villes de Virginie. Aujourd’hui 240 agences du Commonwealth et plus 900 collectivités locales utilisent eVA ; 96 000 fournisseurs sont inscrits dont 13 000 PME. Plus de 90 % des achats publics dans l’État passent par eVA.

Évolue-t-il toujours ?

Chaque année nous ajoutons différents éléments. C’est une amélioration constante. Cette année, nous avons ajouté un outil similaire à un forum de discussion. Par exemple, dans la construction, un peintre peut tout à fait déposer un message et proposer une offre de partenariat pour répondre à un appel d’offres. Les individuels peuvent aussi déposer des messages.

Que vous apporte-t-il aujourd’hui ?

L’un de nos plus grands défis réside dans les contraintes toujours plus fortes pesant sur les budgets. Pour pouvoir développer nos programmes, nous devons chercher des fonds, renforcer les gains économiques, s’améliorer sur les négociations. Et l’outil d’achat électronique qui ne cesse d’évoluer nous a permis d’optimiser notre efficacité économique. Nos processus sont moins coûteux, plus efficaces, et nous possédons un énorme volume de données pour nous permettre de mieux servir nos clients.

Quels sont vos autres défis en tant que manager d’une direction achats publique ?

Nous travaillons beaucoup sur le recrutement. C’est une préoccupation qui ne nous est pas propre : nous faisons partie de la Naspo (National association of State procurement officers, association des acheteurs d’États) et c’est une préoccupation qui se retrouve au sein de cette association. Il est difficile d’attirer les personnes dans nos directions et de les garder. Dans beaucoup de cas, le service public ne paie pas aussi bien que le privé. Je déteste dire cela, mais je fais partie de la génération qui vieillit, il faut des talents pour nous remplacer ! Pendant longtemps, les achats ont été plus opérationnels. Aujourd’hui, c’est une fonction reconnue et stratégique. Nous sommes proactifs. Et il faut le faire savoir aux jeunes talents.

Comment travaillez-vous sur le recrutement ?

Une des premières choses que nous faisons est de promouvoir l’évolution interne. Nous avons créé un institut de formation, le Virginia Institute of Procurement qui fait partie intégrante de ma division, c’est la cellule « Learning and Development ». Nous avons créé trois certifications : Virginia Contracting Associate, qui donne les bases sur les processus, les achats simples ; Virginia Contracting Officer d’un niveau plus élevé et le dernier, créé en 2015 ; Virginia Contracting Master pour les managers achats et chefs de département achats. Ces formations sont ouvertes aux acheteurs du Commonwealth de Virginie mais aussi à n’importe quel acheteur public. Elles forment environ 160 acheteurs chaque année. Je suis la preuve que ces programmes fonctionnent : j’ai eu la chance de profiter de ces formations pour acquérir des compétences toujours plus poussées. Et puis nous travaillons aussi avec l’Université de Virginie.
Nous participons au programme d’accueil des étudiants en stage. Certains sont restés parmi nous, après. Je suis également formateur au Virginia Procurement Institute depuis 2006. Et nous essayons de mieux communiquer quand nous recrutons, sur les réseaux sociaux, Facebook, Twitter, à travers le système de recrutement de l’État, ou l’association Naspo. Car nous cherchons nos recrues même au-delà des frontières de la Virginie.
Portrait
Pete Stamps (Certified Public Purchasing Officer, Virginia Contracting Officer, Virginia Contracting Master, diplôme du Commonwealth Management Institute program, Virginia Commonwealth University) est directeur de la Division des achats et de l’approvisionnement de l’État de Virginie. Il est entré dans le Commonwealth il y a 29 ans comme acheteur et a évolué dans l’achat public de Virginie à travers différentes agences de l’État tout en continuant sa formation

En chiffres
État de Virginie
Etat
Budget de l’Etat : 60,3 Mds de $
Montant achats : 7,8 Mds de $
Effectif achats : 130 personnes

Par Cécile Bontron

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