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La Lettre des Achats - Juillet - Août 2018 N°273
Juillet - Août 2018

Secteur Public

Interview

Bruno Carrière, directeur général UniHA
« Nous devons industrialiser nos process »

Par Guillaume Trécan

Bruno Carrière, directeur général UniHA

« Nous devons industrialiser nos process »

Après avoir accompagné ses adhérents dans le déploiement des groupements hospitaliers de territoire, UniHA se prépare à faire changer d’échelle son action, à laquelle sont susceptibles d’être associés tous les établissements membres de ces GHT. Le déploiement d’un SI achat avec BravoSolution et PWC doit l’aider dans cette tâche.

Quels sont les éléments marquants du bilan 2017 ?
Notre portefeuille achats (3,4 milliards d’euros d’achats) et surtout nos gains ont significativement cru. Nous avons comptabilisé 180 millions d’euros de gains, notamment grâce à la performance de nos achats de médicaments et d’énergie. L’autre sujet très structurant pour l’année 2017, c’est la préparation de l’installation des GHT et l’accompagnement de nos adhérents confrontés à cette question : la mise en place de la fonction achats dans les établissements support, ou des questions juridiques comme la délégation de signature et la délégation de compétences. Nous-mêmes avons dû nous préparer à absorber ce nouveau périmètre. Passer de 50 établissements adhérents à potentiellement 800 – 709 établissements répartis dans 79 GHT – représente un défi majeur pour Uni HA. Nous avons faits évoluer statuts, règlement intérieur et organisation.
Que reste-t-il à faire en 2018 dans la thématique de la consolidation ?
Pour étendre notre périmètre aux GHT, sachant nos marchés continuent eux-aussi à croître, nous devons industrialiser nos process. A 50 établissements, nous pouvions connaître le périmètre de nos interlocuteurs assez facilement, mais nous traitons désormais plus de 400 marchés et nous avons en face de nous près de 2 500 contacts : la centaine de salariés du réseau Uni HA et toutes les personnes que nous sommes susceptibles de solliciter dans les hôpitaux : médecins, soignants, pharmaciens, ingénieurs… D’où la décision de nous doter d’un SI achat qui va nous permettre de mieux qualifier, planifier, organiser le travail collaboratif. Fin 2017, nous avons retenu pour cela un groupement d’entreprises constitué de BravoSolution et PWC.
Avez-vous renforcé les effectifs d’Uni HA ?
Les trois-quarts sont des acheteurs répartis sur l’ensemble du territoire, le quart restant travaillent dans les fonctions support. Nous avons dédié deux personnes au projet de déploiement du SI achats. Nous avons aussi renforcé le contrôle de gestion achats. Nous avons également repositionné toute l’équipe SI pour l’inscrire dans cette dynamique de consolidation. Enfin, nous avons complété les équipes achats dans certaines filières : énergie, produits de santé…
Quels modules allez-vous déployer ?
Après un travail d’analyse de nos processus achats, nous avons identifié quatre besoins, correspondant à quatre lots dans notre appel d’offres. Nous avons commencé par un outil couvrant toute la phase de production des marchés : de la stratégie achats en passant par la publication, l’évaluation des offres. Le deuxième lot, demandé par les cellules juridiques des établissements, porte sur un outil dédié à la définition et à la rédaction des pièces de marché. Le troisième lot porte plus spécifiquement sur le pilotage de l’ensemble du dispositif : contrôle de gestion, remontée des gains, consolidation, etc.… Nous devons disposer de données fiables et les orienter vers les bonnes personnes. Le quatrième lot, sur la gestion des non-conformités dans l’exécution des marchés, n’a pas été attribué, faute de réponse satisfaisante.
Ancré sur la manière dont les personnes travaillent, ce projet a nécessité de confronter les processus à l’œuvre dans nos différentes équipes. L’appel d’offres a duré près de six mois et donne lieu à un accord-cadre mono-attributaire avec des marchés subséquents qui permettront de personnaliser ce projet de déploiement SI pour d’autres entités. Cet accord-cadre a pour originalité d’avoir été construit pour correspondre aux besoins d’Uni HA, mais aussi d’un GHT. Nos organisations ont les mêmes fondamentaux : des équipes achats décentralisées, un centre qui assure le pilotage, la coordination et l’arbitrage. Nous voulions quelque chose de flexible qui puisse s’adapter à des situations différentes. La contrepartie c’est qu’il faut un accompagnement un peu lourd dans le paramétrage.
Allez-vous inciter les établissements membre d’Uni HA à adopter l’outil de BravoSolution ?
Nous pourrons transposer chez eux une partie du travail que nous conduisons pour déployer l’outil. En plus des moyens prévus par l’éditeur et PWC, deux salariés d’Uni HA vont accompagner ce paramétrage et pourrons partager la connaissance acquise avec tous les établissements qui travaillent autour de nous.
Quel est le calendrier de déploiement ?
Il va commencer début juillet et s’inscrit dans une vision triennale. Après le SI achat, cette année, l’année prochaine, nous nous intéresserons à des outils de CRM, parce que notre relation avec les établissements nécessite d’être bien documentée. L’année suivante nous travaillerons sur un outil SRM pour notamment investir le sujet de l’évaluation fournisseur.
En 2017, vous avez également développé de nouvelles filières, notamment pour mieux appréhender le numérique ?
Nous avons créé des équipes achats dédiées pour deux autres sujets : les filières dispensation des produits de santé et filiale prestations de transport. Nous avons aussi reconfiguré la filière NTIC et la CAIH (centrale d’achats informatique hospitalier) pour travailler au plus près des usages hospitaliers des technologies numériques et digitales. Notre approche est plus transversale et ne mobilise pas seulement une connaissance de l’univers numérique, mais nécessitera aussi des interfaces avec des compétences centrées sur les prestations de services et les prestations intellectuelles.
Cette façon de globaliser l’achat en combinant de l’équipementier, du dispositif médical, du conseil, de la maintenance, est une tendance de fond du secteur hospitalier c’est un point de passage obligé pour des organisations comme la nôtre. Il faut pour cela à la fois s’appuyer sur des experts sur le sujet, d’autres capables de piloter des projets multidimensionnels et des gens bien en phase avec les enjeux stratégiques de hôpitaux. C’est bien plus que du coût complet de possession. Le mot clé est l’usage optimale des organisations et des technologies au service des patients et des professionnels de santé qu’ils travaillent dans ou hors de l’hôpital.
Avez-vous concrétisé votre souhait de mettre en œuvre des contrats tripartites établissement, fournisseur, Uni HA ?
Nous avons lancé un prototype de ce type de contrat sur le marché de RAAC (réhabilitation améliorée après chirurgie). Il vise à travailler sur l’organisation médicale et soignante pour faciliter le retour à domicile rapide des patients après chirurgie. L’ingénierie de marché appliquée permet de construire un partage de risques entre un groupe de fournisseurs et un établissement hospitalier sur un objectif de performance. L’établissement s’engage sur des volumes minimums et quand il dépasse ces paliers, il accède à un autre niveau de service. L’élaboration de tels contrats demande un travail préalable de sourcing, de compréhension des attentes du marché et de définition d’objectifs communs.
Quelle est la capacité des fournisseurs à répondre à des projets de cette envergure ?
Oui. Selon les entreprises, certaines font appel à des prestataires extérieurs qu’elles vont chercher dans leur environnement avec lesquels elles font des groupements et d’autres ont intégré cette modalité de conseil et d’accompagnement dans leurs équipes.
Vous avez également travaillé sur l’achat d’usage en négociant des forfaits d’hémodialyse à la séance…
C’est typiquement un sujet multidimensionnel sur lequel l’acheteur expert du domaine doit être capable de s’associer avec d’autres expertises. Nous avons également observé que dans les hôpitaux, ces projets pouvaient être conduits soit par des pharmaciens, soit par des ingénieurs biomédicaux, soit par d’autres métiers. Les approches de ces questions sont différentes selon les métiers. Ces projets apportent une nouvelle valeur, ils catalysent de nouvelles opportunités.

Portrait


Bruno Carrière
(Dess de management stratégique de RH IAE, Master achats de l’EM Grenoble) est directeurs général d’UniHA depuis 2009. Il exerçait auparavant les fonctions de directeur de la maternité régionale de Nancy.

En chiffres
UniHA
Groupement d’achats
Montant des achats (2017) : 3,4 Mds d’€
Economie sur achats : 180 M d’€
Effectif : 100 personnes

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