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La Lettre des Achats - Février 2005 N°125
Février 2005

Management

Dossier

Développement durable : des achats éco-compatibles ?

Les articles

Développement durable : des achats éco-compatibles ?

Normes environnementales et écolabels
L'essor des notations

Union européenne
L'industrie passe au vert

France
Des contraintes environnementales pour les entreprises

Développement social
Vers des achats plus éthiques

Mairie d'Angers
Des achats éco-responsables

International
L'âge d'or de l'environnement

La CDAF à l'étude
Un référentiel pour le développement durable

Déchets industriels
Les trois catégories

Traitement des déchets
Un marché en forte progression

Dématérialisation : pourquoi la facture électronique doit intéresser les achats

Facture
Au coeur de la relation commerciale

Europe
Les barrières légales sont tombées

EDI
Une alternative pour le zéro papier

GE Factorance
A l'avant-poste de la dématérialisation

Témoignages

Zeev Flath Consultant associé, 2C Management
« La maîtrise des risques n'a pas de prix »

Jacques Barrailler Directeur des achats groupe, Alcan
« Intégrer l'environnement dès la conception du produit »

Frédéric André Responsable des achats et de l'environnement, Delipapier
« Une majorité de nos fournisseurs est certifiée ISO 14001 »

Vincent Roubertie Chef du département achats, Cogema Logistics
« Nous mettons en place une cartographie des risques »

Jean-Michel Coulon Directeur des achats, Michelin
« Protéger l'industrie de la gomme naturelle »

Frédéric Baverez Directeur réduction des coûts et achats, Suez
« Prendre en compte le coût total d'usage des produits »

Dirk Boon Coordinateur environnement, Volvo 3P et Jean-Marc Lanne Secrétaire général des achats, Volvo 3P
« Anticiper en permanence la législation environnementale »

Ludo Graulus IT manager, VCST Belgique
« Des factures dématérialisées à l'échelle européenne »

Philippe Vandel Directeur des ventes e-services, Guilbert – Office Dépôt
« La dématérialisation fiscale est un gain pour nos clients »

Florent Boyeldieu Responsable des achats, MTK
« Plusieurs clients nous demandent la dématérialisation en EDI »

Dématérialisation : pourquoi la facture électronique doit intéresser les achats

Points-clés

Dématérialisation
Les dix points-clés

Interviews

Jean-Paul Laude - Secrétaire général des achats, Crédit Lyonnais
« L'intégration de nouveaux fournisseurs est facilitée »

Alexandre Scheer - Responsable du contrôle de gestion et des SI achats groupe, Galeries Lafayette
« 60 millions d’euros d’achats sont dématérialisés »

Jean-René Laplace - Responsable du département e-business, Total
« Nous avons dû prolonger la phase pilote »

Par la rédaction

Jean-René Laplace - Responsable du département e-business, Total

« Nous avons dû prolonger la phase pilote »

Total expérimente plusieurs moyens de dématérialiser ses factures, que ce soit en émission ou en réception. À terme, plusieurs millions seront ainsi traitées annuellement. La direction des achats n'étant pas en charge de la gestion des factures, c'est avec les directions financières et comptables que l'équipe e-business a lancé ces projets pilotes. L'évaluation d'une plate-forme EIPP a révélé des imprévus en interne et chez certains fournisseurs.

Quel périmètre couvrent les projets  de dématérialisation de la facture  au sein de Total ?

En réception de factures, nous menons un pilote baptisé Defacto, reposant sur la plate-forme EIPP de b-process. Ce projet concerne deux divisions de Total, la holding et l’activité d’exploration production. Cette plate-forme assure non seulement le support et le routage des factures mais fournit aussi un espace de travail collaboratif facilitant en particulier la gestion des litiges. Elle est connectée à la place de marché Trade-Ranger qui, pour les fournisseurs du périmètre pilote, génère les factures et les envoie directement à b-process. Nous pouvons alors  évaluer les avantages d’une intégration complète, de la commande à la facturation.

D’autres projets sont-ils menés  en parallèle ?

Nous évaluons d’autres options dont celle consistant à utiliser la solution EIPP de Trade-Ranger. Les résultats seront connus à l’été 2005 et serviront de base à la décision pour un éventuel déploiement au sein du groupe. Dans cette hypothèse, les organisations métiers, et plus particulièrement les directions financières et comptables, prendront le relais. Elles suivront les modalités de déploiement proposées par le groupe de  travail mis en place sur le sujet et responsable de la supervision du pilote. Sur l’émission de factures, la branche raffinage et marketing a lancé un projet lié à ses services monétiques (cartes de paiement), basé sur un modèle différent. Il s’agira d’évaluer la capacité à envoyer des factures en PDF signés à nos clients, sur la base des solutions de signature électronique retenues par Total. Ce choix implique notamment une réflexion approfondie sur la fiscalité.

Combien de factures seront  dématérialisées au sein de Total ?

Les projets d’évaluation menés par le groupe ont vocation à couvrir le plus grand nombre de factures, en émission ou en réception. Néanmoins, sur les 4 millions de factures reçues annuellement, toutes ne seront pas éligibles à la dématérialisation. Pour l’émission de factures, les volumétries sont différentes entre les branches : quelques milliers par an pour l’exploration production, quelques centaines de milliers pour la chimie et plus d’un million pour le raffinage marketing. Le nombre de factures émises qui pourraient être dématérialisées à terme pour l’ensemble du groupe est donc supérieur au million.

Pourquoi l’évaluation de la plate-forme EIPP n’a pas été finalisée vers mi-2004, comme attendu initialement ?

Nous avons dû prolonger le pilote Defacto d’un an pour deux raisons principales. En interne, l’adoption de ce nouvel outil, avec une cinquantaine de personnes utilisatrices, a demandé une ré-analyse complète de nos processus comptables, plus complexe que prévu pour le périmètre du pilote. Outre ces adaptations, nos fournisseurs doivent également accomplir un effort pour se conformer à nos besoins. En effet, si l’intégration des données fiscales obligatoires des factures à notre ERP n’a pas posé de difficultés particulières, il en a été autrement des informations d’enrichissement requises par notre ERP. Par exemple, les numéros de commande ou les codes internes définissant le service comptable cible, renseignés par le fournisseur sur sa facture, franchissaient la plate-forme b-process mais ne permettaient pas l’intégration automatique à notre ERP. La définition précise de ces paramètres et la difficulté pour les fournisseurs à « stabiliser » la qualité des factures envoyées ont retardé le projet.

Combien de fournisseurs et de factures dématérialisées représente le projet ?

À ce jour, 13 fournisseurs ont été raccordés avec succès à b-process. D’ici mars 2005,  ce chiffre devrait atteindre les trente initialement prévus. De 900 factures reçues électroniquement chaque mois, nous pourrions atteindre 1 500 à 2 000 factures sur le périmètre du pilote. À noter que nos fournisseurs se sont montrés extrêmement coopératifs et intéressés. L’enjeu d’une plate-forme de facturation à accès partagé est aussi important pour eux. C’est une solution d’avenir, à même de leur apporter de la valeur, au-delà des gains sur les coûts de facturation et le raccourcissement des délais de paiement. Mais la durée d’apprentissage et la gestion des changements induits dans les processus sont longues.

Pensez-vous dématérialiser fiscalement ?

Cela fait partie des points prioritaires que doit valider le pilote. Jusqu’à présent, nous avons conservé des flux papier parallèles sur le pilote. Si un projet de déploiement est décidé, la dématérialisation fiscale sera immédiatement lancée. Cela implique une démarche technique et juridique en interne et la définition de nouvelles conditions contractuelles avec nos fournisseurs, avec des conventions de dématérialisation.

Portrait
Jean-René Laplace (47 ans, ingénieur ENSEEIH Toulouse) a exercé des responsabilités liées aux systèmes d'information au sein d'Elf Aquitaine. En 2000, il a rejoint la direction e-business / e-procurement de Total où il est, depuis l'été dernier, responsable du département e-business au sein de la direction des systèmes d'information du groupe.
En chiffres
Total
Exploration et raffinage, chimie, distribution de produits pétroliers
Chiffre d'affaires : 104,652 milliards d'euros
Effectif : 110 800 personnes
Montant des achats de biens et services (2003) : 10,5 milliards d'euros

Par la rédaction

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