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La Lettre des Achats - Mars 2019 N°280
Mars 2019

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Enquête

Chatbot : Agathe, Jim, Effy, Marvin… des assistants achats adolescents

Agathe, Jim, Effy, Marvin… des assistants achats adolescents

FAQ

Témoignages

Philippe Peignon - Directeur du sourcing efficiency - Alstom
« Effy va dépolluer les acheteurs d’activités à valeur non ajoutée »

Stéphane Levindré - Responsable fonctionnel - Idex
« L’utilisateur a l’impression d’avoir une personne face à lui »

Par la rédaction

Stéphane Levindré - Responsable fonctionnel - Idex

« L’utilisateur a l’impression d’avoir une personne face à lui »

D’un commun accord avec la direction financière, la direction des achats d’Idex a mis en route un chatbot qui répond aux questions des fournisseurs sur le paiement et l’état de leur facture. Des développements sont maintenant à l’étude pour le tourner vers les questions des acheteurs.

Pourquoi avoir décidé d’implémenter un chatbot ?

Avec la directrice financière, nous avons identifié un cas d’usage concret pour répondre aux questions les plus fréquentes de nos fournisseurs, notamment sur le paiement de leurs factures et sur l’état de celles-ci. Le chatbot leur indique le moment où elles seront payées et va leur donner les détails du paiement. Ainsi, si la commande n’a pas encore été satisfaite, le chatbot lui indique le nom et le mail de l’acheteur qui a effectué la commande.

C’est un « économiseur de temps » ?

Oui mais en plus de dégager du temps pour nos équipes, en les déchargeant de tâches à moindre valeur ajoutée, nous apportons grâce à cet outil, une grande réactivité. Le chatbot va scanner l’ensemble du système informatique pour trouver la facture et pouvoir apporter une solution au fournisseur. Et si malgré tout, le chatbot ne la trouve pas, nous proposons au fournisseur de faire une recherche par le numéro de commande et de rappeler l’acheteur qui a effectué la commande.

Votre chatbot est fondé sur de l’intelligence artificielle…

En effet et l’utilisateur a l’impression d’avoir une personne face à lui car le chatbot a un comportement « humain ». Il ne fonctionne pas simplement selon un schéma réponse/sujet mais il va proposer d’autres actions suivant les verbatims des fournisseurs.

Aujourd’hui, ce chatbot est-il ouvert à l’ensemble de vos quelque 4 000 fournisseurs ?

Oui, ils peuvent tous l’utiliser s’ils le souhaitent. Au départ, nous avons démarré avec un POC utilisé par une cinquantaine de fournisseurs, puis nous l’avons déployé au fil de l’eau selon les besoins. De même que nous l’avons enrichi car si au démarrage, nous n’avions prévu que trois questions, nous avons ajouté deux nouvelles possibilités : les prochaines échéances de paiement et les factures en litige.

Quels sont les prochains axes de développement ?

Nous travaillons actuellement pour que les fournisseurs puissent, via le chatbot, nous transmettre des documents comme un RIB. Ensuite, nous voulons étendre davantage cet outil aux achats et donc leur offrir des fonctionnalités particulières comme accéder instantanément à des prix fournisseurs. Nous sommes en train d’implémenter le chatbot sur notre portail interne afin d’aider nos collaborateurs acheteurs, commanditaires et responsables d’agences. C’est en test.

L’implémentation de ce chatbot fait-elle partie d’une stratégie globale de l’entreprise ?

Nous avons en effet une stratégie de développement à l’international, ainsi que des objectifs commerciaux et ceci suppose que nous intégrions un pool de fournisseurs existants.
En chiffres
Idex
Environnement
Chiffre d’affaires : 860 M d’€
Effectif total : 3 600 personnes
Montant des achats : 330 M d’€
Effectif achats : 17 personnes

Par la rédaction

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