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La Lettre des Achats - Février 2005 N°125
Février 2005

Marchés

Dossier

La carte d'achat toujours au banc d'essai

Article

La carte d'achat toujours au banc d'essai

Périmètre d'achat
Un large spectre de dépenses

K-BUY
La carte pour des achats non catalogables

Les atouts de la carte d'achat
Des gains qualitatifs

Témoignages

Patrick Dupont Directeur développement b to b, Ingenico
« Nous développons trois solutions conduisant à l'interopérabilité »

Alain Genet Chef du bureau politique, de soutien et des achats, DGA
« Étendre le nombre de cartes de 25 à 150 »

Michèle Biarrotte Responsable du développement des achats, Bristol Myers Squibb
« Les fournisseurs sont payés sous quatre jours »

Henry Alexandre Directeur adjoint de l'Agence centrale des achats, Minéfi
« La carte d'achat permet une dématérialisation complète »

Christelle Daven-Foucher Responsable du lancement de la carte d'achat, groupe Nestlé
« Réduire les achats sauvages et la charge administrative »

Patrick Deplaix Responsable e-commerce, Radiospares
« Un lien entre e-commerce et carte d’achat »

Lien Nguyen Dinh Chef des projets transverses b to b, Groupe Louvre Hôtels
« De la carte d’achat à la dématérialisation fiscale »

Interviews

Ghislaine Mihoub - Responsable du service finances-budget, Ville de Meudon
« Les porteurs de carte sont responsabilisés et valorisés »

Par la rédaction

Ghislaine Mihoub - Responsable du service finances-budget, Ville de Meudon

« Les porteurs de carte sont responsabilisés et valorisés »

De janvier 2002 à janvier 2004, la mairie de Meudon a expérimenté la carte d'achat en tant que site pilote. La carte a été utilisée par le service garage pour l'achat de pièces détachées et par les équipes de régie bâtiments pour des fournitures d'électricité, de plomberie et de peinture. Sur un an et demi, le volume d'achat s'élève à environ 150 000 euros. En 2005, ce périmètre va être étendu à d'autres fournitures éducatives et aux livres.

Pour quels achats la carte  fonctionne-t-elle ?

Elle concerne les achats de proximité ou les achats à distance. Pour les premiers, le porteur de la carte se rend sur place et paie par carte. Le fournisseur est muni d’un terminal de paiement et le porteur tape son code pour être identifié. Pour les achats à distance, le porteur commande par téléphone ou par fax, en donnant son numéro de carte pour être identifié. Cette identification permet  à la banque l’acceptation du paiement. Chaque porteur dispose d’un montant par jour, par mois et par fournisseur. Par ailleurs,  la ville ne pouvait pas, jusqu’à présent, effectuer de commandes électroniques car la  banque n’avait pas développé cette solution. Celle-ci attendait la sortie du décret autorisant l’utilisation de la carte.

La facture électronique est-elle jumelée avec la carte d’achat ?

La banque a installé une plate-forme avec donc une connexion simultanée chez le fournisseur, le porteur de la carte, le comptable du service gestionnaire, le service finances et la trésorerie principale. Dès que la banque accepte le paiement, le fournisseur reçoit l’avance dans les 72 heures. La facture électronique est alors disponible sur l’écran.  Le porteur de la carte peut approuver ou désapprouver la facture si elle ne correspond pas aux fournitures initialement commandées. Le paiement est alors suspendu et la banque reprend l’avance au fournisseur au bout des 45 jours si l’erreur est probante. Une autre facture est alors émise. En revanche, si le fournisseur livre les fournitures manquantes, le porteur de la carte remet la facture dans le circuit et l’approuve.

Qu’advient-il ensuite de cette facture ?

Le comptable du service gestionnaire enrichit alors les données avec le numéro du bon de commande, le code analytique, la nature budgétaire et approuve également la facture. Celle-ci arrive au service financier qui donne son approbation, après avoir vérifié les  données comptables et comparé la facture électronique avec celle papier envoyée par le fournisseur. Ensuite, le service financier sort un relevé de facture à la fin du mois pour établir un mandat administratif par fournisseur. Enfin, la Trésorerie principale reçoit la facture qu’elle approuve elle-même, après avoir reçu le relevé de factures avec le mandat administratif, pour payer la banque émettrice des cartes d’achat. Elle n’a que quelques jours pour effectuer le virement à la banque.

Quels sont les effets positifs liés à l’usage de la carte ?

La carte simplifie les processus de passation de commande et de facturation. Auparavant, nous avions un bon de commande par achat et son traitement pouvait durer jusqu’à cinq jours, avec l’approbation de la commande par l’élu. Maintenant, nous n’avons plus qu’un seul bon de commande prévisionnel pour l’année. Avant, le fournisseur pouvait attendre jusqu’à 50 jours pour être payé,  avec parfois le risque que la facture s’égare. Maintenant, une avance lui est faite dans les 72 heures après acceptation du paiement par la banque. Ainsi, le délai de paiement est  respecté.

La carte facilite-t-elle aussi le règlement des factures en interne ?

Au lieu de payer une facture par achat, nous réglons le montant total des factures approuvées par fournisseur, ce qui est un progrès énorme. En septembre dernier, nous avons reçu 150 factures relatives à des fournitures scolaires ; le montant de certaines ne dépassait pas 0,5 euro. Si nous avions eu la carte d’achat pour ces fournitures, nous n’aurions pas établi 150 mandats mais un seul. Autre aspect positif, les porteurs de carte sont  responsabilisés et valorisés.

Malgré ses atouts, la carte d’achat  peut-elle poser problème ?

Il n’existe pas encore d’interbancarité pour le système de la carte d’achat, c’est-à-dire que le fournisseur qui l’accepte pour l’un de ses clients doit ouvrir un compte à la banque émettrice de la carte. Il ne peut donc pas être payé directement par sa banque. Cependant, l’interbancarité est en cours. Grâce à elle,  les fournisseurs seront moins réticents à adopter la carte comme nouveau système de paiement. Un autre problème reste le coût élevé des commissions.

Portrait
Ghislaine Mihoub (50 ans, niveau DESS d'administration locale) est responsable du service finances-budget de la mairie de Meudon.
En chiffres
Meudon
Budget de la mairie (2004) : 82 millions d'euros
Montant des achats (2004) : 2,2 millions d'euros
Montant des achats réalisés par carte d'achat (2004) : 100 000 euros

Par la rédaction

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