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La Lettre des Achats - Mars 2019 N°280
Mars 2019

Secteur Public

Interview

Thierry Fall - Responsable achats du GHT des Hauts-de-Seine
« Les directeurs d'établissement ont compris la rigueur des achats »

Par Cécile Bontron

Thierry Fall - Responsable achats du GHT des Hauts-de-Seine

« Les directeurs d'établissement ont compris la rigueur des achats »

Les petits groupements hospitaliers de territoire. (50 millions d’euros d’achats d’exploitation), le GHT des Hauts de Seine a dû se créer un modèle adapté à sa taille. Thierry Fall, responsable achat, explique comment la fonction a su se développer et intégrer l’innovation.

Comment s’est constitué le GHT des Hauts-de-Seine ?

Les équipes ont commencé assez tôt à travailler sur le GHT. Il a été formalisé en 2017. Il y avait deux établissements de même importance : le Centre hospitalier des Quatre Villes situé à Saint-Cloud et l’hôpital de Neuilly. Une fois l’établissement support nommé, le CH des Quatre Villes, deux personnes ont constitué la ressource achat : le directeur achat et le responsable achat de l’établissement support. Nous avons ensuite décliné l’organisation avec la création des référents achats dans chaque établissement partie : les acheteurs ou les attachés d’administration en place. Nous avons créé deux postes, un responsable de marché qui gère tous les marchés du GHT, et un contrôleur de gestion. Le responsable marché a commencé en 2018, il récupère l’ensemble des demandes de marchés pour arriver à la convergence. Mais pour l’instant, nous n’avons pas encore recruté le contrôleur de gestion.

C’est pourtant une obligation…

C’est l’une des difficultés pour les petits GHT. Nous sommes trop petits pour dégager suffisamment de ressources. Il faudrait pouvoir financer un poste pour lequel les personnes qualifiées demandent 2 500 euros à 3 000 euros par mois. Sans aide, c’est trop difficile pour nous à iso périmètre. Sinon il nous faudrait réduire la masse salariale sur d’autres postes et ce n’est pas possible. Nous arrivons à dégager des gains, mais ils ne suffisent pas. Les petits GHT et les petits établissements n’ont pas le budget pour faire face à ces nouvelles dépenses, que ce soit la création d’un poste de contrôleur de gestion ou l’acquisition d’un nouveau système d’information. Pour l’instant, c’est moi qui assure le contrôle de gestion.

Quel est le rôle des établissements parties ?

Nous avons choisi de leur laisser une délégation de signature assez haute par rapport à d’autres GHT : jusqu’à 25 000 euros. Au-dessus de 10 000 euros, ils doivent faire remonter l’achat pour que nous vérifiions que nous sommes cohérents. Au quotidien, leur rôle est de nous faire remonter les besoins chaque semaine. Cette organisation est particulière par rapport à d’autres GHT qui sont organisés en filières gérées par les acheteurs des établissements parties et limitent la délégation de signature à 2 000 ou 3 000 euros. Elle est liée à notre taille. Nous pouvons centraliser la fonction achats mais nous devons laisser une plus grande liberté aux établissements partie. Le fait que le Centre hospitalier des Quatre Villes avait déjà bien avancé sur sa fonction achat a facilité la mise en place.

Comment était-il avancé ?

Depuis 2014 le CH des Quatre Villes a créé une véritable fonction achats avec l’accompagnement du Resah. En 2017, il était donc déjà en ordre de marche avec une organisation dédiée comme dans le privé, un plan d’action achat, des experts métier définis, des bonnes pratiques, la publication d’un guide de la fonction achat. Les autres établissements avaient encore des profils polyvalents, et des agents multi-tâches.

Comment avez-vous organisé la professionnalisation des achats ?

Nous avons diffusé le guide de la fonction achats que nous avions établi en nous inspirant directement du programme Phare et des vagues Armen (voir La Lettre des Achats N°212 de janvier 2013). Nous avons diffusé les bonnes pratiques en venant en soutien dans les négociations, dans les techniques d’achat. Nous avons beaucoup rencontré les acteurs de l’achat. Nous avons mis en place un comité achat mensuel qui réunit tous l’équipe centrale et tous les référents achat des établissements, ainsi que des rencontres annuelles par métier. En février, nous rassemblons les pharmaciens pour parler des pratiques achats, de l’harmonisation des marchés etc. Ensuite, ce sera les services techniques et patrimoine. Et nous nous déplaçons régulièrement dans les établissements. Entre acheteurs, nous étions confrères et nous sommes devenus collègues à l’intérieur du GHT. Aujourd’hui, les référents nous font même remonter les pistes de gain achat.

Quels ont été vos premiers leviers de performance ?

La mutualisation a été le premier, mais pas le seul. Nous avons pu réintroduire des dépenses qui étaient hors marché, mettre en place des bonnes pratiques, de la mise en concurrence, de la négociation. En 2017, nous avons obtenu un gain de 1,2 million d’euros et en 2018 de 1,6 million d’euros. Mais la fenêtre de tir va se resserrer, nous devons trouver de nouveaux leviers, comme par exemple réduire l’impact des augmentations de prix ou trouver des solutions innovantes.

A travers le sourcing ?

Depuis 2014, au CH des Quatre Villes, nous travaillons le sourcing. Mes collègues qui étaient multi-tâche n’avaient pas le temps et peut-être pas la culture. Depuis 2014, je m’impose de rencontrer trois ou quatre fournisseurs par semaine. Et j’ai réussi à transmettre cette démarche. Il y a eu des freins au départ. Pour certains directeurs d’établissement la pratique des marchés publics devait être très rigoureuse juridiquement. Mais ils ont compris l’évolution des achats et notre rigueur : nous rencontrons tous les fournisseurs d’un segment achat pour comprendre les possibilités du marché, et que notre cahier des charges puisse être en adéquation avec le marché. A partir de cette année, nous allons recevoir des fournisseurs lors de nos comités achat mensuels : ceux qui proposent des pistes innovantes pourront venir présenter leur solution en 30 minutes, comme un speed dating. Tous les acteurs de l’achat participeront.

Avez-vous déjà travaillé sur des solutions innovantes ?

Nous travaillons par exemple sur une solution permettant de passer le mobilier des chambres de l’investissement à l’exploitation. Historiquement, les établissements achetaient les lits en investissement mais aujourd’hui ils n’ont plus forcément les moyens d’avoir le budget investissement nécessaire. Nous avons sourcé une solution de location/maintenance sur plusieurs années qui permet de passer l’achat en exploitation. Autre innovation : pour l’affranchissement du courrier, nous avons une solution numérique qui permet d’envoyer nos courriers numériquement, pour obtenir une impression et un affranchissement à un tarif industriel.

Comment a évolué votre recours aux centrales d’achat ?

Nous avons analysé la structure de dépense des établissements partie et nous nous sommes aperçus qu’il y avait un certain recours à des fournisseurs historiques. Lorsque c’était possible, nous avons basculé l’achat sur les centrales afin d’obtenir des gains. Nous avons donc davantage recours aux centrales. Nous avons plus de poids pour obtenir de meilleurs prix et nous sommes mieux organisés : l’équipe en centrale est devenue un interlocuteur unique pour tous les établissements du GHT. Mais, aujourd’hui, toutes les centrales ne nous remontent pas les gains correctement. Nous pouvons avoir beaucoup de prestations mais sans pouvoir valoriser les gains réalisés. Les centrales devraient nous fournir des reporting précis pour que nous puissions identifier nos gains.
Portrait
Thierry Fall (Licence de droit public, université de Cergy-Pontoise, certificat Achat et Logistique hospitalière, ESCP Europe) a débuté comme juriste marché public à l’hôpital d’Aulnay-sous-bois avant d’intégrer le Centre hospitalier des quatre Villes comme responsable marché public et approvisionnement. A partir de septembre 2017, il devient responsable achats du GHT Hauts de Seine.

En chiffres
GHT
Montant achat : 50 millions d’euros en exploitation
Effectif achat : 3 personnes en central, une dizaine dans les établissements parties

Par Cécile Bontron

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