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La Lettre des Achats - Février 2005 N°125
Février 2005

Management

Dossier

Développement durable : des achats éco-compatibles ?

Les articles

Développement durable : des achats éco-compatibles ?

Normes environnementales et écolabels
L'essor des notations

Union européenne
L'industrie passe au vert

France
Des contraintes environnementales pour les entreprises

Développement social
Vers des achats plus éthiques

Mairie d'Angers
Des achats éco-responsables

International
L'âge d'or de l'environnement

La CDAF à l'étude
Un référentiel pour le développement durable

Déchets industriels
Les trois catégories

Traitement des déchets
Un marché en forte progression

Dématérialisation : pourquoi la facture électronique doit intéresser les achats

Facture
Au coeur de la relation commerciale

Europe
Les barrières légales sont tombées

EDI
Une alternative pour le zéro papier

GE Factorance
A l'avant-poste de la dématérialisation

Témoignages

Zeev Flath Consultant associé, 2C Management
« La maîtrise des risques n'a pas de prix »

Jacques Barrailler Directeur des achats groupe, Alcan
« Intégrer l'environnement dès la conception du produit »

Frédéric André Responsable des achats et de l'environnement, Delipapier
« Une majorité de nos fournisseurs est certifiée ISO 14001 »

Vincent Roubertie Chef du département achats, Cogema Logistics
« Nous mettons en place une cartographie des risques »

Jean-Michel Coulon Directeur des achats, Michelin
« Protéger l'industrie de la gomme naturelle »

Frédéric Baverez Directeur réduction des coûts et achats, Suez
« Prendre en compte le coût total d'usage des produits »

Dirk Boon Coordinateur environnement, Volvo 3P et Jean-Marc Lanne Secrétaire général des achats, Volvo 3P
« Anticiper en permanence la législation environnementale »

Ludo Graulus IT manager, VCST Belgique
« Des factures dématérialisées à l'échelle européenne »

Philippe Vandel Directeur des ventes e-services, Guilbert – Office Dépôt
« La dématérialisation fiscale est un gain pour nos clients »

Florent Boyeldieu Responsable des achats, MTK
« Plusieurs clients nous demandent la dématérialisation en EDI »

Dématérialisation : pourquoi la facture électronique doit intéresser les achats

Points-clés

Dématérialisation
Les dix points-clés

Interviews

Jean-Paul Laude - Secrétaire général des achats, Crédit Lyonnais
« L'intégration de nouveaux fournisseurs est facilitée »

Alexandre Scheer - Responsable du contrôle de gestion et des SI achats groupe, Galeries Lafayette
« 60 millions d’euros d’achats sont dématérialisés »

Jean-René Laplace - Responsable du département e-business, Total
« Nous avons dû prolonger la phase pilote »

Par la rédaction

Jean-Paul Laude - Secrétaire général des achats, Crédit Lyonnais

« L'intégration de nouveaux fournisseurs est facilitée »

Après avoir développé en propre des flux de factures dématérialisées auprès d'une trentaine de fournisseurs, le Crédit Lyonnais a choisi, toujours sous l'impulsion du service achats, d'externaliser la dématérialisation d'une partie de ses factures. Plus que les gains sur la saisie, la plate-forme de b-process facilite l'intégration de nouveaux fournisseurs, en attendant la prochaine étape, le zéro papier.

Quels gains apporte la facture  électronique du point de vue des achats ?

La rationalisation de nos achats a porté sur la réduction des coûts d’acquisition et des coûts administratifs liés à ces achats. Sur ce second point, nous ne calculons pas la rentabilité en termes financiers, il s’agit d’une amélioration de la productivité. Nous avons notamment entrepris la centralisation du traitement des factures, menée à bien entre 2001 et 2004. Une trentaine de collaborateurs assure le règlement des factures et la gestion des litiges, tant côté fournisseurs que refacturation interne pour tout le groupe Crédit Lyonnais avec ses 2 000 agences. La facture électronique se range naturellement parmi les gains de productivité sur toutes les étapes du traitement administratif, à commencer par la suppression des ressaisies.  En outre, pour les responsable des achats comme pour les contrôleurs de gestion, l’intégration automatique des données de facturation permet de réaliser très aisément une analyse des dépenses.

À quand remontent vos premières  factures électroniques ?

Avant même d’avoir notre système d’information pour les achats, nous avons commencé à traiter des factures sous forme  électronique, auprès d’un fournituriste et d’un voyagiste. Dès 1997, nous leur avons demandé de nous envoyer un fichier de factures, tout en maintenant en parallèle l’envoi d’une version papier. Un pas important a ensuite été franchi lors de la mise en place de notre système d’information achats fin 1999. Le progiciel Oracle offrait une fonctionnalité d’import de factures initialement destinée à traiter les remboursements de frais. Nous l’avons adaptée à l’intégration de fichiers de factures. Nous travaillons avec une trentaine de fournisseurs et, à présent, nous étendons la dématérialisation et le nombre de fournisseurs grâce à la plate-forme.

Pourquoi avoir choisi b-process ?

C’est par le biais d’EDF que nous avons été amenés à tester cette solution. En 2002, ce fournisseur nous avait proposé un système EDI pour envoyer ses factures sous forme électronique. Ce système fonctionne bien mais sa technologie point à point, ses coûts et délai de mise en œuvre ainsi que certaines spécificités, ne nous ont pas paru adaptés  à notre besoin. À cette même période, de nouvelles solutions basées sur les technologies internet émergeaient, dont celle de  b-process. La solution de cette plate-forme nous a séduits : elle traite les factures émises en EDI par EDF, tout en nous les envoyant sous le format qui convient le mieux à notre ERP Oracle. Un accord tripartite entre EDF, b-process et le Crédit Lyonnais a alors  été signé.

Quels sont les gains dus à b-process ?

Je précise d’emblée que nous continuons, à ce jour, à demander à nos fournisseurs clients de b-process de nous envoyer des factures papier. Pour nous, le gain le plus important reste l’intégration grandement facilitée des factures de nouveaux fournisseurs. Nous n’avons plus à développer de lourds projets pour chaque fournisseur. Les données sont fiables. Pour Guilbert, il nous a fallu seulement trois semaines pour rendre opérationnelle la réception de factures électroniques là où auparavant il fallait compter au moins trois mois.

Existe-t-il également des gains  en interne ?

Par rapport une solution développée entre acheteur et fournisseur, le second gain d’une plate-forme externe tient au meilleur contrôle en amont, à la réception de la facture dans la plate-forme. Celle-ci assure une grande rigueur dans le contrôle des données. Du coup, le nombre d’anomalies est nettement réduit : 7 cas sur 40 000 factures pour Guilbert. Conséquence directe pour nous, une réduction des coûts administratifs liés aux litiges et au rapprochement des factures. Ces avantages s’ajoutent à la dématérialisation des factures telle que nous l’avons développée auprès de certains fournisseurs.

Pourquoi ne pas s’affranchir  immédiatement du papier ?

Pour des questions de ressources humaines, nous devons continuer à demander à nos fournisseurs raccordés à b-process de nous envoyer des factures papier. D’ici à la fin 2005, la maîtrise d’ouvrage informatique pourra dégager du temps afin de réaliser le projet de dématérialisation fiscale selon les dispositions légales. Un responsable de ce projet sera alors désigné. Nous commencerons à lancer le zéro papier avec les plus gros fournisseurs. Nous ne consultons plus ces factures papier : elles sont directement archivées. Guilbert nous envoie tous les mois des cartons contenant toutes les factures émises pour économiser sur l’affranchissement. Nous les archivons directement, sans même ouvrir de carton…

Combien de fournisseurs vous envoient des factures électroniques ?

À ce jour, une soixantaine nous envoie des fichiers de factures. Cela représente environ 93 % des lignes sur un total de 2 900 000 lignes des 240 000 factures reçues. 24 fournisseurs sont utilisateurs de b-process et  ce nombre est appelé à s’accroître. Pour  tous les fournisseurs qui nous envoient plus d’une centaine de factures par mois, il est désormais impératif de passer à la facturation électronique. Nous leur demandons d’utiliser b-process : c’est un pré-requis de sélection lors des appels d’offres.

Comment vos fournisseurs réagissent-ils à cette exigence ?

Nous faisons un travail de pédagogie en leur expliquant que des économies importantes peuvent être réalisées sur la facturation par les deux parties. Les études menées à ce sujet par de grands cabinets de conseil sont éclairantes : le frein à l’adoption de la facturation électronique chez les fournisseurs est bien souvent d’ordre technique. Certains sont équipés de systèmes d’information peu adaptés ou peu évolutifs, d’autres ont des systèmes de facturation hétérogènes. Dans ce dernier cas, l’envoi de factures électroniques leur demande une remise en cause de leur système d’information. Nous comptons entre 4 000 et 5 000 fournisseurs. Ce chiffre peut paraître élevé pour des achats de services généraux mais il est en rapport avec le nombre important de nos agences et de nos fournisseurs locaux pour des achats non répétitifs de faible montant.

Portrait
Jean-Paul Laude (58 ans, docteur en chimie structurale) est secrétaire général de la direction de l'immobilier, des achats et de la logistique du Crédit Lyonnais. Entré dans la banque en 1972, il a rejoint les achats en 1989, comme responsable d'une équipe d'acheteurs jusqu'en 1996. À cette date, il est devenu responsable de la maîtrise d'ouvrage de la direction des achats. Il a pris ses fonctions actuelles il y a trois ans, peu de temps avant la fusion de la direction  des achats avec la direction de l'immobilier et de la logistique.
En chiffres
Crédit Lyonnais
Banque
PNB : 12,721 milliards d'euros (groupe Crédit Agricole SA)
Effectif : 30 000 personnes
Part des achats généraux Crédit lyonnais : 1,1 milliard d'euros
Effectif achats (en restructuration) : courant 2003, 62 acheteurs, assistants et approvisionneurs au Crédit Lyonnais, au sein d'un service de 105 personnes chargé aussi du règlement des factures, des approvisionnements et du support.
crédit lyonnais-crédit agricole
Les SI achats au cœur du rapprochement
Si la mutualisation des achats entre les deux banques est d'ores et déjà un processus bien entamé depuis un an et demi, la réunion de systèmes d'information différents présente des difficultés, en voie d'être résolues, pour les services informatiques. Ce processus devrait être achevé pour la mi-2005. Il est à noter que le service achats du Crédit Lyonnais s'était doté fin 1999 d'un système d'information achats Oracle assurant la gestion de documents (contrats de maintenance, leasing, approvisionnement, règlement des factures, etc.).
 

Par la rédaction

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