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Par Cécile Bontron

Michel Grévoul - Directeur des achats de l’État

« Je veux accroître les relations acheteurs entreprises »

Successeur du SAE (service des achats de l’État), la Direction des achats de l’État a été créée avec pour ambition d’harmoniser et mutualiser les achats de l’État dans les ministères et même dans les établissements publics de l’État, pourtant autonomes. Michel Grévoul, directeur des achats de l’État détaille la création et les premières années de la DAE.

Comment avez-vous réformé la gouvernance du Service des achats de l’État devenu en 2016 Direction des achats de l’État ?

Le changement de gouvernance était devenu crucial. J’ai signalé dans mon rapport de 2015 au Premier Ministre l’importance de bien identifier dans le décret créant la DAE les responsabilités de chaque acteur de l’achat à l’État. Si le pouvoir de décision final sur la partie interministérielle des marchés revient à la DAE, la procédure en amont est très participative avec les groupes de travail interministériels sur les stratégies que les acheteurs de la DAE animent. La DAE se situe dans l’écosystème de Bercy et je suis rattaché au ministre chargé du budget, Gérald Darmanin. Mais le décret du 3 mars 2016, de création de la DAE, stipule que la DAE définit, sous l’autorité du Premier Ministre, la politique d’achat de l’État. Cela donne une légitimité interministérielle forte. Le changement entre le SAE et la DAE réside aussi beaucoup dans l’avis conforme préalable qui est donné par chaque responsable ministériel achat à chaque acheteur ministériel sur son projet de stratégie d’achat (besoins ministériels non couverts par un marché interministériel). Il permet aux RMA de vérifier avant le lancement des marchés la bonne application prévue de la politique des achats de l’État et ministérielle.

Que représente la conférence des achats de l’État ?

Présidée par le secrétaire général du gouvernement elle se tient à Matignon tous les six mois. Cela montre l’importance accordée aux achats par le Gouvernement. On y discute les grandes orientations stratégiques des achats de l’État en présence des onze secrétaires généraux des ministères et de moi-même. Elle n’existait pas avant 2016. Mais il existait déjà le Comité des achats de l’État. C’est le niveau opérationnel. Je préside tous les trois mois le comité des achats de l’État, qui est un organe consultatif rassemblant les onze RMA et les treize directeurs des plateformes régionales achats (PFRA). L’ouverture aux régions est une nouveauté importante car de plus en plus de marchés interministériels sont délégués par la DAE aux PFRA. Dans ce comité, nous discutons de l’application opérationnelle des stratégies achats par segment mais aussi de tout ce qui peut permettre d’accroître la performance des achats de l’État (professionnalisation, outils, organisation achats, etc.)

Quelle est votre politique pour les établissements publics de l’État ?

Les établissements publics de l’État (EP) sont autonomes. Nous devons diffuser les bonnes pratiques et inciter les EP à adhérer à nos marchés interministériels. Il existe 1 300 établissements publics de l’État mais notre coeur de cible concerne les 200 plus importants. Tous les trois mois, je préside le comité des achats des établissements publics de l’État qui rassemble les 70 plus importants, avec un montant achat supérieur à 40 millions d’euros.

Comment a évolué la performance des achats ?

S’agissant des économies, nous avons atteint les objectifs fixés par le gouvernement. 2016 était l’année de la création de la DAE et de la réforme de la gouvernance des achats de l’État, nous devions réaliser 600 millions d’euros d’économies et nous avons fait 583 millions d’euros (235 millions d’euros par les EP et 348 millions d’euros par les ministères). En 2017, l’objectif était de 650 millions d’euros d’économies achat et nous avons réalisé 726 millions d’euros (EP : 380 millions d’euros ; ministères : 346 millions d’euros). Enfin, en 2018, nous devrions dépasser l’objectif de 700 millions d’euros.

Comment travaillez-vous les marchés interministériels ?

Nous nous organisons par groupe de travail sur des segments d’achat. Ce n’est pas la DAE qui décide seule. Plusieurs représentants de chaque ministère se regroupent avec nos acheteurs pour faire remonter les besoins et définir un cahier des charges le plus fonctionnel possible. Puis la DAE rédige le cahier des charges, et lance les marchés. Ce sont souvent des accords-cadres, charge à chaque ministère de passer les marchés subséquents. La DAE peut également déléguer des marchés à certains ministères qui disposent d’une expertise particulière, par exemple, les carburants au ministère des armées l’achat des carburants qui en consomme 85 % du volume de l’État. Nous choisissons également parfois de déléguer des marchés à l’Ugap, les véhicules par exemple. Tous les ministères sont donc obligés d’acheter leurs voitures via l’Ugap. Mais tous les achats ne sont pas forcément interministériels. Actuellement nous couvrons environ six milliards d’euros par des marchés interministériels sur un global de 16 milliards pour l’État. Nous espérons progressivement arriver vers 10 milliards d’euros. Il y aura toujours des marchés métiers spécifiques, même si nous essayons de faire converger certains besoins métiers proches.

Comment adressez-vous les achats dans les territoires ?

Il y a un peu plus d’un an, nous avons décidé de déléguer 73 des 300 segments de la nomenclature des achats de l’État aux plateformes régionales achats de l’État (PFRA). C’est une décision économique et politique afin de permettre à un maximum de PME d’accéder aux marchés de l’État. Des achats nationaux, comme l’électricité et le gaz par exemple qui représentent 1 milliard d’euros, sont portés par les acheteurs de la DAE. Mais d’autres achats interministériels sont délégués par la DAE aux PFRA, comme l’entretien des bâtiments ; ils bénéficient d’un excellent sourcing en région avec des lots de tailles suffisantes pour obtenir des prix agressifs tout en permettant un suivi efficace de la qualité de l’exécution des marchés. Les PFRA étaient auparavant des missions régionales ; elles ont doublé leurs effectifs depuis 2016, passant de 44 à 88 acheteurs. Le but était de multiplier par deux le volume d’achat interministériel réalisé en région en trois ans. Avant 2016 nous étions à 856 millions d’euros, fin 2018 nous sommes déjà sur un périmètre de 1,4 milliard d’euros de marchés interministerialisés en région. Les plateformes sont sous la responsabilité du préfet de région mais la DAE a la mission de les animer.

Comment travaille le réseau des plateformes régionales ?

Chaque plateforme rassemble trois à dix personnes. Une plateforme peut être amenée à travailler sur un segment pour réaliser un cahier des charges type. Elle crée un groupe de travail où sont représentés chaque plateforme, en utilisant souvent notre outil appelé « RespAE », notre réseau social dédié aux acheteurs de l’État. Une fois que le cahier des charges est validé, chaque plateforme l’adapte au sourcing qu’elle a réalisé dans sa région. Nous sommes le premier État européen à faire autant travailler en réseau ses acheteurs, cela a d’ailleurs été récemment salué par la commissaire européenne aux marchés publics.

Comment fonctionne votre réseau social achats ?

Lancé il y a deux ans, il est réservé aux acheteurs de l’État et de ses EP. Il compte 1 430 inscrits aujourd’hui et propose des échanges de bonnes pratiques et des retours d’expériences au sein de communautés thématiques ouvertes comme IT, travaux, achats responsables, ou encore performance achat mais également des communautés dédiées à un projet achat particulier. On peut travailler en commun sur un projet de cahier des charges pour le faire évoluer, utiliser la visio-conférence. C’est une manière de travailler qui permet aux acheteurs juniors d’être tirés vers le haut par des acheteurs plus expérimentés.

Justement, où en est la professionnalisation des acheteurs de l’État ?

Le travail en réseau ou en groupe de travail est l’un des axes de la professionnalisation des acheteurs. Nous avons également développé une offre de formation labellisée par la DAE et coconstruite avec l’organisme de formation du ministère des finances, l’IGPDE. Nous avons aussi sélectionné BY.O group et le CIPS pour proposer des formations certifiantes depuis début 2018. L’IGPDE a déjà formé 1 026 personnes et BY.O group et CIPS, 80 personnes. Parallèlement, nous bâtissons au fil de l’eau une filière achat au sein de l’État et de ses EP en créant des ponts entre les administrations, des fiches métiers spécifiques achats avec la DGAFP sur les cinq principaux métiers achats et en développant un domaine fonctionnel achat sur la bourse interministérielle de l’emploi public où se trouvent toutes les offres d’emplois de l’État.

Comment traitez-vous les relations avec les entreprises ?

Pour avoir une vision stratégique globale des marchés récurrents et des nouveaux projets, nous avons demandé aux ministères de faire une programmation sur quatre ans, en central et au niveau régional. Petit à petit, cela progresse. Début octobre nous avons pu mettre en ligne la programmation des achats de l’État sur le site de la DAE afin de donner de la visibilité aux entreprises sur nos besoins. Autre outil majeur : nous lancerons sur le site de la DAE, avant fin 2018, un guichet unique des achats de l'État. Beaucoup d'entreprises se demandent qui contacter et comment contacter un acheteur de l’État qui comprenne leur business. Nous avons une cellule « PME Sourcing Innovation » à la DAE qui va traiter les demandes de contact et les répercuter à notre réseau national et régional d'acheteurs (État et EP), qui pourront répondre à chaque demande de contact dans un délai court (quinze jours ouvrés). Nous voulons fluidifier les relations avec les entreprises en amont du lancement des marchés. Cela participe aussi aux démarches de sourcing et cela nous permettra de recevoir plus d’offres performantes.


Quelles sont vos démarches de sourcing ?

Je demande à tous les acheteurs de l’État d’échanger et de rencontrer des entreprises qui sollicitent un entretien, en amont du lancement des marchés, mais aussi de sortir de leur bureau ; de participer aux salons ; de rencontrer des entreprises lors de speed-meetings dans des conventions entreprises-acheteurs organisées par les PFRA en région ou dans des incubateurs de start-up ; de visiter des centres de recherches, des usines ; etc. pour bien apprécier les possibilités des entreprises de répondre à nos besoins afin d’éviter de lancer des cahiers des charges déconnectés de la réalité. En région, nous demandons aux PFRA d’organiser au moins deux conventions entreprises acheteurs par an, dont une dédiée à l’innovation. Pour faciliter l’innovation j’ai aussi milité au sein de l’État pour que le seuil de mise en concurrence soit relevé de 25 000 euros à 100 000 euros pour les solutions innovantes. Le sourcing est fondamental. Je veux accroître les relations acheteurs entreprises en amont du lancement des marchés, pour qu’elles deviennent un élément clé de la performance des achats de l’État.

Et pour les PME ?

Nous avons créé en 2016 une bourse exclusivement dédiée à la co-traitance. C'est un lieu sécurisé de contacts entre entreprises sur la plateforme dématérialisée des marchés de l’État, PLACE, qui permet aux entreprises de cibler un marché de l’État qui les intéresse potentiellement et de se rencontrer en dehors de l’État pour décider de créer ou pas un groupement momentané d’entreprises afin d’accéder à des marchés de l’État auxquels elles ne pourraient répondre seules. Les PME préfèrent la cotraitance à la sous-traitance. Résultats : fin 2016 nous avions 1 500 entreprises inscrites à la bourse à la cotraitance, et fin 2017 plus de 3 000. Le nombre de marchés de l’État attribué à des GME est passé de 500 fin 2016 à 1 200 fin 2017. C'est un grand succès qui permet d'avoir plus de PME dans les marchés de l'État. En quatre ans, la part des PME en volume dans le total des achats de l’État est passée de 23,5 % à 28,5 %.

Portrait
Michel Grévoul (52 ans, DESS administration locale, auditeur de la 8ème promotion du CHEDE – IGPDE) a pris les fonctions de directeur du service des achats de l’État (SAE) en septembre 2014, devenu Direction des achats de l’État en 2016. De 2009 à 2014, il était depuis directeur des achats de la mairie de Paris, une fonction qu’il a exercée après avoir lui-même été chef de projet pour la création et la mise en oeuvre de cette direction centrale des achats. Il avait auparavant travaillé 11 ans à la direction des marchés de capitaux de la Société Générale dans la fonction commerciale.

En chiffres
État français
Montant des achats : 16,25 Mds d’€ pour les achats interministériels et ministériels (hors armement) et 15 Mds d’€ pour les établissements publics d’État
Effectif de la DAE : 50 personnes
Nombre d’acheteurs de l’État : 3 500 personnes dont 1 500 personnes, hors ministère des armées

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