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La Lettre des Achats - Février 2005 N°125
Février 2005

Management

Dossier

Développement durable : des achats éco-compatibles ?

Les articles

Développement durable : des achats éco-compatibles ?

Normes environnementales et écolabels
L'essor des notations

Union européenne
L'industrie passe au vert

France
Des contraintes environnementales pour les entreprises

Développement social
Vers des achats plus éthiques

Mairie d'Angers
Des achats éco-responsables

International
L'âge d'or de l'environnement

La CDAF à l'étude
Un référentiel pour le développement durable

Déchets industriels
Les trois catégories

Traitement des déchets
Un marché en forte progression

Dématérialisation : pourquoi la facture électronique doit intéresser les achats

Facture
Au coeur de la relation commerciale

Europe
Les barrières légales sont tombées

EDI
Une alternative pour le zéro papier

GE Factorance
A l'avant-poste de la dématérialisation

Témoignages

Zeev Flath Consultant associé, 2C Management
« La maîtrise des risques n'a pas de prix »

Jacques Barrailler Directeur des achats groupe, Alcan
« Intégrer l'environnement dès la conception du produit »

Frédéric André Responsable des achats et de l'environnement, Delipapier
« Une majorité de nos fournisseurs est certifiée ISO 14001 »

Vincent Roubertie Chef du département achats, Cogema Logistics
« Nous mettons en place une cartographie des risques »

Jean-Michel Coulon Directeur des achats, Michelin
« Protéger l'industrie de la gomme naturelle »

Frédéric Baverez Directeur réduction des coûts et achats, Suez
« Prendre en compte le coût total d'usage des produits »

Dirk Boon Coordinateur environnement, Volvo 3P et Jean-Marc Lanne Secrétaire général des achats, Volvo 3P
« Anticiper en permanence la législation environnementale »

Ludo Graulus IT manager, VCST Belgique
« Des factures dématérialisées à l'échelle européenne »

Philippe Vandel Directeur des ventes e-services, Guilbert – Office Dépôt
« La dématérialisation fiscale est un gain pour nos clients »

Florent Boyeldieu Responsable des achats, MTK
« Plusieurs clients nous demandent la dématérialisation en EDI »

Dématérialisation : pourquoi la facture électronique doit intéresser les achats

Points-clés

Dématérialisation
Les dix points-clés

Interviews

Jean-Paul Laude - Secrétaire général des achats, Crédit Lyonnais
« L'intégration de nouveaux fournisseurs est facilitée »

Alexandre Scheer - Responsable du contrôle de gestion et des SI achats groupe, Galeries Lafayette
« 60 millions d’euros d’achats sont dématérialisés »

Jean-René Laplace - Responsable du département e-business, Total
« Nous avons dû prolonger la phase pilote »

Par la rédaction

Alexandre Scheer - Responsable du contrôle de gestion et des SI achats groupe, Galeries Lafayette

« 60 millions d’euros d’achats sont dématérialisés »

Du projet initial à la mise en œuvre concrète de la dématérialisation fiscale des factures fournisseurs, trois années se sont écoulées aux Galeries Lafayette. Avec d'ores et déjà des gains en termes d'organisation. Mais le processus va s'accélérer en 2005, en concernant au moins trois nouveaux partenaires. Pour les fournisseurs, cela devient même un critère discriminant dans certains appels d'offres.

Qui a été à l’initiative de votre démarche de dématérialisation des factures ?

C’est notre direction comptable qui la première a lancé l’idée fin 2001. À cette même période, nous réfléchissions parallèlement à la mise en place d’un outil d’e-procurement pour notre service achats. Il est apparu rapidement que les deux problématiques devaient être réunies au sein d’un même projet. Les deux services se sont donc associés pour  travailler en commun au lancement de l’outil d’e-procurement et de dématérialisation des factures.

La dématérialisation de la facture est-elle indissociable de l’e-procurement ?

Je n’irais pas jusque-là. Certaines entreprises se lancent dans la dématérialisation en intégrant uniquement les fichiers factures. Notre vision a été d’aller plus loin, en rapprochant les fichiers factures des fichiers commandes de notre système d’achat. Début 2002, nous faisions le choix des logiciels, nous avons fait les paramétrages courant 2002. Notre système de dématérialisation est entré en fonction fin 2003. Le processus a été relativement long du fait de ce double déploiement. Nous traitions les factures alors même que nous avions à construire l’outil d’e-  procurement.

Comment avez-vous choisi  votre prestataire de dématérialisation ?

Lors de notre recherche fin 2001, nous n’avons rencontré que deux prestataires qui proposaient une solution suffisamment aboutie : b-process et Deskom. Les deux offraient des fonctionnalités équivalentes de gestion des flux électroniques et d’intégration des factures. En revanche, le premier présentait un avantage sur la gestion des workflows et des litiges. En outre, nos fournisseurs plus gros émetteurs de factures étaient déjà référencés par b-process. Cette demi-douzaine de fournisseurs représente 20 à 30 % des factures, le plus souvent pour de faibles montants. Le choix s’est donc porté sur b-process.

Avec quel fournisseur dématérialisez-vous totalement vos factures ?

Avec environ 6 000 factures par an envoyées sous forme électronique, Guilbert est notre premier fournisseur dans ce domaine. La transmission est électronique de bout en bout. La dématérialisation fiscale concerne donc pour l’instant 6 % des factures reçues et ce chiffre devrait s’accroître à 10 % en 2005. En chiffre d’affaires, cela représente environ 60 millions d’euros d’achats traités par b-process. En janvier, nous avons étendu le processus avec Europe, spécialiste des consommables informatiques, et au cours du printemps, nous allons faire de même avec EDF et Neuf Telecom. Je m’attends à un rythme de 10 000 factures sans papier courant 2005.

Combien de factures traitez-vous  électroniquement ?

À l’heure actuelle, 25 % du total des factures reçues sont traitées ainsi, soit environ  25 000 factures sur un total de 100 000. Avec environ 20 000 factures annuelles, la plus grande part des factures dématérialisées est en fait reçue sous forme papier. Elles sont saisies dans notre système comptable par nos soins pour être ensuite transmises à la plate-forme de b-process. Nous pouvons alors traiter ces données pour des opérations de rapprochement de factures et de gestion des litiges. Leur part augmentera de 30 à 50 % en 2005.

Quels sont les gains apportés  par la dématérialisation totale ?

La suppression de la ressaisie représente une économie importante pour notre service comptable qui compte entre 25 et 30 personnes. Ensuite, nous améliorons la gestion des litiges. Auparavant, les factures papier circulaient entre différentes personnes de façon assez peu efficace. Les comptables pouvaient être amenés à vérifier certaines informations auprès de plusieurs interlocuteurs. Pour ne citer qu’un exemple, le comptable n’a plus à se préoccuper de savoir si les produits reçus ont bien été réceptionnés. Avec b-process, les factures sont aisément tracées.

Demandez-vous à vos fournisseurs  d’envoyer des factures électroniques ?

Oui, cela devient un critère discriminant si le fournisseur est un gros émetteur de factures, comme c’est le cas par exemple des télécoms, de l’intérim, des matières techniques ou encore de la quincaillerie. Dans le cahier des charges de l’appel d’offres, nous intégrons alors l’envoi des factures sous format électronique. Pour les télécoms, nous avons retenu Neuf Telecom en partie pour cette raison. Tous les opérateurs ne proposaient pas la dématérialisation de la facture.

Avez-vous calculé le gain financier  par commande ?

Nous ne l’avons pas calculé et notre objectif est surtout d’optimiser l’organisation. Il serait intéressant de le calculer finement  à partir de 300 000 à 400 000 factures par an. En dessous de ce seuil, il est difficile d’évaluer le gain sur les coûts.

Portrait
Alexandre Scheer (31 ans, HEC) est responsable du contrôle de gestion et des systèmes d'information des achats groupe des Galeries Lafayette, une fonction rattachée à la direction des achats supports groupe. Après avoir débuté sa carrière dans le conseil, il a travaillé deux ans au contrôle de gestion de la SNET puis a rejoint le groupe Galeries Lafayette en 2001.
En chiffres
Groupe Galeries Lafayette
Monoprix, Galeries Lafayette, BHV, LaSer
Chiffre d'affaires : 5,53 milliards d'euros
Montant des achats hors marchandises : 700 millions d'euros
Effectif achats : 10 personnes

Par la rédaction

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