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Par la rédaction

Air Liquide

90 % des dépenses couvertes

Dans un groupe qui compte 130 filiales dans plus de 70 pays, Air Liquide s'assure de la rigueur des dépenses grâce aux systèmes de rapprochement commande-facture-accusé de réception disponibles dans ses différents ERP. Pour aller plus loin, la direction des achats s'est dotée d'un outil d'analyse des dépenses sur mesure qui devrait concerner 90 % des dépenses à la fin de l'année, soit 4,5 milliards d'euros.

Dans le cadre de son programme Opal, Air Liquide économisera 400 millions d’euros à l’horizon 2007, dont 200 millions par des gains de productivité et de réduction des dépenses. Les outils d’e-business tiennent une place importante dans la réalisation de cet objectif. « Nous souhaitons établir des processus d’achat pérennes, en lien avec les processus financiers du groupe. Dans cette optique, nous voulons par exemple étendre à l’ensemble de nos entités le concept du "procure to pay" », explique Isabelle Lauzon, directrice des achats. La majorité des services achats des entités d’Air Liquide disposent ainsi d’un outil informatique (ERP Oracle, SAP ou autre) assurant une triple validation. Ce système, « 3 way match », déclenche le paiement de la facture après rapprochement entre commande, facture et accusé de réception du bien commandé. « Cette validation assure que seules les factures correspondant à des produits/services commandés et reçus sont payées », souligne la directrice des achats.

Relier catalogues et ERP

Parallèlement, plus de 150 catalogues ont été mis en ligne depuis trois ans, via une solution d’e-procurement. Ils sont déployés en Europe et au Japon, essentiellement pour des articles de frais généraux. « Nous souhaitons développer ce concept via des solutions intégrées aux ERP », anticipe Isabelle Lauzon. Clairement, pour Air Liquide, qui compte 130 filiales dans plus de 70 pays, le lancement d’outils à l’échelle du groupe ne sera pas chose aisée dans le cas de l’e-procurement. La directrice des achats se veut rassurante : « Plusieurs entités utilisent des ERP divers mais nous ne cherchons pas à les unifier à tout prix. Ce qui compte, c’est de cadrer les processus en fonction de la politique d’achat de la direction », insiste-t-elle.
Au cœur de cette politique, un outil centralisé d’analyse des dépenses illustre parfaitement la possibilité de passer outre des systèmes différents : lancée fin 2003, l’application concerne déjà 75 % des 5 milliards d’euros de dépenses annuelles engagées dans le monde entier. « Une couverture qui devrait atteindre 90 % d’ici à fin 2005 », précise Nicolas Allard, responsable performance à la direction des achats groupe. Cette solution, analysant plusieurs millions de lignes par an, repose entièrement sur des logiciels Microsoft : du côté serveur, SQL Server, et côté client, une palette d’outils d’analyse de la suite Office disponible via une interface web.

L’analyse des dépenses sur mesure

Cette solution « maison » est partie d’un constat : « Nos ERP assurent le suivi des processus mais ne disposent pas systématiquement d’outils d’analyse dédiés aux achats. Développé sur mesure, notre outil d’analyse des dépenses conjugue les atouts de la flexibilité et de la facilité d’utilisation », reprend Isabelle Lauzon. Selon Nicolas Allard, les solutions techniques retenues pour cet outil s’expliquent « par une adéquation à nos besoins et aux standards informatique du groupe ».
Parmi les indicateurs disponibles, l’outil propose des axes d’analyse spécifiques aux achats : par fournisseur, par chronologie, par produit (selon une codification interne au groupe), auxquels s’ajoutent des axes d’analyse propres à chaque filiale. Des analyses spécifiques sont menées pour certaines catégories comme les voyages qui se voient appliquer un « cube décisionnel » dédié. Les droits d’accès correspondent aux informations dont l’utilisateur est propriétaire. Pour Isabelle Lauzon, le projet d’analyse des dépenses représente « un investissement réduit : les données étaient déjà présentes et une seule personne à temps plein assure la coordination de la mise en œuvre et du déploiement de l’outil. Un coût en RH auquel il faut ajouter quelques heures de ressources locales ».
En plus de la consolidation des volumes et de l’optimisation du panel de fournisseurs, l’outil permet le suivi du respect de la politique d’achat, notamment en repérant les fournisseurs hors contrat, ainsi qu’une meilleure préparation à la négociation fournisseurs. Enfin, il oriente la demande interne : sachant qu’un seuil minimum de commandes pour obtenir une remise de fin d’année est atteint auprès d’un fournisseur, les commandes sont orientées en conséquence.
Le retour sur investissement attribuable à ce seul outil est difficile à déterminer : « Un outil seul ne peut réaliser des économies mais il est incontournable : à titre d’illustration, comment savoir que deux filiales pourraient grouper leurs achats sur telle ou telle catégorie ? La réduction des panels de fournisseurs est aussi en cours dans plusieurs entités », conclut la directrice des achats.

 

Portrait

Isabelle Lauzon (38 ans, ingénieur, MBA HEC Montréal) est directrice des achats d'Air Liquide. Elle est entrée dans le groupe en 1991 (voir page 8).


 

En chiffres

Air Liquide
Production et distribution de gaz industriels
Chiffre d’affaires : 9,376 milliards d'euros
Effectif : 36 000 personnes
Montant des achats : 5 milliards d'euros
> e-procurement : 150 catalogues, plusieurs centaines d'utilisateurs en Europe et au Japon (outil Nepal géré en interne), d'autres solutions locales à l'étude
> e-sourcing : à l'étude
> analyse des dépenses : interne, Microsoft SQL et Office Web Components
> e-facturation : applications clients. À l'étude avec certains fournisseurs
Effectif achats : 300 personnes (monde)

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