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La Lettre des Achats - Mars 2012 N°203
Mars 2012

Management

Actualités

Covéa
Les achats indirects, point d'orgue de la mutualisation

Par Guillaume Trécan

Covéa

Les achats indirects, point d'orgue de la mutualisation

Quatre ans après avoir entrepris de gérer en commun leurs prestataires de sinistres, les trois mutuelles Maaf, MMA et GMF créent depuis avril 2011 une coordination pour générer des synergies sur 750 millions d’euros d’achats indirects.

En avril 2011, un séminaire réunissant 60 acheteurs Maaf, MMA et GMF donnait le top départ de la démarche de mutualisation des achats indirects de Covéa, la Sgam (Société de groupes d’assurance mutuelle) dans laquelle elles ont uni leurs forces. Un an plus tard, un nouveau séminaire devrait conclure un lancement réussi.
En matière de mutualisation de ses dépenses, Covéa ne part pas de zéro puisque, en 2010, 50 % des achats informatiques étaient déjà gérés en commun. Surtout, Covéa AIS (assistance, indemnisation, services), la structure commune de gestion des sinistres créée en 2004, assure déjà une synergie sur les dépenses assurantielles. C’est donc sur la base d’une conviction partagée par l’ensemble des dirigeants de la Sgam que la mutualisation des 750 millions d’euros d’achats généraux a été lancée. « Pour mettre en place notre politique de gestion des achats non cœur de métier – l’informatique, l’immobilier et les frais généraux – nous capitalisons sur ce que nous avons fait concernant la gestion des sinistres. Maîtriser nos dépenses, c’est maîtriser notre compétitivité tarifaire », affirme ainsi Joaquim Pinheiro, directeur général délégué ressources de Maaf et DG délégué de Covéa en charge du programme EMA (Ensemble pour mieux acheter).
Le chantier achats généraux bénéficie de l’engagement très large des membres des comités de direction de chaque assureur, impliqués dans le Codir achats de Covéa. Cheville ouvrière de la politique de mutualisation, un comité de coordination des achats est dirigé par Sylvie Noël, avec des représentants des services achats des trois marques et de Covéa AIS. « Outre coordonner la fonction achats, ce programme vise aussi à la rendre d’avantage professionnelle et reconnue comme telle par les différentes fonctions de l’entreprise », résume Joaquim Pinheiro. L’un des premiers actes a donc été, lors du séminaire d’avril 2011, de demander aux acheteurs d’envisager ce que cela changerait pour eux.

Clarifier la valeur ajoutée des achats


En amont, un état des lieux a été effectué entre novembre 2010 et juin 2011. Sylvie Noël a, pour cela, consulté tous les responsables achats généraux, IT et immobiliers concernés, ainsi que les acheteurs sur leurs souhaits et capacités. Les directions métiers ont également été entendues sur leurs réticences à l’égard des achats. Plusieurs axes de progrès se sont ainsi dégagés : clarifier la valeur ajoutée des achats, sécuriser les contrats, accroître la contribution et la réactivité des acheteurs, passer à un mode de fonctionnement plus horizontal entre les différentes directions et développer les synergies entre les entités de la Sgam.
Centré sur les processus, le premier chantier découlant de ce constat a débuté par la publication d’un lexique achats permettant à tous de partager les mêmes notions. « Si l’on prend l’exemple du terme "famille d’achats", explique ainsi Sylvie Noël, nous avons constaté que chacun avait ses propres familles et y incluait ce qu’il voulait. Dire ce que nous entendons par cette expression va dans le sens d’une clarification de la segmentation. L’élaboration d’une segmentation achats Covéa et d’un lexique est un moyen de créer une culture commune sans se placer dans un processus hiérarchique ».
Toujours dans la partie process, un minutieux travail d’extraction de données comptables et d’attribution de numéros de TVA intra-communautaire à chaque dépense a été réalisé, afin de définir la segmentation commune. Ce travail a aussi permis d’identifier quelques 9 300 fournisseurs. Il a été complété par l’établissement d’indicateurs de performance achats communs destinés à être intégrés dans le système d’information achats du groupe.

SI achat : un tronc commun


Cette partie e-achat constitue le deuxième chantier à mettre en œuvre. Pour cela, Ivalua vient d’être retenu pour la mise en place d’une suite couvrant de larges fonctionnalités, depuis le sourcing jusqu’à la partie contractuelle, en passant par la gestion des relations fournisseurs. L’éditeur devra aussi livrer des lots propres à chaque enseigne. « Notre préoccupation, dans un premier temps, n’est pas de disposer d’un système d’information très intégré aux autres, mais de donner un vrai outil aux acheteurs et de la visibilité aux directions métiers pour qu’elles effectuent le suivi de leurs dossiers achats et qu’elles puissent disposer d’une vraie base de données qualitatives des fournisseurs », précise Joaquim Pinheiro. Enfin, le troisième volet du programme de mutualisation des achats consiste à mettre en pratique très concrètement la démarche sur des dossiers tels que les prestations intellectuelles, la formation, le recrutement, les transports et l’affranchissement. Un travail de sécurisation juridique portant sur l’ensemble des familles étant effectué en parallèle.
En un an, la situation a donc énormément évolué, notamment grâce aux effets combinés du soutien du top management, à une mobilisation large des opérationnels, mais aussi à la participation du service communication qui soutient la démarche par le biais de l’intranet et d’une newsletter. La suite de la démarche se profile déjà, avec la nécessité d’accroître le taux de couverture. Pour l’instant, entre 20 et 30 % des achats de frais généraux des enseignes Covéa passent par des acheteurs. Il leur faudra aussi arriver à un consensus avec le contrôle de gestion sur le calcul des gains achats. Côté professionnalisation, les besoins de formation sont actuellement à l’étude, afin de définir des programmes ciblés.
Enfin, après s’être concentré sur les conséquences de la mutualisation des achats en interne, Covéa achats devrait s’adresser à ses fournisseurs. Le projet de leur consacrer une convention d’ici début 2013 est actuellement à l’étude.
Le précédent des dépenses de sinistres
Fondée en 2004, la structure Covéa AIS s’est engagée trois ans plus tard dans la gestion en commun de ses réseaux de prestataires : experts auto, immobilier et IARD (incendies, accidents et risques divers) ; avocats ; médecins ; réparateurs auto ; ou encore enquêteurs. A la suite d’un référencement complet des prestataires, une grille de notation par les utilisateurs a été établie et le panel a été réduit de 10 à 20 % suivant les catégories. Le nombre d’avocats référencés est par exemple passé de 780 à 200. Trois critères ont guidé sa politique de rationalisation du panel fournisseurs : la couverture géographique, les conditions tarifaires et de services ; et le volume d’affaires. Pour le directeur général délégué de Covéa AIS, Michel Gougnard, « une part importante du bénéfice des synergies tient au partage d’expérience. A titre d’exemple, cette coopération sur les pratiques et sur les effets volumes a généré 10 % de baisse de coûts sur les réparations auto ». Depuis deux ans, plusieurs partenariats sont issus de ce travail en commun. Covéa AIS a ainsi récemment négocié des prix préférentiels pour ses réparateurs agréés avec le fabricant de peinture AkzoNobel et le distributeur de pièces de carrosserie Cora.
Portrait


Joaquim Pinheiro

Directeur général délégué de Covéa
Portrait


Sylvie Noël

Directrice du comité de coordination des achats de Covéa
En chiffres
Covéa
Société de groupe d’assurances mutuelles
Chiffre d’affaires 2010 : 13,6 milliards d’euros
Montant des achats non cœur de métier : 750 millions d’euros (chiffres 2010)
Nombre de fournisseurs : 9 300
Montant des dépenses liées à la gestion des sinistres : 5 milliards d’euros, dont des frais non liés à des achats comme des indemnisations gré

Par Guillaume Trécan

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