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La Lettre des Achats - Janvier 2016 N°245
Janvier 2016

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Enquête

Juriste aux achats : nul acheteur n’est censé ignorer la loi

Nul acheteur n’est censé ignorer la loi

Témoignages

Danièle Veret - Avocate au barreau de Paris
« L’acheteur ne doit pas se tourner vers le juriste en dernier ressort »

CNES
Objectif prévention du risque

Nathalie Michel - VP Legal Operations - Alstom Transport
« Chaque domaine d’achats dispose de son juriste »

Publié le 28/12/2015 - Par François Le Roux

Nul acheteur n’est censé ignorer la loi

La collaboration des achats avec les juristes d’entreprise constitue la pierre angulaire d’une gestion optimisée du risque inhérent à toute relation fournisseur. Des risques renforcés par les évolutions réglementaires et la complexité croissante du droit. Mais pour être efficace, cette coopération doit s’organiser bien en amont des litiges.
Jugé fautif par la cour d’appel de Paris de « pratiques commerciales abusives » à l’encontre de ses fournisseurs concernant des remises de fin d’année (RFA), le groupe E.Leclerc a été condamné en juillet dernier à une amende record de 61,3 millions d’euros. Si le groupe de grande distribution entend se pourvoir en cassation, cev jugement montre que les pénalités sont de plus en plus lourdes. Autre enseignement important, les autorités ont la capacité de contrôler et de remettre en cause le prix négocié par les parties au contrat.
« Dans un monde marqué par une réglementation florissante, de plus en plus complexe et internationale, les acheteurs sont tenus d’avoir une sensibilité croissante aux règles de droit. Dans le secteur de la distribution par exemple, ils doivent ainsi faire preuve de la plus grande rigueur lors des négociations tarifaires annuelles et maîtriser les notions de remises ristournes et de marges arrières… en maintenant l’équilibre contractuel cher aux yeux des magistrats en cas de litige » avertit Thierry Titone, avocat associé chez Fidal, tout en précisant : « Dans l’industrie, les réglementations européennes et nationales sur la conformité des produits, comme les législations Reach et CLP sur les substances chimiques ou celles sur la responsabilité sociale et environnementale, sont devenues des éléments critiques de la négociation fournisseur ».

Protéger l’image de marque


Face aux enjeux juridiques de chaque acte d’achat, les grandes entreprises sont ainsi de plus en plus nombreuses à avoir pris conscience d’une nécessaire forte implication du juridique dans les achats. « Notre collaboration avec le juridique émane d’une véritable volonté d’entreprise. L’objectif est notamment de mieux protéger notre marque… C’est aussi un gage de professionnalisme et de rigueur. Notre collaboration permet en particulier de cerner toutes les implications de chaque accord et d’approfondir la discussion sur les termes des contrats avec les fournisseurs. La relation entre acheteurs et fournisseurs s’en trouve valorisée dans l’intérêt des deux parties » souligne Evelyne Dumas, responsable des achats indirects d’IKEA France. « En dix ans, les aspects juridiques de la contractualisation et de la commercialisation sont devenus de plus en plus prégnants en Europe et aux Etats-Unis mais gagnent aussi du terrain en Asie » précise Joseph Peterle, directeur des achats chez le fabricant d’équipements de communication ALE International (société spécialisée dans la fabrication d’équipements de communication employant 2 500 personnes au total, dont 31 aux achats).
Le juridique est également perçu comme un atout dans la relation fournisseur. « Le juridique est là pour renforcer la relation entre acheteurs et fournisseurs. Pour cela, il est vital lors des discussions contractuelles de bien ficeler toutes les clauses et garanties des contrats. Notre volonté est de toujours être en position de négocier ou de régler à l’amiable un éventuel litige afin de ne pas se retrouver devant les tribunaux et de couper les ponts avec les fournisseurs » indique Marleen Vanmensel, responsable juridique de la fonction achats chez Solvay.

De plus en plus près des lignes rouges


La recherche d’intégration croissante de la relation acheteurs-fournisseurs peut conduire à se brûler les ailes. « Les acheteurs s’impliquent de plus en plus en amont avec leurs fournisseurs de 1er mais également de 2e et 3e rang. Cette évolution doit être pensée et mise en œuvre avec les juristes. Un acheteur doit veiller, par exemple, à ne pas commettre d’infractions aux règles du droit de la concurrence en interrogeant les fournisseurs de ses fournisseurs pour obtenir des données sensibles sur les conditions d’achat de matières premières (prix, qualité, durée des accords…). Les acheteurs doivent, plus que jamais, analyser la portée juridique de leurs actions, jusqu’aux plus anodines dans les relations bilatérales avec les fournisseurs dans les phases d’appel d’offres, de renégociation ou de déréférencement » rappelle Thierry Titone.
Pour parvenir à une réelle efficacité, les juristes entendent être impliqués le plus tôt possible dans le process achats. « Notre collaboration avec les achats, comme l›ensemble des métiers de Legrand, a sensiblement évolué. Le rôle de nos juristes ne se résume plus uniquement à des activités traditionnelles de revue de contrats ou de gestion des contentieux. Notre collaboration est de plus en plus tournée vers la prévention du risque et la valorisation des principes éthiques dans le cadre de la charte relations fournisseur responsables de la Médiation des relations inter-entreprises signé par Legrand dès 2010 » indique Marie-Céline Richard de la direction juridique de Legrand.

Une indépendance des juristes assumée


Pour garder une véritable objectivité et apporter des diagnostics pertinents, l’indépendance des juristes est unanimement revendiquée. « L’indépendance du juridique est essentielle. Ce principe prévaut pour tous les métiers et ne se limite pas à la fonction achats. Le cas échéant, le risque est de subir des pressions et de perdre une partie de son objectivité dans son analyse. Cette séparation des pouvoirs est une garantie de professionnalisme, ce qui n’empêche pas de maintenir d’excellentes relations avec les acheteurs » déclare Marleen Vanmensel.
Cela n’empêche pas non plus les modèles d’organisation entre juridiques et achats d’être variés. Des juristes peuvent ainsi être dédiés aux achats. « Les directions des achats et du juridique sont toutes les deux rattachées à la direction financière. Elles fonctionnement de manière indépendante. Avec la montée en puissance des équipes achats et juridiques d’IKEA France ces dernières années, une cellule juridique dédiée aux achats a été créée il y a deux ans. Elle compte actuellement quatre juristes. Cette cellule est organisée par catégorie d’achats. Pour chaque dossier, un binôme constitué d’un acheteur et d’un juriste est formé. Il a pour mission de collaborer avec ses homologues côté fournisseurs » indique Evelyne Dumas.
Le choix de juristes multidisciplinaires travaillant avec les achats est une autre grande tendance, l’objectif étant que les juristes intègrent les enjeux relatifs aux achats, mais aussi les retombées commerciales et plus généralement pour l’ensemble de l’entreprise. « Nos juristes ne sont pas seulement dédiés aux achats et leur champ de compétence est large. Ils sont généralement spécialisés dans le droit des affaires à international ou la propriété intellectuelle. De fait, quand nous achetons un produit, l’objectif est de le vendre. Nos juristes doivent disposer d’une vision de bout en bout de l’ensemble de nos process » souligne Joseph Peterle (ALE International), tout en précisant : « nos 31 acheteurs collaborent en permanence avec l’équivalent d’environ un à deux juristes à temps plein, notre équipe de juristes comptant sept à huit personnes ».

Une collaboration à géométrie variable


Le recours aux juristes doit néanmoins être réfléchi et ciblé. « Nos acheteurs doivent savoir analyser et appréhender eux-mêmes le risque lié à chaque contrat sur le long terme. Ils ont ainsi les connaissances nécessaires pour évaluer l’opportunité de modifier les clauses des contrats types mis à la leur disposition par nos juristes pour chaque famille d’achats : produits, composants, services ou licences de softwares... Le recours aux juristes doit intervenir essentiellement en cas de changements structurels des clauses du contrat de base » précise Joseph Peterle.
La collaboration entre acheteurs et juristes est par ailleurs souvent modulée en fonction de la taille des contrats. « La direction des achats et la direction juridique font partie du pôle finances stratégie et administration. Elles sont indépendantes mais, depuis 2008, une coordination formalisée a été instaurée entre les achats et le juridique. Pour les contrats dépassant 15 000 euros, un binôme acheteur juriste est automatiquement constitué. En plus de veiller à la mise en concurrence et à la transparence de la procédure, ils collaborent durant toute la procédure achats. En dessous de 15 000 euros, les approvisionneurs acheteurs du pôle achats local se rapprochent d’un juriste si nécessaire » explique Safa Mezerette, responsable achats chez ADP.
La sensibilité d’une clause ou d’un contrat constitue aussi un facteur déclencheur du recours aux juristes. « Pour les contrats dépassant un certain seuil, les acheteurs doivent solliciter obligatoirement la validation des juristes. En dessous de ce seuil, leur liberté d’action est plus grande. Ils travaillent à partir de modèles de contrats établis par nos juristes, avec l’obligation de faire appel à la validation des juristes uniquement pour certaines clauses. Dès qu’il y a un impact sur la propriété intellectuelle, le social ou encore l’environnement, des alarmes imposent de faire appel aux services juridiques » déclare Marleen Vanmensel.

Des outils communs pour partager… et contrôler


Cette hiérarchisation des tâches s’appuie notamment sur le développement d’outils communs aux achats et au juridique. « Nos relations avec le juridique continuent de se renforcer. Après avoir étroitement collaborés sur le processus de centralisation des achats l’année passée, nous travaillons actuellement au partage de nos outils, comme la contrathèque et notre plan de charge » explique Evelyne Dumas.
Même son de cloche chez Legrand, où Marie-Céline Richard explique : « notre intranet regroupe l›ensemble des outils nécessaires aux acheteurs pour gérer de façon optimale leurs contrats. Toutes les familles d’achats sont couvertes. Ils ont accès à des didacticiels, des modules d’analyse du risque, des clauses types et à l’historique de l’ensemble de nos contrats au niveau mondial. Nous avons par ailleurs mis en place un système de workflow concernant l’approbation des contrats. Le niveau d’approbation varie selon la famille et la taille des contrats. Dans tous les cas, nous opérons un contrôle. A défaut d’être réalisé par nos juristes, il sera effectué par la direction financière ».
Ces outils permettent également de disposer d’une mémoire des contrats essentielle en cas de litiges. « Depuis 2010, nos acheteurs disposent d’un éventail d’outils élargi. Ils peuvent recourir à Sardane pour rédiger en quelques clics leurs contrats, à partir d’une centaine de trames standards validées par les services juridiques. Provigis collecte par ailleurs les documents légaux chez les fournisseurs, tels que les extraits de Kbis, les déclarations Urssaf et la déclaration des travailleurs étrangers… De son côté, l’outil achats Spartacus gère les différentes étapes de l’acte d’achat. Chaque stade du process requiert la validation de la direction juridique, de la direction des achats, du contrôleur de gestion et de la direction prescriptrice. Cet outil permet également d’archiver tous les documents liés à chaque étape d’achat, ce qui est essentiel en cas de litige. Enfin, l’outil Siel nous a permis de convertir plus de 95 % de nos fournisseurs à la signature électronique » détaille Bertrand Peyrel, de la direction juridique et des assurances d’ADP.

La pression des acheteurs partagée par les juristes


Désormais bien rodée, la collaboration entre acheteurs et juristes semble ne souffrir d’aucune réticence. « La création d’une cellule juridique dédiée aux achats, il y a dix ans, a été vécue comme une véritable amélioration. Jusque là, nous sollicitions des juristes avant tout spécialisés dans la vente. Leur apport n’était pas optimal car ils n’étaient pas toujours en capacité de répondre immédiatement aux spécificités des problématiques achats. Le succès de notre collaboration actuelle tient également au fait que nos juristes sont dans un mode de fonctionnement orienté business et résultats. C’est essentiel pour faire face à un environnement où les enjeux sont de plus en plus forts dans la relation client-fournisseur » indique Olivier Baril, directeur des achats d’Alstom Transport.
Au quotidien, la pression peut toutefois parfois monter. « Notre collaboration avec la fonction achats est en général très bonne. Mais les acheteurs sont parfois soumis à une pression. Ils doivent agir vite et nous répercutent cette pression. Quand quatre à cinq contrats doivent être traités en même temps, nous devons hiérarchiser les urgences. Mais, nos juristes sont «business minded». Nous sommes toujours à la recherche de solutions acceptables pour toutes les parties dans le processus » détaille Marleen Vanmensel.
Pour sa part, Safa Mezerette indique : « Nos dossiers ne prennent jamais de retard à cause du juridique. Il est rare que la direction juridique bloque des dossiers. Cela peut néanmoins arriver pour des montants importants, si nous sentons que la procédure engagée est à risque et que nous dirigeons vers une possible annulation pour non-respect par exemple du code des marchés publics. Se faire retoquer peut écorner notre image et devoir repasser la procédure en urgence peut par ailleurs occasionner de moindres gains, faute de temps pour négocier avec les fournisseurs… La plupart du temps nous intervenons sur des questions déjà traitées. Or nous avons peu de turn-over au sein des équipes juridiques et nous sommes en nombre suffisant. Nous avons une grande réactivité ».

Un binôme inséparable


Pour demeurer optimale, la relation acheteurs juristes doit s’appuyer sur un dialogue permanent. « Le droit et les technologies évoluent perpétuellement. Les achats doivent informer le juridique des évolutions de leurs besoins et contraintes techniques et les juristes sensibiliser et accompagner les acheteurs aux changements de réglementations sur les produits, les relations commerciales, la protection des consommateurs et ce à l’échelle internationale. Ainsi, les juristes doivent les alerter sur le contenu et l’évolution de règles de plus en plus strictes dans différents domaines du droit et différents territoires, par exemple les lois anti-corruption dont le «bribery act – Ukba 2010 » applicable aux opérateurs français qui commercent avec des entreprises présentes au Royaume Uni » souligne Thierry Titone.
Pour nourrir ce dialogue, les acheteurs doivent disposer d’un minimum de connaissances juridiques. « Acheteurs et juristes ne parlent pas toujours le même langage. Les termes de garantie contractuelle ou les implications des clauses de responsabilité, telles que les obligations de moyens ou de résultat, n’ont pas forcément la même signification pour un acheteur et un juriste. Pour parvenir à une coopération optimale, les acheteurs doivent recevoir une formation minimale de base, non seulement sur ces éléments de vocabulaire mais plus généralement sur le droit des contrats ou encore la propriété intellectuelle. L’enjeu est stratégique pour l’entreprise » estime Danièle Veret, avocat au barreau de Paris.

Formation continue et de terrain


Pour la plupart des acheteurs, le fait de travailler régulièrement en binôme avec des juristes constitue une formation permanente. « Les connaissances juridiques de nos acheteurs se sont avant tout forgées sur le terrain aux côtés de nos juristes. Les nouvelles générations d’acheteurs sont toutefois formées à la matière juridique lors de leurs études dans les masters et écoles de commerce. Mais cette formation reste très théorique. Un apprentissage auprès de juristes dans le monde de l’entreprise reste incontournable » indique Joseph Peterle, tout en ajoutant : « les nouveautés juridiques ne manquent pas. Les législations évoluent. Nos acheteurs ont ainsi récemment bénéficié d’une formation de deux jours pour réactualiser leurs connaissances. Un suivi de ce cycle de remise à niveau est d’ores et déjà programmé pour l’année prochaine. Pour ce faire, j’ai opté pour un cabinet externe de juristes. En plus de remettre au goût du jour leurs connaissances, cette expérience a aussi l’avantage d’offrir une approche différente de celle offerte au quotidien par nos juristes. »
Aux formations peut s’ajouter une communication proactive de la part des juristes. « Lors de séminaires, nos juristes forment nos acheteurs aux principes comme la compliance, les lois antitrust et anti-blanchiment ou encore le traitement des données personnelles. Ceci a renforcé la prise de conscience des risques par nos acheteurs le plus en amont possible. Un levier essentiel de la prévention du risque passe aussi par la communication. Nous informons en permanence nos équipes sur les bonnes pratiques, par le biais de programmes ciblés de communication. Nous travaillons en particulier à valoriser Legrand en tant qu’acheteur responsable et à développer en la matière une véritable culture d’entreprise au niveau national et international » souligne Marie-Céline Richard, tout en indiquant : « nous réalisons des enquêtes de satisfaction auprès de nos juristes sur la qualité de leur collaboration avec les métiers, dont les achats. En cas de sollicitations trop fréquentes, des formations peuvent être organisées sur les thématiques concernées ou les procédures peuvent être revisitées pour plus d’efficacité ».

Des équipes mixtes


Au delà du couple acheteur juriste, Thierry Titone souligne l’apparition d’un troisième acteur au sein d’équipes mixtes « acheteurs, juristes mais également des contract-managers qui seront directement impliqués dans la vie et la mise en œuvre du contrat. Dans l’automobile et l’agroalimentaire par exemple, l’on note que des profils spécialisés en R&D intègrent également ces équipes achats, la propriété intellectuelle étant un sujet de plus en plus sensible et à forte valeur ajoutée ».
« Nous disposons de contract-managers au sein de la direction des systèmes d’information, confirme Marie-Céline Richard (Legrand). Ils gèrent notamment la consommation des licences ou le respect des droits d’utilisation… Ces achats ne concernent pas notre cœur de métier et sont souvent complexes. Ils nécessitent un niveau d’expertise très pointu. Nous travaillons dans une logique collaborative avec la volonté de développer les synergies entre nos métiers, ce qui est facilité par la stabilité de nos équipes. Un acte d’achat dépasse ainsi la seule implication des acheteurs et des juristes. Pour plus d’efficacité et enrichir la réflexion, il s’étend aux prescripteurs internes ».
Pour travailler avec les achats, des juristes de différentes spécialités peuvent en outre être sollicités. « La direction juridique de Solvay dispose de juristes travaillant, soit en corporate, soit pour une branche d’activité du groupe (un business particulier), soit pour une fonction. Des juristes pays couvrent, par ailleurs, à travers le monde, les différentes zones géographiques où opère Solvay » indique pour sa part Marleen Vanmensel.
Le recours à des cabinets extérieurs est en tout cas rare. « L’externalisation de nos compétences juridiques reste exceptionnelle. En outre, l’initiative vient toujours de notre département juridique. Elle peut s’expliquer par une surcharge de travail ou en cas de besoin d’un avis consultatoire sur une question pointue. Mais concrètement, nous collaborons avant tout et surtout avec nos juristes pour la gestion de nos dossiers. Le recours à des cabinets externes se limite bien souvent à des avocats pour défendre nos intérêts lors de procédures légales » précise Joseph Peterle.
Au bout du compte, la collaboration des acheteurs avec les juristes ne permet pas seulement une maîtrise des risques vitale pour l’entreprise elle-même , elle est aussi un atout pour fluidifier la relation fournisseur dans une optique de long terme !
Portraits


Marleen Vanmensel
, responsable juridique de la fonction achats,  Solvay

"Le juridique est là pour renforcer la relation entre acheteurs et fournisseurs"



Joseph Peterle,
directeur des achats, ALE International

"Le recours aux juristes doit intervenir essentiellement en cas de changements structurels des clauses du contrat de base"



Olivier Baril,
directeur des achats, Alstom Transport

"Nos juristes sont dans un mode de fonctionnement orienté business et résultats"



Thierry Titone,
avocat associé, Fidal

"Le droit et les techno­logies évoluent perpétuellement"

Publié le 28/12/2015 - Par François Le Roux

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