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Publié le 08/10/2013 - Par la rédaction

Secteur public : après la massification, la simplification administrative

La convention annuelle des acheteurs du ministère de la Défense s’est déroulée mercredi 2 octobre à Paris. Désormais, toujours pressés de générer des économies, les acheteurs du Mindef vont devoir passer à la vitesse supérieure en matière de dématérialisation.

Cinq ans après le lancement de la mission achats du ministère de la Défense, ses quelque 2 500 acheteurs chargés de traiter près de 5 milliards d’euros d’achats par an (hors armement) ont pris l’habitude de remplir leurs objectifs en matière d’économies. En 2012, ils les ont même dépassés de 20 % en générant 209 millions d’euros de gains achats. Pourtant, le discours du directeur adjoint du SGA (secrétaire général pour l’administration) pour la Défense, Gérard Gibot, n’avait rien de l’auto-célébration… c’eut été malvenu à la veille de l’annonce des plans de rationalisation des bases de défense. « Nos crédits de fonctionnement vont encore diminuer d’environ 110 millions d’euros l’an prochain, il faut absolument trouver de nouvelles sources d’économies », a-t-il ainsi lancé à une assistance pas traumatisée pour autant. Pour parvenir à dégager de tels résultats, l’administration va continuer à massifier, comme elle l’a fait jusqu’ici avec succès. Elle va aussi compter sur la montée en maturité achats de ses équipes. Celles-ci peuvent désormais s’étalonner à partir d’une matrice de maturité achats, et un référentiel des métiers achats vient également d’être créé qui permettra aux acheteurs du ministère de mieux gérer leur plan de carrière et à l’administration de leur proposer des parcours de formations. Mais, comme tout cela ne suffira par, c’est à l’immense chantier de la simplification des process que le service des achats de la Défense va devoir s’attaquer, soit principalement à la dématérialisation.

Là encore, pas de complaisance dans les tables rondes qui ont agrémenté la journée, sous l’égide du directeur des achats, Jean Bouverot. Afin de bien faire prendre conscience du défi à relever, ce dernier émaillait les témoignages des résultats d’une enquête sur les progrès très relatifs de la dématérialisation des marchés de la Défense. Verdict : seuls 10 à 15 % des entreprises répondent de manière électronique aux appels d’offres, 55 % des personnes interrogées au ministère n’utilisent pas l’outil Places (place de marché du ministère) pour le dépouillement des offres et, dans le processus de dématérialisation, à peine 25 % des acheteurs vont jusqu’à la notification du marché.

S’il a donné la parole aux porteurs des programmes de dématérialisation, Jean Bouverot a également permis à plusieurs utilisateurs, acheteurs ou prescripteurs, d’expliquer les raisons des retards d’adoption du processus de dématérialisation. Outre une inquantifiable « résistance au changement », ces raisons seraient souvent d’ordre matériel : problèmes d’incompatibilité liés aux règles de sécurité imposées, voire débit trop faible qui bloque le téléchargement des dossiers de candidatures.

Pour remonter le moral de ses troupes, Jean Bouverot a tout de même trouvé un allié efficace en la personne de Wilfried Boudas, le directeur des achats de l’Ugap, qui a pu conter sa success story en matière de dématérialisation. Un processus progressif, presque arrivé au graal du « zéro papier » qui permet à la centrale d’achats publics de viser un quasi-doublement de son chiffre d’affaires entre 2010 et 2014 à moyen constant. En allégeant la charge administrative des équipes achats dans les proportions d’environ un tiers, cette avancée va, en outre, permettre à l’Ugap de faire évoluer une dizaine d’assistants vers la fonction à l’issue d’un parcours de formation d’environ deux ans.

Publié le 08/10/2013 - Par la rédaction

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