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Conseil E-achat

Actualité

Publié le 23/10/2015 - Par la rédaction

PME et ETI : investir dans l’e-procurement avec ou sans service achats

Le cabinet Altaris, spécialiste de l’assistance à maîtrise d’ouvrage en SI achats, a réuni trois clients PME pour qu’ils évoquent leur démarche d’équipement. Trois déploiements où la question du coût revêt toujours une importance particulière, mais qui permettent de faire un bond en avant en terme d’efficacité.

Colas Rail, première ETI a exposé son expérience – le déploiement de l’e-procurement d’Oxalys – était représentée par son directeur achats, Francois Mallet. Cette division du spécialiste des travaux publics réalise 911 millions d’euros de chiffre d’affaires, pour 300 à 400 millions d’euros d’achats, dont 250 millions d’euros couverts par les acheteurs et 15 à 20 % par des contrats-cadres. Un contexte, où les acheteurs doivent s’accrocher pour prendre la main sur les achats effectués par le terrain, d’autant plus que l’entreprise connait une forte croissance. Le déploiement s’est fait en trois étapes : d’abord équiper les acheteurs, puis équiper les demandeurs (1 200 opérationnels en France pour commencer) et enfin intégrer l'ensemble au SI de Colas, ce qui se fera dans le cadre du déploiement en cours d'un ERP.

 

Repositionner l’organisation achats

Pour le directeur des achats de Colas Rail, un point crucial de ce chantier a consisté à positionner son organisation achats et caler solidement ses process. Un très gros travail a en particulier été nécessaire au niveau de la refonte de la segmentation fournisseur et des référentiels articles. Il a bénéficié de l’aide d’Altaris en amont, sur le cadrage des besoins, puis dans la conception détaillée du chantier de déploiement.

Le déploiement d’Oxalys a généré un gain d’efficacité direct : 30 % de temps en moins sur les process courants. Il a aussi apporté sa pierre aux progrès enregistrés par la direction des achats : une multiplication par quatre de son taux de couverture, alors que dans le même temps la croissance de ses activités entraînait un doublement du montant d’achats à traiter. L’augmentation de 30 % de l’effectif achats participe également à ces progrès.

« Déployer un outil d’e-procurement ne professionnalise pas vos collaborateurs, mais cela confère à vos processus un caractère plus professionnel, vis-à-vis de l’interne et de l’externe. Cela résout certains problèmes, mais en crée en même temps de nouveau », tempère Francois Mallet qui n’en est pas moins conscient que ce déploiement lui a permis de passer un cap : « En définitive cela change le niveau d'intervention de la direction des achats », résume-t-il.

Tout changement à cela dit un coût, non négligeable dans le cas présent. Francois Mallet estime celui du système équivalent au coût salarial d’une assistante à l’année, sachant que son administration nécessite en plus la mobilisation d’un demi ETP.

 

Optimiser le processus budgétaire

Même contexte de croissance chez le deuxième témoin, Numen, une société de 400 personnes qui réalise 70 millions d’euros de chiffre d’affaires et a déployé la solution d’Ivalua. Mais un contexte doublement en mutation, puisque cette entreprise ne voit pas seulement sa taille évoluer, mais aussi son activité : elle réalisait il y a une dizaine d’année, l’essentiel de son activité dans l’édition de titres (tickets restaurant, chèques…), avant de se réorienter vers la numérisation.

Les points communs s’arrêtent là, puisque Numen n’a pas de direction achats et est composée de plusieurs sociétés séparées acquises par croissance externe. La première motivation rappelée par le directeur financier, Cécil Carrier, était donc le contrôle des dépenses, avec la mise en place d’un process de validation dès 1 000 euros d’achats.

Les bénéfices en termes de gestion budgétaire sont bien au rendez-vous. L’entreprise dispose désormais d’une base fournisseur unique, dématérialisée, centralisée et partagée, ce qui génère d’importants gains de productivité côté comptabilité dans l’identification des factures fournisseurs. Désormais l’entreprise peut effectuer des projections budgétaires et plus seulement gérer « en regardant dans le rétroviseur », comme le souligne Cécil Carrier.

Le coût du projet est cela dit conséquent (300 000 euros). « A priori pour mettre en œuvre ce type de démarche, il faut un minimum de volume et, avec 20 000 factures fournisseurs par an, en termes de ROI, nous n'y sommes pas », confesse le directeur financier. Mais Numen a un intérêt indirect à adopter la suite Ivalua car il existe des synergies commerciales entre les deux entreprises dans la dématérialisation de factures fournisseurs.

 

Obtenir autant de considération qu’un grand groupe

Encore une problématique plus contrôle de gestion qu’achats dans le dernier témoignage, celui d’Olivier Darme, directeurs frais généraux et investissements d'AML Systems, une spin off de Valeo qui réalise 100 millions d’euros de chiffre d’affaires et emploie 480 personnes en France et en Chine. Olivier Darme gère pour sa part 6,5 millions d’euros de frais généraux (produits, services, interim et transport, notamment) et d’investissements, dans un fonctionnement détaché des achats séries. Il a choisi l’éditeur Coupa au moment où sa société se séparait de Valeo et alors que l’éditeur ne disposait pas encore de références en France.

Choisir ainsi un challenger lui a permis d’obtenir des conditions commerciales avantageuses et surtout une attention égale à celle qu’on lui aurait accordée s’il avait toujours été adossé à un groupe prestigieux. L’outil a été déployé en un temps record, après seulement deux mois d'analyse effectués dès son arrivée dans l’entreprise. Un an après il le déployait en Chine, où l’entreprise est très présente.

Olivier Darme a apprécié la facilité de connexion de l’e-procurement de Coupa avec SAP, ainsi que son confort d'utilisation et son ergonomie de type internet. Pas plus de deux heures de formation sont nécessaires pour les utilisateurs du logiciel. Simplicité et rapidité ont finalement été les maîtres-mots de la réussite de ce projet. Une PME n’a pas seulement moins de moyen financier qu’un grand groupe, elle a surtout moins de temps.

Publié le 23/10/2015 - Par la rédaction

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