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Publié le 11/12/2012 - Par la rédaction

Andra : un parapheur électronique pour la chaîne achats

Après les demandes d’achats, la plate-forme B-Pack mise en place par l’Agence nationale pour la gestion des déchets radioactifs (Andra) dans le prolongement de SAP, s’apprête à piloter les réceptions puis à intégrer les contrats. Objectif : arrêter les flux papiers avant la fin 2013.

Ce projet, inscrit au schéma directeur des systèmes d’information lancé dans le cadre du contrat quadriennal de l’agence (196 millions d’euros de chiffre d’affaires en 2012, 140 millions d’euros d’achats annuels), remonte à plus de deux ans. Il vise la création d’un « parapheur électronique » à travers un outil de workflow, pour dématérialiser les processus papiers afin d’optimiser la chaîne allant de l’expression du besoin à la réception. L’objectif final étant d’« améliorer le service interne aux prescripteurs, aux approbateurs, aux contrôleurs de gestion et aux comptables, et d’assurer une meilleure traçabilité des échanges », résume Aurélien Larrat, ingénieur achats et chef du projet.

Au début de 2011, une mise en concurrence très large a été menée auprès d’une trentaine d’éditeurs dans des domaines variés (ERP, solutions de GED, plates-formes collaboratives, outils d’e-achat, etc.), conduisant au choix de B-Pack. « En plus d’une bonne ergonomie, d’une facilité de paramétrage et d’un interfaçage à SAP, la solution devait ne pas remettre en question nos circuits de fonctionnement, explique Aurélien Larrat. Elle nous a toutefois permis d’homogénéiser et de simplifier nos règles d’approbation, passées de plus de 3 000 à moins de 50 ».

Cinq mois après la mise en production d’un premier étage fonctionnel et la formation de 350 salariés, l’Andra est aujourd’hui en mesure de gérer dans B-Pack les demandes d’achats pour les principales catégories, notamment les prestations intellectuelles, les produits et les services qui représentent près des trois quarts des dépenses. A suivre : le démarrage de la gestion des réceptions en cours, puis l’intégration des contrats pluriannuels et la mise en place des interfaces B-Pack-SAP pour un déclenchement automatique des commandes dans l’ERP, au début de l’année 2013. Avec comme objectif ultime de supprimer les flux papiers pour la chaîne demandes-commandes-réceptions dans les mois qui suivront, et enfin d’automatiser le processus des appels d’offres en 2014.

Publié le 11/12/2012 - Par la rédaction

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