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Publié le 17/10/2019 - Par la rédaction

Achats publics : Le digital à l’appui de nouvelles feuilles de route

Per Angusta, Oalia et Klee Group se sont rapprochés le temps d’une matinale sur les achats publics. Les deux éditeurs, Pierre Laprée et Eric Decarpentries, ont animé les débats avec deux clientes, Florence Marques du CHU Montpellier (Per Angusta), Aurélia Lucot de la Région Auvergne Rhône-Alpes (Oalia avec Klee Group) ainsi que le tout nouveau patron des Achats de Paris Universités Sud, Eric Bardet. Attention : plus que le digital, c’étaient bien les stratégies achats qui tenaient la vedette…

Quand les éditeurs prennent la parole, ils ne la lâchent plus ! Les équipes de Per Angusta (pilotage de la performance) multiplient les initiatives menées en commun avec des confrères. Après Oxalys (en juillet), le village e-achats lors des Salons Solutions (en octobre avec Easypics, Ecdys, Orgasoftware, Marjet Dojo et Silex) et en attendant une réunion (le 14 novembre) avec By.0 Group et sa méthode e-Myse, c’était au tour d’Oalia de partager le 15 octobre dernier un évènement, cette fois sur le thème des Achats publics.

Oalia a en particulier déployé récemment (2018), Alpha, le SI achats du Ministère des Armées. Ce projet a été conduit notamment avec Klee Group, un intégrateur, autre partenaire de cette matinale achats publics intitulée « Réussir sa transformation digitale » et sous-titrée « Digitalisation, levier de collaboration, d’efficacité et de performance économique ». Tiens, tiens, cela nous rappelait furieusement des principes déjà entendus dans… le privé. Avec cette petite remarque quand même du boss de Klee Group, Thibaud Viala, dans son introduction : « La transformation n’aurait (peut-être) pas produit tous ses effets… ». Décryptage : les achats, supposés de plus en plus en pointe, mériteraient sans doute que leurs efforts s’accompagnent à la fois de nouveaux outils mais aussi d’une gestion du changement bien conduite. Peut-être pas le cas partout ? L’heure du digital aurait-elle quand même sonnée pour cette fonction ? On prêcherait là sans doute des convertis. Reste à voir comment ils l’ont été…

Réorganiser d’abord

A propos d’expérience du privé justement, Eric Bardet, tout nouveau Chef de projet transformation de l’organisation achats et efficience de la commande publique (Universités Paris Sud), précédemment Responsable du services achats du Conseil Régional Bourgogne Franche Comté, n’a pas fait toute sa carrière dans le public. Il est passé par Sun Microsystems, Baxter, Ag2R La Mondiale et jusqu’à la Fédération Française de Rugby après celle du foot… L’homme aime filer la métaphore sportive, et si l’on suit bien, établit presque un parallèle entre la définition d’une stratégie achats et l’élaboration d’une tactique de jeu, comme une recette que l’on peut décliner à l’envie. Les SI achats ? Il les connait tous. Qu’il en ait utilisé ou choisi au fil des années. Il n’est pas client Oalia. Il a été celui de Per Angusta (CR Bourgogne Franche Comté). A Eric Decarpentries (Oalia) qui le « cuisine » dans un premier débat (Comment construire une feuille de route digitale dans un contexte marchés publics), il se garde bien de dire sa préférence. « Ils sont tous bons dans leur domaine. Tous ces éditeurs sont des entrepreneurs qui, un jour, confrontés à des problématiques achats, se sont risqués à développer des solutions. ». L’essentiel n’est pas là : « On ne peut pas parler de feuille de route sans avoir déterminé les enjeux » continue Eric Bardet. Dans le secteur public, « il faut trouver une bonne symbiose entre des impératifs strictement achats et les règles de la commande publique, résoudre des injonctions contradictoires, avec de multiples contraintes économiques et réglementaires. Faire plus vert, plus court, se montrer à l’écoute des PME, etc. ». Une petite remarque au passage : les acheteurs venus du privé peuvent être déroutés par le profil de juristes de leurs homologues…

Mais les outils dans tout ça ? Pas encore ! Parlons plutôt conduite du changement. Comme dans toute organisation, le support des dirigeants est primordial. Dès son arrivée, Eric Bardet a été chargé de définir un plan d’action. Paris Université Sud (qui deviendra Paris Saclay au 1er janvier 2020) regroupe une dizaine d’établissements avec des niveaux de maturité très différents pour un montant d’achats autour (!) des trois cents millions d’euros. Sa méthode dans le cadre d’une démarche initiale : rassembler les informations disponibles sur les achats, les rendre très vite accessibles pour « pouvoir répondre en trois clics ». Définir un périmètre homogène. Eric Bardet prévoit de passer par un premier prestataire (Easypics). Il est permis d’imaginer à terme un outil de pilotage des actions (Per Angusta) qui permette de mesurer l’avancement du chantier en temps réel. Il sera temps ensuite de passer à un outil aux fonctionnalités plus transactionnelles. Les outils achats et finance devraient également être connectés sous peu.

Aux côtés d’Éric Bardet, Ludivine Chazelle, consultante chargée chez Klee Group de l’e-achat, insiste sur la nécessité d’un programme « conduite du changement » lorsque l’on implémente de nouveaux outils. « Celle-ci ne se limite pas à la formation des utilisateurs » précise-t-elle mais doit accompagner toute l’équipe dès la conception et jusqu’à la recette. ». Un nouveau SI suppose un nouveau vocabulaire, de nouvelles pratiques « même si les fondamentaux du métier restent ». Mais « Les plus beaux outils, les meilleurs intégrateurs et leurs programmes d’accompagnements ne seront jamais suffisants sans la détermination des équipes. » reconnait Eric Bardet qui se décrit aussi comme un ensemblier. L’animateur, Eric Decarpentries, conclue l’échange en insistant sur la difficulté à maintenir dans le temps la connaissance des outils. Un point souvent sous-estimé et qui peut entraîner des remises au cause brutales au fil du temps.

Un cockpit d’indicateurs

A la mi-temps, changement d’animateur. Pour le second débat (Comment réussir la transformation de son SI Achats ?), Pierre Laprée (Per Angusta) reprend le flambeau (le micro) et accueille Aurelia Lucot, Responsable du service pilotage, méthodes et outils de la direction des Achats de la Région Auvergne Rhône-Alpes et Florence Marques, Directrice des Achats et des Approvisionnements du CHU Montpellier. Elle intervient aussi dans le cadre du GHT Est Hérault et Sud Aveyron (une dizaine d’établissements). Aurelia Lucot a mis en place Oalia et Florence Marquez utilise Per Angusta. Le CHU de Montpellier est « un des dix plus gros de France (900 millions d’euros de budget, 350 millions d’euros d’achats, 1 100 marchés par an, plus de 100 000 commandes passées, 500 points de commande, 80 personnes aux achats, etc.) ». Depuis son arrivée 2012, Florence Marquez a transformé les achats de l’établissement. Ce n’est plus une fonction administrative. Le métier des achats a émergé. Une notion de performance lui a été attaché. Il y a une traçabilité des gains constatés deux fois par an par l’ARS (Agence Régionale de Santé). Avec la mise en place d’un GHT (Groupement Hospitalier Territorial), ce sont neuf autres établissements dont il faut appréhender les dépenses avec des enjeux de mutualisation et d’homogénéisation. L’objectif, c’est aussi de monter vers l’égalité de soins d’un bout à l’autre du territoire géré. « Avant de digitaliser, il faut d’abord organiser et en ce qui nous concerne, ne jamais oublier le patient ! » rappelle Florence Marquez qui résume à grands traits ses premières actions : 30 millions d’euros de déficit à son arrivée, dix projets lancés, 12 millions de gains réalisés quelques temps après. Réorganiser implique de monter vers des projets structurants. Digitaliser consiste à supprimer tout ce qui prend du temps inutilement.

Dans un hôpital, il n’y a guère d’industrialisation possible. Au niveau des achats, un ERP servirait peu. Attention aussi au syndrome Excel ! Piloter ses achats sur un tableur comporte de solides risques d’erreurs… En se dotant de l’outil Per Angusta, Florence Marques dit avoir fait « un choix égoïste et très intéressé ! » Il s’agissait de « mettre en avant le travail des équipes, montrer une cartographie des dépenses aux directeurs » (Sic). Favoriser en quelque sorte une acculturation collective à la notion de gains… Autrement dit, ne pas perdre de temps à consolider des données, montrer des réalisations et des gains associés et donc, à partir d’un cockpit d’indicateurs, monter d’un cran vers des projets plus conséquents, vers l’innovation ! Aujourd’hui Florence Marques paraît reprendre son bâton de pèlerin auprès des autres établissements du territoire.  Avec ce handicap qu’elle pressent : avoir l’image d’un mastodonte à l’assaut de petites entités et face à des interlocuteurs polyvalents dont certains sont loin d’être sensibilisés aux charmes d’une fonction achat renouvelée… Le parcours de soins, si l’on peut dire, se résumera dans un premier temps à remonter les informations, les cartographier. Leur digitalisation ? Après…

Le Conseil Régional Auvergne Rhône-Alpes a en charge les lycées, les transports, la formation professionnelle, le développement économique. Aurélia Lucot résume les enjeux de sa direction (80 personnes, des acheteurs et des juristes, 500 millions d’euros d’achats, 3000 contrats passés par an, 4 500 en vie courante) : mieux gérer les achats de travaux publics, maintenir un bon niveau de concurrence, accroître (CQFD) l’attractivité de la commande publique, garantir un plus grand accès aux marchés pour les PME voire les TPE. Le projet SI Achats a été lancé fin 2017. La mise en service est intervenue un an plus tard. Début 2019, l’outil (Oalia) était opérationnel. Les attentes pourraient se résumer ainsi : zéro ressaisie d’un bout à l’autre du processus et simplification de l’accès à la commande publique. En 2020, un nouveau pallier d’intégration devrait être franchi avec une connexion au SI Finances. Mais là encore dans ce projet, outre des enjeux bien établis, il y a bien eu une démarche pour positionner les achats très en amont, développer le sourcing, qualifier les fournisseurs et renforcer le profil des acheteurs… Quant à l’outil, ce que l’on comprend au terme de la présentation, c’est qu’il devait démontrer une expertise métier, rester proche du standard et être facile à déployer. L’outil permet de mesurer les actions, d’évaluer les gains. Il rassemble acheteurs, prescripteurs et utilisateurs. Il est prévu de l’ouvrir à d’autres applications (IA, données de sourcing, etc.). Aurélia Lucot l’assure : la direction des achats participe à tous les projets, ses équipes sont reconnues, les objectifs sont ambitieux et les délais contraints. « Nous sommes un des bras armés de politiques publiques très larges… », conclue-t-elle.

Des Achats incontournables

La digitalisation des achats publics n’échappe pas aux règles qui se sont imposées dans le secteur concurrentiel. Il faut d’abord cartographier son périmètre d’intervention, réorganiser, simplifier, s’assurer d’un solide soutien des décideurs, penser la conduite du changement depuis les prémisses du projet et bien au-delà de sa mise en route. Quant aux outils, ils sont là pour simplifier, fluidifier, démontrer. Ils suppriment les tâches inutiles pour permettre aux équipes de se concentrer sur des missions plus fortes en valeur. Florence Marques termine sur ce constat : les achats doivent être visibles, surtout ne pas rester dans l’ombre, se rendre in-con-tour-na-bles, communiquer ! Les outils sont faits aussi pour ça. Aurélia Lucot évoque des prises de décision courtes, un dialogue facilité, une capacité à mobiliser l’expertise de tous les acteurs. Un dernier conseil : il ne faut pas de frontières entre les clients, ses équipes, l’éditeur et l’intégrateur. Méthodes agiles et intelligence collective, cela vaut pour toutes les dimensions de l’entreprise.

Publié le 17/10/2019 - Par la rédaction

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