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Publié le 17/09/2021 - Par François-Charles Rebeix

Axys Consultants-Ivalua : l’IA dans les Achats, pour quoi faire ? Un livre blanc et une enquête.

Nous attendions les premiers résultats de l’observatoire Sirius co-piloté par les équipes d’Axys et la chaire Digitalisation des Achats d’Audencia Business School. Ce sera pour plus tard. Car voilà une nouvelle initiative : un livre blanc sur l’IA aux Achats proposé cette fois avec Ivalua. Avec en prime, une étude menée auprès d’une centaine de CPO sur ce que leur inspire l’IA dans leur métier. Autant le dire : nous sommes en pleine prospective…

Toutes les fonctions de l’entreprise espèrent beaucoup des nouvelles technologies émergentes sans trop savoir ce que seront les apports de cette fameuse intelligence artificielle et les outils qui en dérivent déjà comme les RPA (Robotic Process Automation) ou les chatbots… Les Achats n’échappent pas au phénomène. A en croire tous les éditeurs de la grande famille des SI Achats, les installés comme les prétendants, c’est même leur préoccupation n°1, une préoccupation qu’ils espèrent partager avec les clients ou prospects. L’amorce date déjà de quelques années. Avant doute, il faut féliciter le duo Axys-Ivalua pour la réalisation d’un Livre très complet sur le sujet (définition, applications possibles aux achats, perspectives à terme) soit 48 pages (à télécharger ici) qui, si elles montrent les perspectives forcément radieuses du point de vue des spécialistes, ne dissimulent pas non plus les craintes des clients, déjà utilisateurs ou sur le point de le devenir. Une large part du document est ainsi consacré à un sondage réalisé à cette occasion.

Le véritable état du marché

Dans la Lettre des Achats, nos premières enquêtes sur l’A et ses applications date respectivement de 2018 (Les outils de l’acheteur augmenté, voir LDA n°268 – juin 2018) et de 2019 (La lumière au bout des données, voir LDA n°283 – juin 2019). Deux années ont passé depuis. Les outils ont sans doute progressé mais comme le formule les auteurs de l’étude : où en sont les directions Achats ? Comment appréhendent-elles ces nouvelles technologies ? Où en sont-elles de déploiements éventuels ? Et quelles sont surtout leurs prévisions ? Les équipes d’Axys Consultants et Ivalua ont donc mené l'enquête entre le dernier trimestre 2020 et le 1er trimestre 2021 auprès de 103 Directeurs achats (70 entreprises). Un panel pour l’essentiel hexagonal qui apparait d’autre part assez éclaté puisque le secteur Banque-Assurance représente la plus grosse part (14% de l’échantillon devant l’industrie (12%), le secteur des Transports/Logistique et le BTP/Immobilier (10%), le Secteur Public (8%) ou encore la Santé/Pharmacie (6%), etc. Les divers font 20% et ce sont plutôt les grandes entreprises qui ont répondu (46%, plus de 10 000 collaborateurs).

Levons tout de suite l’hypothèque : l'IA ne serait pas encore un sujet phare dans leur entreprise pour 40% des organisations Achats. Pour autant, 75% des directeurs Achats déclarent avoir commencé à y travailler mais ils sont quand même 67% à estimer manquer d'information à son sujet. Seules 12% des organisations Achats auraient mis en place des applications IA. Du coup, 33% des répondants se pensent en retard sur leurs concurrents et 8%, à l’inverse, plutôt en avance. L’IA, tout le monde en parle mais peu s’y adonne. Ce que les auteurs de l’étude qualifient de percée timide pourrait s’appeler aussi décalage entre l’offre et la demande… Benjamin Verdier et Vincent Martegoutte, les deux directeurs de la BU Achats d’Axys consultants à l’origine du livre blanc, le reconnaissent volontiers : « C’est vrai qu’il y a un décalage entre la vraie vision du marché et celle que l’on peut porter d’autre part, nous, éditeurs, spécialistes, observateurs, en termes d’innovation, notamment », pour préciser aussitôt : « La tendance veut en effet que l’on parle d’intelligence artificielle alors que beaucoup d’entreprises envoient encore des commandes avec des outils très basiques pour ne pas dire du papier. En gros, seules les entreprises du Cac 40 et de très grosses ETI sont équipées des full suites que nous connaissons tous, Ivalua, Jaggaer, Determine, Synertrade notamment. Beaucoup d’entreprises sont encore très peu outillées. D’autre part, les pratiques sont moyennement avancées. »

Un point de vue que confirme un autre protagoniste du livre blanc, Arnaud Malardé, Product Marketing Manager d’Ivalua. Extrait : « Il y a en effet un manque de connaissance de ce qu’est l’intelligence artificielle et donc de ce qu’elle peut offrir comme avantage métier. Les usages métiers se découvrent progressivement. » En revanche, à propos du sentiment d’être en retard sur leurs confrères qu’expriment certains répondants, le représentant d’Ivalua le relativise : « Seulement 4% [des directeurs Achats interrogés] se sentent en retard sur le critère de la maturité achats selon une étude de Forrester de l’an dernier. La maturité achat semble une grille d’évaluation plus pertinente que celle de l’adoption d’une technologie qui, in fine, n’est qu’un moyen pour atteindre un objectif, achats en l’occurrence. » Et de conclure quand même : « Mais une rupture technologique est un bon catalyseur d’évolution des pratiques achats. »

Premiers usages

Invités à exprimer leurs préférences plus avant sur les différents volets qui constituent ces nouvelles technologies « intelligentes » (Big data, IA, RPA, Chabot, Blockchain), les répondants choisissent, du plus utile au moins utile, à une écrasante majorité le big data à 51%, l’IA (data mining et autres modes d’exploitation) et le RPA (Robotic Process Automation) à 41%, le Chabot à 10% et la blockchain à 4%. En d’autres termes, les Achats ne se trompent pas beaucoup dans les objectifs : les données d’abord, l’automatisation des processus ensuite et l’aide en ligne au bout de chaîne ravalant presqu’au rang de gadget les assistants virtuels que l’on rencontre pourtant massivement et pas qu’aux achats… D’ailleurs la réalité de l’IA dans les entreprises aujourd’hui, ce sont d’abord les moteurs de recherches (articles/fournisseurs) à 41%, les chatbots et l’automatisation de documents (33%) et enfin l’analyse des dépenses (30%) que l’on imaginerait plutôt en tête suivi de quelques outils prédictifs… Il y a donc encore loin de la coupe aux lèvres. Les directeurs Achats envisagent encore les apports de l’IA en priorité dans les gains de productivité puis l’amélioration de la qualité des données et seulement enfin prévenir les risques at améliorer la connaissance des fournisseurs. En gros, s’il fallait être provocateur, nous dirions qu’il s’agit d’abord de réduire la pénibilité des tâches avant « d’augmenter » l’intelligence… Mais réduire les tâches répétitives permet aussi de se concentrer sur des actions à fortes valeur ajoutée.

Les auteurs de l’étude précisent les intentions à terme de leur panel. L'IA doit répondre à des objectifs concrets de pilotage de l'activité : améliorer la qualité des datas et optimiser les processus achats sont à égalité, à 84%. Les Directeurs achats citent ensuite le gain de temps sur les activités opérationnelles (82%) et la prévention des risques et l'amélioration de la connaissance fournisseurs (77%). L’amélioration de la satisfaction des clients internes (70%) et les économies financières (50%) arrivent bien après.

En précisant davantage les missions que l’on peut assigner aux outils de l’IA, 52 % des directions Achats interrogées l'estiment très utile pour consolider et catégoriser les dépenses et 43 % pour optimiser et automatiser les actions achats (ex : cahiers des charges, consultations/AO, analyse des offres et négociations), 39% d'entre eux pour améliorer les processus d'approvisionnement et de facturation (ex : génération et recherche de bons de commande et de facture, détection des doublons, fraudes et erreurs, amélioration des délais de paiement) et à 30% pour améliorer la gestion des contrats.

Faible déploiement mais résultats probants

Parmi les entreprises qui ont déployé des solutions intégrant l'IA pour les achats, voici dans les plus répandues avance leur degré de satisfaction : le moteur de catégorisation des dépenses (16,3 % et 37,5 % de satisfaits), l’analyse prédictive pour gérer les approvisionnements (14,6 % et 33,3 % de satisfaits), le moteur de recherche Fournisseurs/Articles (14 % et 83,3 % soit le plus fort taux de satisfaction). Quand l’indice de satisfaction est inférieur à 50%, c’est que les mise en service sont trop récentes pour permettre d’émettre une opinion plus formelle. Les résultats sont malgré tout globalement satisfaisants voire encourageants…

Les auteurs de l’étude en sont sûrs : les projets vont se multiplier d’ici 18 mois. Parmi les solutions qui devraient être déployées, les moteurs de recherche (40%), l’analyse et la génération de documents (36%), les assistants conversationnels (32%), l’analyse prédictive des approvisionnements (2ç,3%) et l’analyse prédictive des risques (28,6%).A noter que le premier frein au développement de l'IA serait le manque de compétences dans cette discipline au sein de l'entreprise (62 %), puis le manque de retours d'expériences probants (56 %) et la résistance au changement des salariés (51 %). Autres réserves exprimées : une offre jugée balbutiante sur le marché (39 %), la crainte de ne pouvoir interpréter les résultats (31 %). Enfin, l’'absence de soutien de la direction n'est jugée comme une entrave que pour 28 % des Directions achats lesquelles sont à part égale (50/50) entre celles qui estiment que la Covid aura pour effet d’accélérer les investissements et les autres qui pensent qu’il y aura des restrictions budgétaires. Sur ce point, Benjamin Verdier et Vincent Martegoutte (Axys consultants) ont aussi un avis tranché : « Il y a à la fois les rêves des CPO, le « combien ça coûte ? » et le ROI des projets envisagées, et c’est là, bien souvent, que le bât blesse ».

Avenir radieux

Les auteurs de l’étude qualifient pour finir les directeurs Achats de « technophiles ». Si tout ce qui précède les a convaincus, pourquoi pas, mais parions plutôt sur l’expression d’un vœu pieu pour que dans un proche avenir les fortes avancées de la technique se transforment en applications concrètes avec des résultats sonnants et trébuchants pour toutes les parties. Ensemble, Benjamin Verdier et Vincent Martegoutte (Axys consultants) précisent aussi : « Il ne s’agit pas de voir la direction des Achats remplacer la DSI (Direction de Systèmes d’information). Ce n’est ni souhaitable ni dans leurs objectifs d’ailleurs. Mais il est indéniable aussi qu’il faut renforcer le partenariat entre les directions fonctionnelles et les directions techniques qui aboutisse à ce que les premiers utilisent les outils les plus puissants possibles. ». Le raisonnement peut être étendu aux éditeurs du SI Achats qui pourraient eux aussi s’appuyer sur des partenariats techniques extérieurs. A eux de développer des applications métiers, aux spécialistes du calcul « intelligent » de les nourrir avec leurs dernières recherches. Dans cette catégorie se classe notamment IBM Watson ou encore cette jeune startup française ReciTAL qui prétend concurrencer le supercalculateur américain. De quoi remettre une pièce dans la machine à rêves. A suivre…


Le livre blanc l'Acheteur augmenté est à télécharger ici.


Extrait :

Publié le 17/09/2021 - Par François-Charles Rebeix

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