Publicité

Par François Le Roux

Une mécanique bien huilée

Au cœur de la création de valeur des entreprises, les fournisseurs nécessitent plus que jamais une relation sur-mesure. Pour ne pas s’éparpiller face à des panels fournisseurs pléthoriques et mondialisés, des réglementations de plus en plus contraignantes…, les directions achats ont choisi de s’outiller pour se concentrer sur l’aspect humain de la relation et la création de valeur.

Trouver de nouveaux fournisseurs, optimiser son panel de fournisseurs actifs, développer des partenariats stratégiques ou collaborer plus efficacement, les directions achats s’outillent sur toutes les étapes de la gestion de leur relation fournisseurs pour gagner en performance. « S’outiller est indispensable. Sans la capacité de mesurer la performance fournisseurs, de consolider les données fournisseurs, le pilotage de la relation fournisseurs devient difficile, surtout pour de grands groupes opérant à l’échelle mondiale et se devant de parler le même langage, d’avoir des définitions et des processus communs » estime Jean-Pierre Pellé, directeur, Argon Consulting.
Si l’humain est prépondérant dans la relation fournisseurs, l’acheteur a néanmoins besoin d’informations. Et de fait, pour piloter il faut pouvoir mesurer. Pour remplir cette mission, le groupe Faurecia a décidé dans le cadre de son programme de transformation digitale initié en 2015 d’outiller ses acheteurs avec la suite Ariba sur l’ensemble de la chaîne achats et notamment les acheteurs commodités sur la chaîne amont. « Nous avons opté pour l’ensemble de la suite Ariba, avec les tableaux de bord sur la partie spend achats, le module management du fournisseur et de sa performance, la partie risque, la partie sourcing et la partie contrat. Nos acheteurs commodités pourront ainsi partager avec nos fournisseurs des objectifs et optimiser leurs relations pour générer finalement plus de valeur » souligne Charles Édouard Vasse, directeur de la transformation achats du groupe chez Faurecia.

S’outiller pour gagner en réactivité


Face à un monde de plus en plus concurrentiel et riche en incertitudes, disposer de l’information au bon moment, c’est-à-dire en temps réel, est devenu stratégique. Pour les directeurs achats, cette nécessité de gagner en réactivité passe notamment par le recours à des solutions technologiques toujours plus avancées, avec la volonté de s’affranchir des traditionnels tableurs. Pour accompagner son internationalisation, la montée en maturité de ses achats et améliorer le pilotage de sa relation fournisseurs, Orpea va ainsi se doter d’un nouveau SI Achats en 2019, se refusant toutefois à ce stade de préciser le nom de son futur éditeur. « Aujourd’hui développés sur Excel, nos tableaux de bord et KPI pourront être consolidés et exploités avec plus de réactivité pour générer plus de valeur » souligne Thierry Guérard, directeur des achats du groupe de maisons de retraite, tout en précisant « Notre outil d’e-procurement couvrira le Source-to-pay et disposera d’un module de suivi de la relation fournisseurs. L’objectif est de structurer nos achats à l’échelle du groupe mais aussi de consolider l’ensemble de nos données fournisseurs ».
Le temps d’un acheteur étant humainement limité et les effectifs des directions achats rarement en expansion, l’automatisation des processus fournisseurs vise également à recentrer les acheteurs sur leur cœur de métier, la négociation. « Avec la digitalisation de nos processus et la meilleure maîtrise de notre panel, nous avons plus de temps à consacrer à nos fournisseurs. Avant chaque meeting, la data est déjà formatée. Il est dès lors possible de se concentrer sur l’analyse et la valeur ajoutée. L’automatisation permet également de gagner en fiabilité dans les échanges avec nos fournisseurs » déclare Jean-Luc Baras, directeur des achats, Eiffage.

Ne pas oublier de qualifier les besoins des prescripteurs


La mise en œuvre d’une stratégie achats, intégrant une gestion de la relation fournisseurs équilibrée, se doit toutefois d’être pensée en amont, avec la nécessité pour les directions achats d’identifier les opportunités pouvant être générées par leur panel fournisseurs, pour ensuite les prioriser et les objectiver. Or cette brique fonctionnelle venant compléter les modules SRM fait parfois défaut dans les offres des éditeurs de SI Achats. « Les solutions du marché, SI Achats et ERP, sont généralement efficaces sur le suivi de la qualité, du coût et des délais. En revanche il y a encore des carences sur le pilotage projets, le suivi des jalons, les phases de test ou de validation, recadre Jean-Pierre Pellé. Pour disposer d’un outil couvrant tout le scope du pilotage de la relation fournisseurs, il faut bien souvent ajouter un outil dédié de PLM ou de gestion de projet à son SI Achats ou ERP ».
Le programme management ouvre de fait la voie à une approche plus collaborative du SRM, impliquant l’ensemble des métiers de l’entreprise. Au moment d’embarquer un nouveau fournisseur, disposer de l’analyse des besoins des prescripteurs n’est ainsi pas dénué de sens. « Le pilotage de l’activité passe par une vision transverse des opportunités et besoins au sein de chaque entreprise. C’est le socle d’une relation collaborative des Achats avec leurs partenaires internes et externes à l’entreprise. Les outils de gestion achats ne doivent pas simplement être organisés autour d’un projet, qu’il soit de sourcing ou concernant un contrat. Ils doivent permettre une démarche structurée et globale s’appuyant sur le suivi d’un plan d’actions achats avec des objectifs » estime Pierre Laprée, fondateur de Per Angusta

La puissance d’une base fournisseurs unifiée


La transparence constitue également un pilier essentiel de la relation fournisseurs. Fixer un objectif à un fournisseur n’a de sens que s’il partage ses résultats en la matière. De même il est important de pouvoir échanger à la fois sur le niveau réel et le niveau perçu de ses performances avec un fournisseur, sur tous les aspects opérationnels, ce qui impose de travailler sur la base de données exhaustives et centralisées. Pour simplifier la relation avec l’ensemble de ses fournisseurs et candidats, le groupe La Poste a ainsi déployé depuis début décembre une brique sourcing, synonyme d’automatisation complète de ses processus d’enrôlement et du suivi des consultations de ses fournisseurs. « Grâce à notre base fournisseurs unifiée, nous disposerons d’un suivi global des contrats et dépenses de chaque fournisseur, à la fois sur le plan financier, mais également RSE et de la conformité, ce qui nous permet d’échanger avec eux en toute transparence et objectivité sur l’ensemble des éléments caractérisant leur relation avec La Poste » explique Fabien Seguin, directeur de l’appui au développement et à la performance achats, à la direction des achats du groupe.
La digitalisation et l’automatisation des processus fournisseurs permettent par ailleurs de sécuriser l’information échangée, tout en favorisant un travail collaboratif source de performance achats. « Notre module d’e-sourcing, JaggaerAdvantage, nous permet de fluidifier la relation fournisseurs, avec des échanges en temps réel sur nos contrats ou appels d’offres. La consultation en ligne permet d’associer aisément les parties prenantes d’un projet, depuis les bureaux d’études jusqu’aux chefs de projets, en passant par les acheteurs, catégories managers et fournisseurs, sans perte d’informations. Cela se substitue à des processus plus séquentiels avec des temps de cycles plus longs, difficiles à optimiser », déclare Jean-luc Baras.

À chaque fournisseur une stratégie adaptée


Dans la plupart des entreprises, 60 à 80 % de la valeur ajoutée vient des fournisseurs. La capacité des directions achats à segmenter leur panel fournisseurs de manière à engager une stratégie propre à chacun d’entre eux apparaît dès lors comme un avantage compétitif incontournable. « Notre plateforme achats nous permet de disposer d’une gestion centralisée de nos fournisseurs et contrats. Au-delà du pilotage par nos différentes entités géographiques de leurs fournisseurs locaux, nous travaillons à la mise en œuvre d’une segmentation de nos fournisseurs à l’échelle du groupe, avec la possibilité d’affiner notre relation avec nos fournisseurs stratégiques mondiaux et d’optimiser la création de valeur avec chacun », explique Feng Zheng, Sustainable and Collaborative Procurement Manager chez Air Liquide.
Avec une couverture des achats toujours plus étendue, notamment en matière d’achats indirects, la gestion du panel fournisseurs impose de plus en plus une gestion par l’outil. « Nos achats directs de production font l’objet d’un pilotage fournisseurs quotidien, avec des audits de terrain réalisés par notre équipe qualité fournisseurs. Pour ces achats stratégiques, nous disposons d’une petite centaine de fournisseurs dont le périmètre évolue peu, ce qui nous permet d’effectuer un pilotage beaucoup plus fin que pour nos achats indirects comptant entre 5 000 et 6 000 fournisseurs » détaille Jérémy Labbe, directeur des achats indirects du groupe Ingenico, tout en ajoutant : « ce nombre de fournisseurs élevé pour nos achats indirects nous impose un traitement plus automatisé. A partir de notre SI Achats Ivalua et des informations collectées, un important travail de segmentation est opéré pour aider nos acheteurs à mieux sourcer et cibler les fournisseurs les plus pertinents dans chaque catégorie d’achats. Le suivi de la performance fournisseurs est
également facilité ».

Des prestataires externes pour la gestion du risque


La multiplication des contraintes réglementaires telles que la RGPD, la loi Sapin II ou le devoir de vigilance oblige par ailleurs les directions achats à rechercher des moyens d’industrialiser et de systématiser le recueil de certaines informations. La gestion de ces risques passe notamment par le recours à des plateformes de prestataires externes proposant des évaluations fournisseurs sur chacun de ces critères dans le cadre d’une approche prédictive de la relation fournisseurs. « La connaissance des fournisseurs est essentielle pour le pilotage de la relation. Elle s’organise autour de la connaissance accumulée sur le terrain par l’acheteur mais plus généralement l’ensemble des parties prenantes en relation avec les fournisseurs, comme la qualité, les opérationnels ou la R&D. Disposer de bases de données comme Altares, BvD ou encore Ecovadis contribue aussi de façon déterminante à l’optimisation de la relation fournisseurs par une vision 360 » déclare Charles Édouard Vasse.
Si ces informations sur les risques fournisseurs sont bel et bien disponibles, l’enjeu est que toutes les données en provenance de ces prestataires soient remontées quasi automatiquement dans les SI Achats pour alimenter leurs bases de données et nourrir l’analyse fournisseurs. « Si les sources de données existent pour appréhender un fournisseur dans sa globalité, le défi consiste à connecter technologiquement toutes les applications du marché, via des API, pour parvenir à une centralisation de l’information. L’ensemble de ces outils ne sont pas encore interconnectés avec notre SI mais c’est une volonté que nous souhaitons réaliser à très court terme » souligne Jérémy Labbe.
Toutefois, les progrès en matière d’intégration et l’omniprésence du Saas dans les dernières générations de plateformes ne doivent pas faire oublier le lourd travail d’enrôlement des fournisseurs par les directions achats pour alimenter les bases fournisseurs. « Avec notre direction de la communication, nous allons mener une campagne de sensibilisation auprès de nos fournisseurs, soulignant notre intérêt réciproque à partager nos informations. La Poste privilégie de fait des valeurs fortes, comme par exemple en matière de RSE, et nous souhaitons qu’elles soient partagées par nos fournisseurs et qu’ils nous accompagnent dans cette démarche. Par ailleurs, certains fournisseurs découvrent parfois l’étendue de leurs obligations en matière de déclarations réglementaires. Ces oublis sont à éviter car ils peuvent constituer une barrière pour accéder à certains marchés, voire aboutir à des sanctions par l’administration » indique Fabien Seguin.

Le portail fournisseurs pour maximiser la communication


Véritable zone de partage et de contribution, le portail fournisseurs constitue un canal d’échange grandissant entre donneurs d’ordres et fournisseurs, avec une grande souplesse par rapport aux e-mails. La visibilité offerte aux deux parties est un gage de qualité pour leur relation. Le portail fournisseurs réduit par ailleurs significativement les coûts des échanges, grâce à l’absence de papier. « Notre portail fournisseur maison couvre 60 % de nos achats. Il est en réalité utilisé non seulement par les Achats, mais également par les établissements et l’ensemble des métiers d’Orpea. Il leur permet notamment, d’avoir accès à toutes les informations sur les produits et prestations référencés mais aussi de passer commandes directement auprès de nos fournisseurs avec une connaissance de leurs budgets » explique Thierry Guérard.
Si les portails fournisseurs permettent aux services achats de gagner en productivité, ils participent en outre grandement à l’amélioration de la relation fournisseurs en favorisant le respect des délais de paiement. De fait, si l’Observatoire des délais de paiement soulignait dans sa dernière édition mi-2018 une nette amélioration des comportements en France, une faillite sur quatre en France reste due à des retards de règlement de facture, avec des retards bien souvent involontaires, une facture sur sept émises par les PME demeurant bloquées dans les systèmes de contrôle des grandes entreprises. Le lancement en janvier 2017 de Chorus Portail Pro a en particulier servi d’accélérateur pour la dématérialisation des factures dans la sphère publique et privée.
« La dématérialisation de nos factures fournisseurs est déjà effective en France et en Allemagne, ce qui représente 40 % à 50 % de notre business mondial. Nos paiements sont automatiquement réalisés par notre ERP SAP, dès lors que le rapprochement commande-facture est concluant, conformément aux délais de paiement renseignés. Nous allons progressivement l’étendre ce processus à l’ensemble de nos usines à travers le monde » explique Philippe Babou. directeur des achats de ARaymond, tout en rappelant que le pilotage de la relation fournisseurs chez ARaymond privilégie des valeurs collaboratives humaines : « Comme pour nos salariés, nous privilégions avec nos fournisseurs un mode de fonctionnement basé sur les soft-skills et le savoir être, baptisé le Servant leadership » (voir son interview dans La Lettre des Achats N°263).

Élargir ses champs d’innovation


Ce changement du statut de certains fournisseurs, désormais érigés en véritables partenaires des Achats, a contribué à faire évoluer la relation fournisseurs bien au-delà d’échanges limités à la négociation. L’enjeu est également de capitaliser sur le savoir-faire des fournisseurs dans une logique de co-innovation source de gains de compétitivités pour les deux parties dans le cadre d’une relation de long terme. Les directions achats entendent d’ailleurs multiplier les canaux pour capter l’innovation. « Pour capter l’innovation, Air Liquide est partenaire du Pacte PME. Toutes nos filiales françaises peuvent se connecter à cette plateforme pour partager leurs projets d’innovation avec les PME. Parallèlement, nous étudions la possibilité de développer notre propre plateforme pour capter l’innovation de nos fournisseurs à l’échelle mondiale » déclare Feng Zheng, responsable des achats collaboratifs et durables chez Air Liquide. Pour sa part, Safran a déjà sauté le pas avec la solution Yoomap (voir témoignage de Safran et notre article sur Yoomap dans la LDA N°257) pour dynamiser au sein même de ses collaborateurs la recherche de partenaires innovants.
Si la co-innovation est un modèle régulièrement mis en avant comme ayant le vent en poupe et gagnant-gagnant pour les clients comme pour les fournisseurs, les entreprises restent à ce jour peu outillées pour aller sourcer l’innovation. Selon l’étude publiée début décembre par l’institut PEAK en collaboration avec l’association Thésame (voir étude), 74 % des entreprises interrogées déclarent n’utiliser à ce jour aucun outil d’audit spécifique pour évaluer les aptitudes de leurs fournisseurs à co-développer. Mais 66 % des acheteurs interrogés sont convaincus que le rôle du co-développement prendra une place plus importante dans les années à venir.

Les nouvelles technologies au service de la relation fournisseurs


Le pilotage de la relation fournisseurs est encore appelé à évoluer, avec de nouvelles générations d’outils portées par l’IA ou le big data qui permet en particulier d’analyser de grands volumes de données, dans des formats structurés ou non. « Les nouvelles technologies comme l’IA ou le Big Data sont appelées à optimiser nos process et outils de gestion de la relation fournisseurs. Au sein de notre Data Lab, nous avons par exemple réalisé des POC sur la signature des contrats avec la technologie blockchain » indique Pierre Blouet, directeur des achats de GRTgaz. Un scénario confirmé par Jean-luc Baras « Les nouvelles technologies sont des enjeux importants pour renforcer nos relations fournisseurs afin de créer plus de valeurs, mieux gérer nos risques, optimiser les coûts et la performance tout en réduisant nos tâches administratives et en exploitant mieux nos données. Les enjeux de demain sont autour de cette data analyse ».
L’écosystème des outils et plateformes proposés aux directions achats pour optimiser la gestion de leur relation fournisseurs n’a d’ailleurs de cesse de s’enrichir. Il ne se limite plus aux ERP et grands éditeurs de SI Achats. Des solutions de niches ayant vocation à se plugger sur les SI Achats pour accroître la performance des acheteurs en embarquant bien souvent des technologies comme l’IA sont en plein développement, avec des applications comme Startup Flow, permettant comme Yoomap d’optimiser le pilotage de l’innovation, ou des solutions de sourcing cognitif en mode Saas comme Silex ou la plateforme collaborative Goodwease d’aide à la décision permettant aux directions achats d’obtenir une vision 360 % de la relation client fournisseur (voir La Lettre des Achats N°272).
Des outils plus traditionnels continuent également d’être utilisés par les directions achats dans le cadre du pilotage de leur relation fournisseurs, comme par exemple dans le cas de la réalisation de questionnaires ou scorecards, en ayant recours à des plateformes comme Qualtrics ou SurveyMonkey.
La réussite du pilotage de la relation fournisseurs nécessite aussi d’inscrire l’utilisation des outils dans la stratégie achats de l’entreprise et ses process. « Derrière les outils, il y a des process. Pour mesurer la performance d’un fournisseur, il faut se mettre d’accord sur les règles de calcul de l’OTD ou des gains. Les processus de relevé et de suivi de la performance imposent également de fixer des normes et standards. De plus en plus, les directions achats des grands groupes créent des cellules de management de la relation fournisseurs. Cette fonction support favorise l’accès des catégories managers aux bons indicateurs au bon moment » indique Jean-Pierre Pellé.
En phase d’automatisation des process, l’expertise d’un digital Officer pour optimiser l’usage des outils et de la business intelligence constituera en particulier un précieux levier en faveur de l’adoption des outils favorisant la transparence et l’équilibre du dialogue et de la coopération entre acheteurs et fournisseurs.
Portraits

Fabien Seguin
Directeur appui au développement et performance achats, La Poste


" Nous disposerons d’un suivi global des contrats et dépenses de chaque fournisseur sur le plan financier, RSE et conformité "



Charles Édouard Vasse
Directeur de la transformation achats groupe, Faurecia


" La connaissance des fournisseurs est essentielle pour le pilotage de la relation "




Jérémy Labbe
Directeur des achats indirects, Ingenico


" Si les sources de données existent pour appréhender un fournisseur dans sa globalité, le défi consiste à les connecter "



Thierry Guérard
Directeur des achats, Orpea


" Notre portail fournisseurs est utilisé non seulement par les Achats, mais également par les établissements et l’ensemble des métiers d’Orpea "



Jean-Luc Baras
Directeur des achats groupe, Eiffage


" Les nouvelles technologies sont des enjeux importants pour renforcer nos relations fournisseurs afin de créer plus de valeurs  "


















Par François Le Roux

Le dernier numéro

Dernier numéro

N°286 - Octobre 2019

Le catalogue

Le catalogue Silex

Nos partenaires

Retrouvez la revue en format tablette

Apple store Google Play