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Publié le 13/09/2017 - Par la rédaction

Rendez-vous de la finance digitale : des robots dans la relation fournisseurs

L’Association des professionnels et directeurs comptabilité et gestion inaugurait un cycle de "rendez-vous de la finance digitale", à Paris le 12 septembre avec une soirée consacrée aux applications de l’intelligence artificielle dans le Procure to Pay.

Les robots arrivent, précédés par des fantasmes de grand remplacement pour certains acheteurs qui se voient déjà remisés au placard par des intelligences artificielles infatigables et aux revendications salariales dérisoires. Si les mêmes craintes existent dans les fonctions comptabilité finance, de premières expérimentations intéressantes d’utilisation d’intelligence artificielle se multiplient. D’ailleurs, comme l'a démontré le directeur adjoint du processus achats fournisseur d’EDF, Philippe Cabanis, lors du premier rendez-vous digital organisé le 12 septembre par l’APDC avec Bearingpoint, le meilleur moyen de s’en prémunir est de construire son robot sur mesure. C’est exactement ce qu’a commencé à faire le CSP comptabilité de l’électricien pour améliorer le traitement des mails de fournisseurs lui parvenant.

 

4 000 courriels de fournisseurs par mois

De mi-septembre à mi-octobre, le CSP comptabilité co-construit avec deux partenaires sélectionnés par appel d’offres, une solution de « chat bot » (agent conversationnel robotisé) qui doit permettre à la douzaine de comptables (équivalents temps plein) occupés à répondre aux mails des fournisseurs de se redéployer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. Chaque mois ce service qui assure le traitement des factures fournisseurs doit répondre à près de 4 000 courriels de fournisseurs adressés sur six boîtes mails créées à cet effet. « C’est un sujet que nous avons identifié comme un irritant, pour nos comptables d’une part, mais aussi pour nos fournisseurs », constate Philippe Cabanis. Premier motif d’insatisfaction des fournisseurs, le délai de réponse : étant donné la masse d’informations à traiter EDF n’a pu s’engager qu’à traiter ces mails dans un délai de cinq jours. « C’est beaucoup trop pour un fournisseur qui demande simplement où en est le traitement de sa facture », reconnaît Philippe Cabanis.

Le directeur adjoint et ses équipes ont identifié les enjeux clefs de ce projet de développement de ce « digital employé » comme il en existe déjà quelques-uns dans le groupe : la maîtrise des coûts ; l’amélioration de la qualité de la relation fournisseur en réduisant le temps des traitements de leurs questions et en créant un point d’entrée unique ; l’amélioration de la consistance des réponses qui leur sont faites ; et la réorientation des comptables sur des activités à plus forte valeur ajoutée. Avec ce projet le CSP Comptabilité espère réduire de 60 % le temps de traitement de ces mails.

 

La compta fournisseurs sans les Achats

L’expérimentation, débutée le 13 septembre, commence par une première phase d’automatisation du routage des courriels reçus, en vue de leur classification et de leur retraitement via un outil d’analyse sémantique développé par la société Human Knowledge capable de saisir différentes nuances telles que l’ironie. Dans une deuxième phase il s’agira de développer la capacité de l’outil à analyser et enrichir la réponse type, notamment en conservant un historique de toutes les conversations passées avec ce fournisseur. Dommage que les Achats ne soient pas encore associés à cet enrichissement étant donné la masse de connaissances qu’ils détiennent sur les fournisseurs.


(La suite de cet article dans le numéro 264 de La Lettre des Achats)

Publié le 13/09/2017 - Par la rédaction

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