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La Lettre des Achats - Mars 2019 N°280
Mars 2019

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Événements

Matinale Ivalua
Cap sur les achats directs !

Matinée Synertrade UI Path
Les assistants virtuels aux Achats sont déjà là !

Proactis Rethink : l'e-facturation pour donner du souffle à la relation client fournisseur

L'e-facturation pour donner du souffle à la relation client fournisseur

Témoignages

Thomas Sjöberg - Responsable opérations achats - Tüv Süd
« Rendre notre SI achat encore plus facile d’usage »

Deepak Balan - Directeur produit - Hellofresh
« Etre le plus possible piloté par des données »

Par la rédaction

Matinée Synertrade UI Path

Les assistants virtuels aux Achats sont déjà là !

Les équipes de Synertrade militent pour l’IA. Le 14 février dernier, la plateforme UI Path était invitée à une présentation commune. Sa spécialité ? Les RPA (Robotic Process Automation), autrement dit des outils destinés à automatiser des processus métiers. Toutes les fonctions de l’entreprise sont concernées : les ventes, les RH, la finances et… les achats. Synertrade a un nouveau partenaire à raccorder à sa plateforme Accelerate.

Synertrade a fait le plein avec plus d’une centaine de participants attirée par le sujet du jour : les perspectives du RPA appliqués aux achats. Il y a eu au moins deux moments forts dans la matinée : celui où l’on a montré ce que pouvait être un(e) assistant(e) virtuel(elle) aux achats (en gros un super chatbot, l’autre cheval de bataille de Synertrade, combinée à de l’intelligence artificielle, IA en deux lettres) et l’apparition d’une slide intitulée…ROI. Une forêt de portables a surgi pour capter l’image ! On ne se refait pas aux achats : il faut que ça rapporte. Mais pour l’heure, le gain avancé n’était exprimé qu’en unité de temps soit, pour le cas avancé, 15% du temps de travail d’un acheteur à l’année (29 jours…). C’est déjà ça… Mais pas d’autres indications chiffrées à l’horizon (coût du projet, coût des licences, etc.). Comment en sommes-nous arrivés là ? Retour sur le déroulement de l’événement.
Les présentations d’abord : éditeur d’une plateforme d’automatisation des processus, IU Path a été créé en 2005 en Roumanie (Bucarest). Il a implanté depuis son siège social à New York, ouvert des bureaux sur trois continents (Europe, Amérique, Asie), dix-huit en tout dont Paris en 2017 (40 personnes aujourd’hui). Le groupe emploie plus de 2 300 personnes. Plus notable encore : en 2018, UI Path aurait levé 450 millions d dollars. La société serait valorisée aux environs de 3 milliards de dollars… Filiale du groupe Econocom (2,85 milliards de chiffre d’affaires en 2018), Synertrade développe une solution achats S-to-P à travers une plateforme SaaS baptisée Accelerate. L’éditeur déroule quelques chiffres : 650 clients dont 60 nouveaux en 2018, une implantation dans 22 pays, un effectif de 300 personnes (dont 100 développeurs), 350 000 utilisateurs (acheteurs et fournisseurs), 500 milliards d’euros gérés, 30 partenaires conseils. Mais un chiffre d’affaires non dévoilé (entre 25 et 30 millions d’euros ?) …

ROI temps


L’intérêt du RPA se mesure lui aussi en quelques chiffres… Chaque jour, en entreprise, toute personne consulte sa boîte mail toutes les six minutes, travaille sur une vingtaine d’applications, traite près de cinq cents opérations par jour… Dans ce monde où règne le reporting, le copier-coller serait roi. Combien de temps passe-t-on à extraire manuellement des données d’un outil pour le placer dans un autre ? Voilà le terrain d’action privilégié du RPA : pouvoir identifier des processus, les analyser et les automatiser. Permettre à ces « robots » de se logger à autant d’applications que nécessaire, extraire des informations, les analyser, les partager, les alimenter, etc. De quoi soulager des équipes souvent débordées, envahies par des tâches récurrentes, comme la mise à jour de donnés, sans réelle valeur ajoutée à ce stade. Les promoteurs d’UI Path n’hésitent pas : automatiser ces travaux serait un des tous premiers, sinon le premier, éléments de satisfaction au travail pour les collaborateurs de l’entreprise.
Du point de vie des achats, quelles seraient, par exemple, les tâches « automatisables » ? Les deux éditeurs en listent quelques-unes : la gestion des référentiels achats (utilisateurs internes, nomenclature achats, détails de l’organisation, etc.), des données fournisseurs, des MAJ d’indices (matières, taux de change, etc.) voire de prix de composants, certains appels d’offres récurrents, le suivi de la conformité légale et réglementaire (récupération des éléments, relances le cas échéant, etc.), la gestion d’informations économiques et/ou de marchés (open web et/ou les classiques « enrichisseurs de données » type Altares, BVD, Ecovadis, etc.)), remplacer les « copier-coller » entre fichiers Excel, solutions métiers, ERP et autres et enfin, s’attaquer à la gestion des mots de passe (l’automatiser, une exigence basique) et mieux, adopter un(e) assistant(e) achats ! Ces robots logiciels sont multilingues et disponibles 24h sur 24.
Les deux démonstrateurs (UI Path et Synertrade) ont présenté quatre cas (sur des scénarios préétablis) où la plateforme RPA utilise les  logins/mots de passe des utilisateurs pour mettre en œuvre les requêtes décrites : un enregistrement de données fournisseurs (des mises à jour massives sur des volumes très importants) ; de l’enrichissement de données à partir de sources externes (sites d’actualité économique) ; de l’anonymisation de données fournisseurs (dans le cadre d’une MAJ de type RGPD) ; le recours à un « majordome électronique », le fameux assistant virtuel capable à partir d’un simple mail de communiquer à un acheteur distrait toutes les informations utiles pour aborder une réunion chez un fournisseur. Dans tous les cas, outre la qualité supposée de l’information délivrée, les gains de temps annoncés sont spectaculaires. Des jours et des jours économisés et autant de temps de cerveau disponible pour des tâches à valeur ajoutée du côté des équipes achats… Dernière image : certains veulent voir dans le déploiement d’un système RPA, l’étape après le chatbot  (qui comprend, interprète les questions posées et exécute quelques actions sur une plateforme métier), celle qui permet de passer au véritable « assistant virtuel » capable d’agir avec de multiples environnements (autres plateformes métier, messagerie, web, etc.). Ou comment passer d’un environnement dédié à un écosystème beaucoup plus large.

Chatbot puissance dix


Ce que l’on n’a pas su au cours de cette matinée, ce sont les coûts de développements de tels projets qui viennent en plus de ceux de la plateforme Accelerate de Synertrade. De son côté, le déploiement de la plateforme UI Path requiert trois étapes : UI Parth Studio (définition et conception de processus), IU Path Orchestrator (analyse et contrôle de la « main d’œuvre » virtuelle), UI Path Robot (déploiement à grande échelle dans l’entreprise). De tels projets peuvent sans doute exister au seul niveau d’une direction des achats (qui aura les ressources nécessaires pour déployer un projet supplémentaire pour son SI Achats) mais on peut douter que cela n’intéressera pas aussi d’autres fonctions de l’entreprise. Lesquelles auront la priorité ? Dans tous les cas, les équipes UI Path juge aussi absolument nécessaire de mobiliser les équipes de la DSI. On peut imaginer mieux la dimension des projets. Ultime question (posée depuis la salle) : que vaut-il mieux, développer des interfaces ad hoc d’une application à l’autre ou adopter une plateforme d’automatisation qui exigera quand même quelques interventions ? La réponse des intervenants a paru prudente. Il faudra dans tous les cas des interfaces. Mais la capacité des plateformes RPA à gérer des volumétries de données très importante, issues de systèmes multiples (sources internes ou externes) en langage naturel, leur adaptation de facto aux principes de l’IA, comme leur ergonomie, devraient leur donner un avantage indéniable. A adopter s’il l’on parvient à définir un bon ROI. A suivre…

Par la rédaction

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