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Par la rédaction

Alcan

L'e-procurement, un service devenu pérenne

Très absorbé par le déploiement de son outil d'e-procurement en Europe, l'aluminier Alcan tire les fruits de quatre ans d'utilisation de sa place de marché verticale Quadrem : en moyenne un gain d'achat de 5 % et une meilleure cohésion interne. La facture électronique vient d'être mise en place auprès d'une dizaine de fournisseurs en France, toujours sur la même plate-forme. Prochaine étape : relier les applications entre elles.

Le service e-procurement d’Alcan pour les zones Europe et Afrique ne chôme pas : à peine la vague d’équipement des usines de Pechiney arrivait-elle à son terme, prévu en 2005, qu’une nouvelle campagne de déploiement démarrait courant 2004, cette fois pour les usines du groupe canadien, devenu maison-mère depuis décembre 2003. « 38 usines sont équipées en e-procurement sur la zone Europe-Afrique, dont déjà cinq d’Alcan. L’outil doit être déployé dans 28 usines supplémentaires et le programme est tout aussi chargé pour 2006 », explique Cécile Bagot, responsable e-procurement d’Alcan pour les zones Europe et Afrique.
Un second programme d’e-procurement est mené en parallèle, mais outre-Atlantique : une des quatre branches d’Alcan au Québec s’est en effet dotée de son propre outil (Maximo). En Europe, l’objectif prioritaire concerne le déploiement de l’outil : « Nous souhaitons équiper le plus grand nombre de pays avec un minimum de dix catalo- gues accessibles pour chacun. Pour cela, il faut que des contrats à l’échelle au moins nationale aient été signés ». Dans certains cas, ces contrats peuvent être d’envergure européenne, voire mondiale comme pour l’informatique.
Après quatre ans et demi d’exploitation de la plate-forme d’approvisionnement opérée par Quadrem, le bilan est jugé très positif : « L’approvisionnement électronique est devenu un service pérenne, ce n’est plus un projet. Le meilleur indice de réussite reste la satisfaction des utilisateurs », se félicite Cécile Bagot. Les gains d’achat et de processus sont au rendez-vous : « En moyenne, nous observons un gain de 5 %. Outre l’effet volume, la vérification de l’application effective des prix négociés en apporte une bonne part. Les gains de processus reposent sur une automatisation complète, de l’expression du besoin jusqu’au paiement ».

L’outil, facteur de cohésion interne

Ces gains s’étendent également à l’organisation : « La mise en œuvre de l’outil a favorisé le rapprochement entre la direction des achats et les usines. Ce renforcement de la relation de confiance s’est vérifié en particulier lors de la mise en place de notre projet de facture électronique. Nous avons rencontré un terrain favorable, nous n’avons pas eu à nous justifier. L’e-procurement joue ainsi un rôle de cohésion interne », poursuit Cécile Bagot. Profitant de la disponibilité de la fonctionnalité sur sa place de marché, Alcan s’est lancé dans la facture électronique depuis décembre 2004 auprès d’une dizaine de fournisseurs français sur les 200 raccordés. « Nous intégrons les factures directement à notre ERP, avec un rapprochement automatique du montant de la commande », reprend Cécile Bagot qui ajoute : « Nous réfléchissons à une prochaine étape avec la dématérialisation fiscale ».
À ce jour, 2 000 utilisateurs se connectent à la place de marché et ont accès à quelque 750 000 articles différents. « Le montant mensuel des commandes dépasse les 2 millions d’euros, ce qui représente un faible montant de nos achats MRO, mais près de 60 % des transactions ». Les catégories d’achats ne se limitent pas aux services généraux : elles comprennent des fournitures industrielles de maintenance ou de production, des équipements de protection, etc. Certains achats de production pour l’activité de packaging sont aussi assurés via l’outil. « Ils correspondent à un nombre de transactions très élevé, avec surtout une flexibilité dans les commandes », note la responsable e-procurement.
L’e-procurement couvre non seulement les achats réalisés par un collaborateur mais aussi les approvisionnements déclenchés automatiquement par l’ERP, ce qui a demandé un important effort pour harmoniser les références produits. Les équipes informatiques se sont chargées de l’hébergement des catalogues. « Toutefois, nous prévoyons de les externaliser auprès de notre place de marché pour des raisons de coût. Et aussi parce que les places de marché sont devenues plus mûres. Nous ne trouvons plus de valeur ajoutée à prendre en charge la partie technique de l’outil ». En plus du routage des messages, Alcan externalise déjà auprès de Quadrem le recrutement des fournisseurs et leur formation à la réception et à la commande, la construction de leurs catalogues, le traitement des mises à jour, tout en gardant la main sur le contrôle des prix enregistrés dans l’outil et le périmètre des catalogues. Tout compris, l’outil d’e-procurement revient à 1 million d’euros par an.
Le lien entre les différents outils sera l’une des prochaines étapes assignées à l’e-achat. Les données générées par l’e-procurement gagneront à être exploitées dans l’analyse des dépenses. « L’outil d’analyse des dépenses utilise les données de l’ERP. L’e-procurement lui apportera des données très détaillées sur les références des articles et permettra ainsi de consolider les données sur un fournisseur », conclut Cécile Bagot.

Portrait

Cécile Bagot (29 ans, ingénieur Isab, Master Marketing University of London) est responsable e-procurement d'Alcan pour les zones Europe et Afrique depuis décembre 2003. Entrée chez Pechiney comme expert catalogues e-procurement en 2002, elle a débuté sa carrière chez Deloitte Consulting.


 

En chiffres

Alcan
Aluminium et emballages
Chiffre d’affaires : 19,5 milliards de dollars
Effectif : 70 000 personnes
Montant des achats : 6,5 milliards de dollars (hors bauxite, alumine, métal et énergie)
> e-procurement : supérieur à 25 millions d'euros (région Europe-Afrique), 60 % des commandes
> analyse des dépenses : Verticalnet
> e-sourcing : Quadrem
> facture électronique : une dizaine de fournisseurs connectés (Quadrem)

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