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Publié le 20/10/2017 - Par la rédaction

Entretien Erika Perrotin, Numen : « Souvent, le client n’a pas besoin de toutes les fonctionnalités qu’il demande. »

Spécialisée dans l’implémentation de systèmes d’information achats, Erika Perrotin affiche ses convictions. Ce n’est pas la technique qui doit guider le choix des entreprises, mais le bon sens… La plupart des solutions fonctionnent. Il faut simplement résister à la tentation de développements spécifiques et proposer plutôt des services innovants pour bien accompagner les utilisateurs et les fournisseurs.

Que est le métier d'origine de Numen et comment vous êtes vous positionnés sur le marché des prestataires spécialisés e-achat ?
Numen, à l’origine, faisait du traitement de chèques (impression, gestion d’enregistrement, etc.) et aujourd’hui, du BPO et de la transformation digitale. Essentiellement dans le domaine des ressources humaines, de la finance, en particulier la comptabilité fournisseurs, ce qui rejoint les préoccupations des directions achats. Nous prenons en charge toutes les factures, sortantes ou entrantes, et plus largement, tous les courriers, toute la gestion documentaire intervenant dans ce cadre, ce que l’on appelle aussi l’éditique. Nous sommes avant tout un industriel du traitement de données. Nous avons une offre très vaste (dématérialisation, numérisation, gestion, etc.) qui nous a conduit à développer des prestations dédiées aux achats, d’abord avec Ivalua et plus récemment avec Determine.

Nous sommes une équipe de cinq consultants achats-finance dédiés avec une vocation à grandir. Nous ne faisons pas d’aide au choix. Nous sommes de parti pris. Nous proposons les solutions en fonction de la problématique client annoncée. Nous ne faisons pas non plus de développements informatiques spécifiques, nous faisons du standard (qui peut être du paramétrage avancé), du cloud, sur des systèmes flexibles et ergonomiques pour les utilisateurs. Numen a la particularité de pouvoir intervenir soit en approche commerciale directe, soit en collaboration avec ses partenaires éditeurs.

 

Comment positionnez-vous Ivalua et Determine sur le marché de même que face à d’autres acteurs, comme Ariba que vous connaissez bien d’autre part ?

Ivalua et Determine ont des approches assez différentes. L’un, Ivalua, propose une suite très complète, très supply chain, très intégrée, le second, Determine, est beaucoup plus sur le Procure to Pay,. Ce sont deux éditeurs aux ADN assez différent et nous ne sommes pas, avec chacun d’entre eux, sur les mêmes appels d’offres. Nous ne les proposons pas de la même façon selon les clients et leurs besoins.

Je connais bien Ariba pour avoir travaillé sur cette solution pendant plusieurs années sur des projets internationaux. Il s’est passé beaucoup de choses depuis, sa reprise et son intégration avec SAP a été une révolution pour eux en termes d’organisation interne. C’est une base installée très importante, c’est aussi une démarche très différente. Pour le dire simplement, ils peuvent davantage imposer leurs solutions. En fait, ils sont beaucoup moins flexibles. Ils ont un modèle Out of the box qu’il est quasiment impossible de modifier. Un vrai carcan… Avec peu de possibilités de paramétrage ou de personnalisation, même s’ils commencent à intégrer une couche de flexibilité pour s’adapter à la tendance du marché.

Evidemment, il faut faire la part des choses, entre des solutions qui peuvent être adaptables mais au risque de s’y perdre et de ne pas donner satisfaction et d’autres que l’on peut trouver très rigides. D’un côté, des produits très high tech, un paradis pour consultants très techniciens, et de l’autre des applications “sur-modélisées” que l’on ne peut pas modifier. Dans le second cas, c’est un modèle fermé qui rend tributaire les utilisateurs. Ariba intégré à SAP reste un produit sans doute très abouti, très mature, avec une road map ambitieuse, comme toujours, mais très complexe à mettre en œuvre. Toujours est-il que sur le marché, il n’y a que deux full suite, Ariba et Ivalua.


Quelles sont les raisons pour lesquelles les entreprises s’équipent ou renouvellent leurs outils e-achats ? Qu’attendent-elles de leur investissement ?

Le premier objectif des entreprises, c’est la mise sous contrôle d’une part, des dépenses, des engagements, Des budgets, et d’autre part, les documents qui les accompagnent et tous les processus qui leur sont liés : pourquoi, où, comment, etc. C’est là que la notion de dématérialisation apparaît. Avec des gains de productivité très importants. Automatiser, c’est la promesse de pouvoir faire autre chose de ce temps gagné. Qui imagine aujourd’hui devoir encore chercher une facture ? Savoir à qui et comment les entreprises achètent, c’est essentiel mais éliminer les traitements physiques liés à ces transactions est tout aussi primordial. Il y a une vraie demande de retour au calme dans les entreprises de la part des collaborateurs. Les déperditions d’informations sont dévastatrices. Savoir quoi faire d’un document, à qui s’adresser, cliquer au bon endroit, et expédier vers les bons destinataires ou au bon endroit. Autant d’échanges à bien identifier puis configurer.

 

Les demandes comme leurs réponses seraient donc aussi simple que cela ?

Oui, c’est d’ailleurs moins une question technique que de bon sens avant tout ! C’est un mode de classement, une méthode. C’est de l’ordonnancement des flux. C’est cela notre travail. Souvent le client n’a pas besoin client de la moitié des fonctionnalités qu’il demande… Nous les empêchons de  faire du Star war ! Ce que l’on peut interpréter comme un déluge inutile de moyens technologiques. Nous sommes dans notre rôle. Seul, le client ne peut pas le faire. Il faut procéder par étape. D’abord le P2P, le transactionnel et constater les gains. Nous pouvons aujourd’hui diviser par deux le coût moyen du traitement d’une commande et d’une facture. Et ensuite faire plus.

 

Combien de temps peut prendre un projet P2P ?

Je n’ai jamais vu de projet de moins de six mois. C’est vraiment un minimum. Ce qui inclut successivement une phase analyse avec ateliers, le paramétrage, le développement des interfaces, le test des applications, le test des interfaces, les tests d’intégration, avec à chaque fois les responsables projet et les utilisateurs, la validation, la mise en production, la formation et la mise en place, pour finir, du support. là, le lancement peut se faire. Un projet P2P, quoique l’on en dise d’autre part, est très structurant. C’est un processus “explosif’. Par nature, très transverse, il doit contenter beaucoup d’intervenants, les généralistes (utilisateurs réguliers ou occasionnels) comme les experts (acheteurs, comptables, financiers, etc.). Avec un point essentiel : si ça bloque, tout le monde est informé ! Certains éditeurs annoncent des délais plus courts. Mais mieux vaut être réaliste. Rien à voir avec le CRM, par nature autonome. Il ne peut pas interrompre la production ou impacter la clôture des comptes, par exemple. Le P2P, lui,  le peut…

 

Que pensez-vous des outils qui apparaissent le marché, développés pour le web, dédiés à des processus, parfois associés à des services ?

Je ne crois pas aux approches en silo ! Je suis par nature généraliste. Le risque serait de ne pas avoir justement cette vision d’ensemble et se couper d’autres fonctionnalités. Les processus ne peuvent pas vivre tous seuls dans leur coin. Au bout d’un moment, il y a toujours un besoin d’interface Au risque de retomber très vite dans ce cycle de développements spécifiques incessant au gré des évolutions de chacun des outils employés. Or interface égale coût plus risque ! Utiliser des systèmes parallèles n’est pas très user friendly non plus. Plus nous sommes intégrés, plus c’est facile !

Je ne crois pas non plus aux projets qui ne seraient que sourcing… Sans le transactionnel derrière, il n’y a pas de vrai ROI mesurable. Sur le plan de la démarche, il faut d’abord mettre en place le P2P et ensuite seulement, aller plus loin, en s’attaquant au sourcing. Dans tous les cas, analyser et travailler l’existant. Le P2P nourrit le sourcing et permet d’appréhender un début de gestion du changement.



L’interview complète est à retrouver sur le site www.lettredesachats.com. Elle a été publiée la première fois dans la LDA 261 - juin 2017.


PORTRAIT

Erika Perrotin (37 ans, ISC Ecole de Commerce Expertise Contrôle de Gestion) est Responsable BU P2P/ Achats-Finance de Numen. Elle a travaillé successivement chez Bearing Point (consultante senior), Steria group (Chef de projet international – Experte fonctionnel et technique), Acxias (Directrice – Centre expertise Ariba). Elle est chez Numen depuis 2015.



Publié le 20/10/2017 - Par la rédaction

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