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E-achat Evénement

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Publié le 14/04/2016 - Par la rédaction

Determine-Altaris : l’e-procurement, boosteur de performance des ETI

Sollicités par l’éditeur Determine et le cabinet de conseil Altaris, les directeurs achats d’Acticall et des Éditions Lefebvre Sarrut présentent les intérêts à installer un outil d’e-procurement.

Le 12 avril, l’éditeur Determine et le cabinet de conseil Altaris ont consacré une matinale aux clés de déploiement d’une solution e-procurement, avec le témoignage de deux ETI. Chez le spécialiste des centres d’appels Acticall (1,5 milliard d’euros de chiffre d’affaires après le rachat de Sitel, 70 000 personnes), Bruno Senico a créé la direction achats à son arrivée en 2010 (23 millions d’euros d’achats, 4 personnes). « Pour professionnaliser, centraliser et optimiser les dépenses, autrement dit pour en finir avec les tableurs Excel », il se met à la recherche d’un outil e-procurement, après un temps d’observation de l’entreprise, des différentes directions et de leur périmètre. Son choix se porte sur la solution B-Pack (devenue Determine en fusionnant avec Selectica et Iasta), qu’il déploie et paramètre seul, sans recours à un prestataire, en 2012 et 2013. Aujourd’hui, 297 règles de gestion ont été intégrées concernant aussi bien les contrats (dont 83 accords-cadres) et les demandes d’achats (5 000 par an) que les commandes et les factures. L’accès aux informations et à la validation différencie un dizaine de profils parmi les 122 utilisateurs, des demandeurs aux responsables de site (qui conservent toujours le dernier mot), en passant par le directeur informatique et le directeur achats.

 

Accélérer le traitement des demandes d’achats

Grâce à l’automatisation et la dématérialisation du process achats, le délai moyen de traitement des demandes d’achats a été réduit de moitié, pour descendre à 48 heures. Les responsables site, métiers et achats peuvent valider les dossiers en déplacement, grâce à une application mobile et un système d’alerte par mail. La moitié des dépenses correspond à des choix au sein des catalogues produits. L’autre moitié coïncide notamment avec des besoins locaux urgents, puisque les centres d’appels fonctionnent 24h/24 et 7j/7. « Auparavant, nous sollicitions les clients internes pour connaître leurs projets d’achats. Désormais, ils les rentrent eux-mêmes dans l’outil. Cela nous offre une très bonne visibilité sur les dépenses du groupe et de belles opportunités d’optimisation et de massification des appels d’offres », se réjouit le directeur achats d’Acticall, Bruno Senico.

 

Au sein des Éditions Lefebvre Sarrut (400 millions d’euros de chiffre d’affaires, 2 200 salariés), la solution e-procurement Determine a été installée début 2015 uniquement pour les achats informatiques. Une famille représentant 32 millions d’euros par an (périmètre France) et essentielle chez l’éditeur juridique et fiscal (Francis Lefebvre, Éditions législatives, Dalloz…), dont la moitié des revenus provient désormais du numérique. L’outil affiche aujourd’hui 300 fournisseurs actifs, 1 600 demandes d’achats par an et 80 utilisateurs. De la comptabilité au contrôle de gestion, en passant par la direction des systèmes d’informations, tous les acteurs impliqués dans le processus de la dépense ont désormais accès à des données fiables et détaillées.

 

Améliorer la visibilité pour massifier

« Cela nous a permis de simplifier, de centraliser, puis de massifier les achats informatiques de huit entités. Nous avons pu améliorer la visibilité sur les dépenses et sur les fournisseurs, alors qu’il fallait auparavant demander à sept comptables différents des extractions de leur base. Nous avons regroupé des prestations auprès de certains fournisseurs, alors que le panel commun restait limité. La concentration des besoins nous permet d’apporter de nouvelles solutions et de créer de la valeur pour les clients internes », estime Gilles Grenier, directeur des achats informatiques (rattaché au directeur des systèmes d’informations) et administrateur de l’outil d’e-procurement.


(La suite de cet article dans La Lettre des Achats n°249)

Publié le 14/04/2016 - Par la rédaction

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