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La Lettre des Achats - Octobre 2018 N°275
Octobre 2018

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Enquête

SI achats : la bataille se déplace vers les entreprises de taille moyenne

La bataille se déplace vers les entreprises de taille moyenne

Le monde du SI Achats en chiffres

Témoignages

Kristel Cauwet - Responsable achats non marchands - Monoprix
« Nous avons repensé nos processus pour éviter le spécifique »

Daniel Righetti - Directeur des achats - Colas
« Chaque collaborateur arbitre entre son intérêt et ses contraintes ressenties »

Par la rédaction

Daniel Righetti - Directeur des achats - Colas

« Chaque collaborateur arbitre entre son intérêt et ses contraintes ressenties »

L’entreprise de travaux publics a opté pour la solution Coupa, privilégiée pour sa simplicité. Le succès de ce déploiement concernant l’optimisation de l’engagement des dépenses dépendant en grande partie de l’adoption sur le terrain.

Quels modules Coupa ont été déployés par Colas ?

Pour optimiser toute la chaîne d’engagement de la dépense, Colas a opté en 2016 pour la solution P2O de Coupa. A ce jour, la brique note de frais a été déployée dans l’ensemble du groupe. La brique commandes/catalogues est pour sa part disponible pour les dépenses travaux de nos filiales routières en France et dans huit pays et DOM. Elle couvre déjà 90 % de nos dépenses travaux éligibles. Le hors production sera déployé progressivement en même temps que l’ERP à partir de début 2019, tout comme la brique sourcing qui fera l’objet de pilote début 2019 pour un déploiement au deuxième semestre. Par ailleurs, nous réfléchissons toujours à l’opportunité de nous équiper des briques Contract Management et gestion de la qualité fournisseurs.

Quels ont été vos critères de choix lors de votre appel d’offres ?

Le choix de la solution Coupa a principalement été dicté par la facilité d’utilisation pour les exploitants. Nous étions à la recherche d’une solution permettant à nos hommes sur le terrain – chefs de chantiers et conducteurs de travaux – de commander en toute simplicité dans l’outil, idéalement à partir d’un mobile ou d’une tablette. La gestion des catalogues et des workflows de validation, c’est-à-dire la capacité de l’outil à garantir le respect des règles d’engagement de nos dépenses, a aussi été déterminante. Le coût de la solution par utilisateur a enfin participé à notre choix, la quasi-totalité de nos collaborateurs étant utilisateurs de l’application.

Quels bénéfices retirez-vous de cette solution ?

Nous estimons pouvoir économiser les surcoûts de 1 % et 3 % du montant engagé dans l’outil, correspondant à la surfacturation fournisseur évitée. Nous bénéficions en outre d’une vision claire de nos dépenses et des produits consommés, ce qui d’année en année nous permet de mieux cibler nos besoins et d’optimiser nos stratégies achats. Nous pouvons comparer les conditions commerciales, orienter les flux d’achats vers les fournisseurs référencés les plus compétitifs et gérer les parts de marché. L’outil nous donnant la vision de la dépense à l’engagement, nous pouvons corriger proactivement l’orientation des flux d’achats tout en s’assurant du respect des processus achats et des conditions négociés avec les fournisseurs.

Quels points surveiller lors du déploiement d’un SI achats ?

D’abord il ne faut pas appréhender le déploiement d’un SI achats isolément mais comme partie d’un tout. Il faut donner du sens car chaque collaborateur arbitre entre son intérêt et ses contraintes ressenties. La conduite du changement revêt alors une importance capitale même si les solutions du marché sont de plus en plus ergonomiques et simples à implémenter. La cartographie préalable des us et coutumes, l’identification de l’écart entre la cible et la situation de départ sont indispensables, surtout pour une organisation décentralisée comme Colas, dont la complexité est accrue par le nombre d’utilisateurs, d’articles et de contrats à gérer. Notre filiale Centre Ouest utilise par exemple 1 500 catalogues. De plus, nos chantiers, à la différence d’un site industriel sont éphémères, avec des adresses de livraison changeant régulièrement. Pour Coupa, la difficulté est d’appréhender cette complexité, d’autant que nous sommes leur premier client à viser une couverture de l’ensemble de ses dépenses, y compris les achats de production. Mais, nous sommes dans une démarche d’amélioration continue. La solution évolue régulièrement au fil des releases trimestrielles, avec la nécessité malgré tout de rappeler régulièrement la performance attendue et notre calendrier de déploiement.

Par la rédaction

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