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La Lettre des Achats - Avril 2012 N°204
Avril 2012

Outils

Témoignages

BUT - Nicolas Lépycouché - Directeur des achats
« Les outils d’aide à la cartographie et de modélisation sont indispensables »

Alliance Healthcare - Peter Haselden - Directeur financier régional
« La modélisation permet une exécution assistée et contrôlée »

RBDH industries - David Corgier - Directeur des achats groupe
« Le pragmatisme l’emporte sur le conceptuel »

Par la rédaction

BUT - Nicolas Lépycouché - Directeur des achats

« Les outils d’aide à la cartographie et de modélisation sont indispensables »

Avant d’informatiser votre service achats dédié aux frais généraux, quelle analyse avez-vous menée ?

La création de ce service, en septembre 2010, puis son informatisation ont été précédées d’une cartographie poussée. L’analyse, avec l’appui du cabinet de conseil Epsa, s’est faite sur quatre plans : les dépenses, les fournisseurs, les contrats et les règles métiers. Concernant l’organisation, des entretiens menés dans chacune de nos 14  régions ont permis aux consultants d’Epsa d’identifier les parties prenantes et les flux achats. Mais il n’y a pas eu de modélisation à proprement parler dans B-Pack, la solution que nous avons finalement retenue. Notre choix d’outil s’est d’ailleurs fait sans tenir compte des possibilités dans ce domaine, mais sur la couverture fonctionnelle, l’ergonomie, l’évolutivité, la capacité d’accompagnement de l’éditeur, le coût total et la pérennité.

Comment s’est fait le paramétrage de l’outil ?

Après avoir renseigné les informations de base (catégories d’achats, magasins, fournisseurs, etc.) et les utilisateurs, nous nous sommes calés sur les grands processus métiers proposés en standard : du traitement des demandes à la facturation, en passant par la gestion des commandes et des réceptions. Au-delà, pour le référencement des fournisseurs ou la gestion des contrats par exemple, nous espérons structurer les processus dans le cadre de l’évolution des modules extranet et intranet, en codéveloppement avec B-Pack. Le déploiement des magasins pilotes, dans chacune des régions, sur l’année 2011, a en effet mis en évidence un certain nombre de points d’amélioration.

N’auriez-vous pas dû approfondir l’analyse et la modélisation avant de démarrer ?

Nous avons voulu aller trop vite. Si nous devions redéployer la solution, nous procéderions différemment en consacrant davantage de temps à la description de l’organisation et des processus achats. Avec le recul, la disponibilité de fonctionnalités d’aide à la cartographie et de modélisation me paraît indispensable. Depuis début mars, le déploiement et la formation des équipes se sont accélérés. Nous espérons avoir couvert l’ensemble de nos 150 magasins avant fin juin et la clôture de notre exercice fiscal.



En chiffres
But
Distribution
Chiffre d’affaires (2010) : 1,83 milliard d’euros
Effectif : 6 000 personnes
Montant des achats (frais généraux) : 250 millions d’euros
Effectif achats : 7 personnes

Par la rédaction

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