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Publié le 16/10/2020 - Par Guillaume Trécan

Matinale Brapi : les référencements s’ouvrent aux freelances à pas comptés

La première Matinale post-confinement du Benchmark des responsables achats de prestations intellectuelles (Brapi) proposait les témoignages des acheteurs de GRDF et de l’Agirc-Arrco qui ont ouvert leurs référencements aux plateformes d’intermédiation et aux sociétés de portage salarial de manière particulièrement méthodique.

Observateur avisé du marché des prestations intellectuelles, le fondateur de Brapi, François Tourette, estime dans le Benchmark annuel qu’il vient de publier (voir la LDA n°297), le chiffre d’affaires des plateformes d’intermédiation en France à 570 millions d’euros, en progression de plus de 46 % par rapport à 2018. Les entreprises de portage salarial cumuleraient de leur côté 1,160 milliard d’euros de revenus, en hausse de près de 20 % sur an. Il va sans dire que si les acheteurs de prestations intellectuelles veulent permettre aux collaborateurs de leur entreprise de trouver des freelances pointus pour les accompagner dans leurs projets – notamment IT – ils ont intérêt à bien comprendre le fonctionnement de ces nouveaux acteurs et leur ouvrir leurs référencements.

Ce sujet était au cœur de deux des quatre témoignages d’acheteurs de la première réunion de l’après confinement du club Brapi, qui s’est tenue jeudi 8 octobre à Paris et sur le web, avec un peu plus de 80 participants connectés et une trentaine sur place.


Deux ans de préparation pour un appel d’offres

Pour beaucoup d’entreprises, le virage du recours aux plateformes nécessite une véritable conduite du changement. Pour le groupe GRDF (1,379 milliard d’euros d’achats en 2019, dont 295 millions d’euros d’achats tertiaires et 275 millions d’euros d’achats IT/télécoms), deux ans de travail préparatoire ont précédé la conclusion d’un premier appel d’offres européen en début d’année, ouvert aux sociétés de portage salariale et aux plateformes et entreprises d’intermédiation : une année de définition de la stratégie en interne et de rédaction des contrats-types, plus une année de consultation.

Cette ouverture ne signifie pas pour autant que l’entreprise tourne la page du recours aux ESN. « Les sociétés de conseil garderont pour elles leur bonne connaissance de notre entreprise, de notre secteur et leur capacité à constituer des équipes importantes… même si elles sont un peu plus chères », résume Florence Petit, acheteuse senior en charge de ce dossier, qui estime que les sociétés d’intermédiation se limitent à des commissions de 12 % en moyenne contre 15 à 30 % pour les ESN.


Un contrat-type piégé

Evidemment le prix n’est pas tout et Florence Petit n’a pas ménagé ses efforts pour comprendre le fonctionnement des acteurs du marché – notamment d’un point de vue juridique – et s’assurer du sérieux des sociétés référencées. Elle est allée jusqu’à étudier chaque ligne de leurs fiches de paie, par exemple sur les tranches des cotisations de prévoyances, les taux de frais de gestion, guettant la présence de marges cachées derrière des lignes « autres frais de gestion ». Elle a même poussé la logique du test jusqu’au piège, en introduisant dans son contrat type une phrase en apparence anodine – « nous comptons sur vous pour nous trouver les bons profils » – qui était en réalité une provocation, puisque la réglementation à laquelle sont soumises les sociétés de portage salarial leur interdit de sourcer des candidats. Elles doivent se limiter à porter des experts identifiés par leurs clients.

Pour référencer les bons acteurs en intermédiation et en portage salarial, GRDF s’appuie sur 30 % de critères de solidité financière et 70 % de critères techniques : profils et spécialités du vivier, délais effectifs de paiement, références, structure et dimensionnement, certifications et qualifications, capacité à proposer un outil de gestion.

Une démarche appréciée par certains acteurs, comme Yves Leroy responsable marketing de la société de portage salarial Le Monde d’Apres/OpenWork qui accompagnait Florence Petit lors dans son témoignage et porte actuellement une dizaine d’experts travaillant chez GRDF. « Les référencements nous incitent à aller plus loin dans notre démarche RSE », explique Yves Leroy qui s’est, par exemple, fait évalué pour obtenir une notation Ecovadis dans le cadre d’un référencement Orange.


Droit de regard des Achats sur le TJM du freelance

À en juger par le nombre de questions des internautes qui suivaient la conférence en ligne, le sujet passionne. Et inquiète aussi certains acheteurs qui redoutent de voir ainsi les dépenses s’envoler si le recours à ces sociétés prend des proportions importantes. À la Société Général, les TJM des free-lances restent sous contrôle de la direction des achats qui exerce un contrôle de cohérence par rapport à la typologie de prestations et l’expérience des experts sourcés. Quitte à ce que les acheteurs demandent à ce que le coût de la prestation soit baissé. « Nous jouons le rôle de médiateurs dans la négociation », explique une responsable achats prestations intellectuelles de la banque.

Témoins suivants de cette matinale Brappi, Aurélien Larrat, responsable du service achats IT de l’Agirc-Arrco (100 millions d’euros d’achats IT gérés par neuf personnes) et Olivia Ciardi, acheteuse IT en charge du sujet, devaient de leur côté combattre une autre maladie que les coûts hors de contrôle, l’infructuosité des appels d’offres. Après un an de retour d’expérience, le choix a été fait d’un référencement large pour son nouvel accord-cadre : 20 entreprises (ESN, groupements et plateformes) ont été retenues sur 40 qui se sont positionnées. D’un montant estimé à 11 millions d’euros par an, le marché est d’un an renouvelable jusqu’à quatre fois et a démarré en juillet 2019.

Afin d’augmenter les chances d’avoir plus de répondants à ses marchés subséquents, le service achats a réuni les entreprises retenues pour leur présenter l’Agirc-Arrco, ses besoins, ses prescripteurs, ses modes de consultations. Surtout, il a renoncé à l’allotissement géographique par régions pour s’adapter à la capacité de couverture nationale de toutes les plateformes et rehaussé le montant plafond des prestations. Sur 72 marchés subséquents passés depuis septembre 2019 – 48% remportés par des ESN, 28 % par des groupements et 24 % par des plateformes – le taux d’infructuosité a été ramené à 20 %, une nette amélioration, sachant que la rareté des profils recherchés l’explique en partie.


Quatre fois moins de temps pour sélectionner l’expert

La question du délai de consultation n’est en effet pas anodine. Les plateformes demandent un délai inférieur à 15 jours, car un indépendant disponible au moment du début de la consultation ne l’est plus forcément au-delà de ce délai, tandis que les ESN demandaient un délai d’au moins 15 jours. Le service achats de l’Agirc-arrco a tranché finalement pour 10 à 15 jours en moyenne. « Nous avons demandé aux ESN de se mettre en ordre de marche pour être beaucoup plus réactives », relate Aurélien Larrat, qui constate : « En allant plus vite nous sommes les premiers à récupérer l’expert. »

En affirmant auprès de ses prestataires sa volonté de réactivité, mais aussi en prenant en charge un rôle de chef d’orchestre en interne pour rythmer les processus de consultations, le service achats est ainsi parvenu à ce qu’il s’écoule moins d’un mois entre le moment où le prescripteur ouvre une procédure et le moment ou l’expert est sur site. Ce qui prenait jusqu’ici quatre à cinq mois avant.

Publié le 16/10/2020 - Par Guillaume Trécan

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